Na medida que a empresa vai crescendo, surgem necessidades que antes não existiam, ou que em alguns casos até existiam, mas como o problema era pequeno dava-se um “jeitinho” para suprir a falta daquele controle.

Entretanto, quando a empresa cresce, a dor fica maior e mais frequente e aí surge a necessidade de implantar controles que antes não existiam. Toda empresa que quer ser grande algum dia, precisará olhar, em algum momento de sua trajetória, para o ativo imobilizado e iniciar mesmo que de forma básica uma gestão destes bens.

É aí que começam os controles em planilhas, e se sua empresa encontra-se neste estágio, este artigo é para você. Elaboramos uma planilha simples, com controles básicos para você iniciar uma gestão do imobilizado. Abaixo criamos o passo a passo para você usar esta ferramenta e extrair os melhores resultados para sua empresa. Continue a leitura!

Visão geral da planilha de controle do ativo imobilizado

Principais guias (abas) da planilha:

• Orientações: descrevemos algumas orientações de uso e algumas limitações da planilha.
• Dashboard: nessa guia de forma visual você terá um resumo dos principais indicadores do seu imobilizado.
• Parâmetros: configuração do período atual (importante) e configuração do início da depreciação.
• Cadastro de bens: é aqui que você deve incluir os bens do seu imobilizado. (cuidado com os campos que possuem fórmulas)
• Tabela de filiais: cadastre todas as filiais, se você não tiver filiais, por definição, a matriz deve ser cadastrada na primeira linha (código = 1)
• Tabela de contas: cadastre seu plano de contas nessa guia, cuidado com os campos de fórmulas.
• Tabela de centro de custos: o centro de custo é uma informação gerencial bastante utilizada nas empresas para a locação dos custos, caso você não tenha esse controle, sugerimos pelo menos a criação de 3 centros de custos (administrativo, vendas e produção)
• Tabela de locais: são os locais físicos, cada empresa pode definir essa tabela conforme achar necessário, de uma forma mais abrangente (ex: 1 andar), para uma forma mais específica (ex: 1 andar – sala comercial).
• Tabela de fornecedores: essa informação é bastante útil no momento de mandar um bem para manutenção, ou para comprar um novo lote do mesmo fornecedor.

Passo a passo como preencher a planilha:

1. Antes de iniciar, faça uma cópia de segurança da planilha, isso é importante para você começar de novo, caso tenha feito alguma coisa errado e também para consultar as fórmulas originais se em algum momento você estiver em dúvida se alguma coisa parou de funcionar;
2. Comece a configuração pela aba “Parâmetros”, preenchendo o período atual e escolhendo quando o bem inicia sua depreciação (próprio mês de aquisição ou no mês seguinte);
3. Configure a tabela de filiais (Código e descrição) – não altere as outras colunas que são alimentadas via fórmulas. Caso sua empresa não tenha filiais, delete as demais linhas deixando apenas a matriz (código = 1);
4. Configure a tabela de contas (Código, descrição e taxa fiscal) – siga o plano de contas do imobilizado – na dúvida, consulte o responsável contábil ou sua contabilidade;
5. Configure a tabela de centro de custo (código e descrição), inclua e modifique nossos exemplos se necessário.
6. Configure a tabela de locais (código e descrição) – caso você não deseje implantar esse controle agora, cadastre apenas um único local (ex: matriz – São Paulo – Rua xxxx)
7. Cadastre a tabela de fornecedores (código e descrição) – sempre que você cadastrar um novo bem, recomendamos que você alimente a informação do fornecedor. Mesmo não sendo um campo obrigatório, essa informação do fornecedor pode ser bastante útil no futuro para recuperar uma informação com agilidade e rapidez. Lembre-se, hoje essa informação pode ser irrelevante, mas e daqui há 2 anos? Talvez você não se lembre mais aonde aquele bem foi adquirido e perca muito tempo recuperando essa informação que poderia estar facilmente disponível no sistema.
8. Cadastre os bens do seu imobilizado: para cadastrar um novo bem na planilha de controle, o ideal é que você tenha a Nota Fiscal de aquisição do bem em mãos para facilitar o processo pois será necessário preencher diversas informações.

Os campos que você deve preencher são:

• Filial (selecionar) [obrigatório]
• Número do bem [obrigatório] – deve corresponder ao mesmo número da plaqueta de identificação que deve ser colada no bem.
• Descrição [obrigatório] – recomendamos que a descrição seja a mais completa possível (evite coisas do tipo: aquisição NF X, diversos bem). Lembre-se a descrição deve caracterizar, descrever o bem. Deve ser uma informação útil e relevante.
• Marca [opcional] – marca do bem (recomendamos fortemente o uso)
• Modelo [opcional] – modelo do bem (recomendamos fortemente o uso)
• Conta [obrigatório] – selecionar
• Centro de custo [obrigatório] – selecionar
• Local [opcional] – selecionar
• Fornecedor [opcional] – selecionar
• Data de aquisição [obrigatório] – informar a data de aquisição do bem conforme documento fiscal
• Valor de custo [obrigatório] – é o valor de aquisição dos bens + impostos não recuperáveis. (* fórmula simplificada para fins didáticos)
• Valor residual de descarte [obrigatório] – geralmente zero (informar o valor residual) se você conseguir mensurar de forma minimamente exata, o valor de venda do bem no final de sua vida útil.
• Número meses vida útil [obrigatório] – você deve informar neste campo o número de meses da vida útil desse bem na sua empresa dada as suas condições de uso e políticas de manutenção / renovação. Caso você não saiba o que informar, converta a taxa fiscal em meses. (exemplo taxa fiscal = 10%; Número meses = 12 / 0,1 = 120 meses) – Fórmula: número meses = 12 / taxa.

Agora é com você!

Comece agora mesmo a implantar uma gestão sobre o ativo imobilizado. Esperamos que essa planilha para controle do ativo imobilizado seja apenas o primeiro passo e que seja útil para você iniciar o desenvolvimento desse controle. Lembre-se, a gestão do imobilizado é um conjunto do controle físico (emplaquetamento dos bens) + o controle contábil / fiscal.

Próximos passos

O controle em planilha é apenas o primeiro passo e obviamente é melhor esse controle do que nenhum controle. Porém, nossa recomendação é que assim que houver condições financeiras, você migre esse controle realizado em planilha para um sistema especialista na gestão do ativo imobilizado, que irá possibilitar inúmeras vantagens, além de maior segurança de manipulação dos dados que é um dos pontos mais fracos dos controles realizados em planilhas.

O próximo passo, após o controle por planilhas, é conhecer o sistema Afixbase para Controle Físico dos Ativos. Com ele, você fará a gestão dos bens de forma remota e ainda poderá incluir toda a sua equipe neste controle. Aproveite para experimentar por 30 dias gratuitos.