Como Usar a Planilha para Controle do Ativo Imobilizado da Afixcode [Gratuita]
Uma planilha para controle do ativo imobilizado é uma ferramenta que ajuda as empresas a gerenciar seus bens imobilizados. Ela permite que as empresas rastreiem o valor, a localização e a condição de seus ativos, bem como o custo de manutenção e depreciação.
Na medida que a empresa vai crescendo, surgem necessidades que antes não existiam, ou que em alguns casos até existiam, mas como o problema era pequeno dava-se um “jeitinho” para suprir a falta daquele controle.
Entretanto, quando a empresa cresce, a dor fica maior e mais frequente e aí surge a necessidade de implantar controles que antes não existiam. Toda empresa que quer ser grande algum dia, precisará olhar, em algum momento de sua trajetória, para o ativo imobilizado e iniciar, mesmo que de forma básica, uma gestão destes bens. É aí que começam os controles em planilhas, e se sua empresa encontra-se neste estágio, este artigo é para você.
De acordo com o Relatório da Pesquisa Cenário do Ativo Imobilizado 2023, 85,4% das empresas já utilizam algum tipo de solução automatizada para gestão de ativos imobilizados. Dessas empresas, 52,1% optam por usar o módulo do ERP que já é utilizado no negócio.
Ainda assim, existem empresas que optam por usar planilhas para controlar seus ativos imobilizados. Em uma pesquisa realizada em 2021, 26,2% das empresas participantes utilizaram esse método.
Pensando nisso, elaboramos uma planilha simples, com controles básicos para você iniciar uma gestão do imobilizado. Abaixo criamos o passo a passo para você usar esta ferramenta e extrair os melhores resultados para sua empresa. Continue a leitura!
O que é Ativo Imobilizado?
Ativos imobilizados são bens físicos utilizados pelas empresas para suas atividades. Eles incluem bens adquiridos, construídos ou desenvolvidos pela empresa, e também bens adquiridos em transações que transferem os benefícios, riscos e controle para a empresa.
Os ativos imobilizados são mantidos para uso na produção, fornecimento de produtos ou serviços, ou para uso administrativo. Eles são esperados para serem usados por mais de um ano.
Visão geral da planilha de controle do ativo imobilizado
Principais guias (abas) da planilha:
- Orientações: descrevemos algumas orientações de uso e algumas limitações da planilha.
- Dashboard: nessa guia de forma visual você terá um resumo dos principais indicadores do seu imobilizado.
- Parâmetros: configuração do período atual (importante) e configuração do início da depreciação.
- Cadastro de bens: é aqui que você deve incluir os bens do seu imobilizado. (cuidado com os campos que possuem fórmulas)
- Tabela de filiais: cadastre todas as filiais, se você não tiver filiais, por definição, a matriz deve ser cadastrada na primeira linha (código = 1)
- Tabela de contas: cadastre seu plano de contas nessa guia, cuidado com os campos de fórmulas.
- Tabela de centro de custos: o centro de custo é uma informação gerencial bastante utilizada nas empresas para a locação dos custos, caso você não tenha esse controle, sugerimos pelo menos a criação de 3 centros de custos (administrativo, vendas e produção)
- Tabela de locais: são os locais físicos, cada empresa pode definir essa tabela conforme achar necessário, de uma forma mais abrangente (ex: 1 andar), para uma forma mais específica (ex: 1 andar – sala comercial).
- Tabela de fornecedores: essa informação é bastante útil no momento de mandar um bem para manutenção, ou para comprar um novo lote do mesmo fornecedor.
Passo a passo como preencher a planilha:
Antes de iniciar, faça uma cópia de segurança da planilha, isso é importante para você começar de novo, caso tenha feito alguma coisa errado e também para consultar as fórmulas originais se em algum momento você estiver em dúvida se alguma coisa parou de funcionar;
1. Parâmetros:
Na aba Parâmetros, você pode configurar o período atual da empresa e o início da depreciação, que define se a depreciação de um bem se inicia no próprio mês da aquisição ou no mês seguinte. O padrão adotado pela maioria das empresas é iniciar a depreciação no próprio mês da aquisição.
2. Tabelas filiais:
Para cadastrar as filiais da sua empresa, é necessário configurar as tabelas filiais. No exemplo abaixo, são apresentadas 5 filiais cadastradas.
As colunas em cinza não precisam ser preenchidas, pois são alimentadas automaticamente pelo cadastro de bens. Essas colunas fornecem um resumo das informações das filiais, como o número de itens do imobilizado, o valor de custo e o valor de descarte.
Você pode diminuir ou aumentar o número de linhas, conforme a necessidade. Ao adicionar linhas, é importante copiar as fórmulas para que o resumo não seja alterado.
3. Tabela de contas:
A tabela de contas é um cadastro de todas as contas contábeis da empresa. Nessa tabela, são informados o código da conta, a descrição da conta e a taxa de depreciação, caso aplicável. Configure a tabela de contas (Código, descrição e taxa fiscal) – siga o plano de contas do imobilizado – na dúvida, consulte o responsável contábil ou sua contabilidade;
4. Tabela de C. Custos:
Nessa tabela basicamente são cadastrados todos os custos da empresa. São informados o código do centro de custo e a descrição do centro de custo. Você pode configurar a tabela, incluir ou modificar nossos exemplos se necessário.
5. Tabela de Locais:
Configure a tabela de locais (código e descrição) – caso você não deseje implantar esse controle agora, cadastre apenas um único local (ex: matriz – São Paulo – Rua xxxx)
6. Tabela de Fornecedores:
Cadastre a tabela de fornecedores (código e descrição) – sempre que você cadastrar um novo bem, recomendamos que você alimente a informação do fornecedor. Mesmo não sendo um campo obrigatório, essa informação do fornecedor pode ser bastante útil no futuro para recuperar uma informação com agilidade e rapidez. Lembre-se, hoje essa informação pode ser irrelevante, mas e daqui há 2 anos? Talvez você não se lembre mais onde aquele bem foi adquirido e perca muito tempo recuperando essa informação que poderia estar facilmente disponível no sistema.
Cadastre os bens do seu imobilizado: para cadastrar um novo bem na planilha de controle, o ideal é que você tenha a Nota Fiscal de aquisição do bem em mãos para facilitar o processo pois será necessário preencher diversas informações.
Os campos que você deve preencher são:
- Filial (selecionar) [obrigatório]
- Número do bem [obrigatório] – deve corresponder ao mesmo número da plaqueta de identificação que deve ser colada no bem.
- Descrição [obrigatório] – recomendamos que a descrição seja a mais completa possível (evite coisas do tipo: aquisição NF X, diversos bem). Lembre-se que a descrição deve caracterizar, descrever o bem. Deve ser uma informação útil e relevante.
- Marca [opcional] – marca do bem (recomendamos fortemente o uso)
- Modelo [opcional] – modelo do bem (recomendamos fortemente o uso)
- Conta [obrigatório] – selecionar
- Centro de custo [obrigatório] – selecionar
- Local [opcional] – selecionar
- Fornecedor [opcional] – selecionar
- Data de aquisição [obrigatório] – informar a data de aquisição do bem conforme documento fiscal
- Valor de custo [obrigatório] – é o valor de aquisição dos bens + impostos não recuperáveis. (* fórmula simplificada para fins didáticos)
- Valor residual de descarte [obrigatório] – geralmente zero (informar o valor residual) se você conseguir mensurar de forma minimamente exata, o valor de venda do bem no final de sua vida útil.
- Número meses vida útil [obrigatório] – você deve informar neste campo o número de meses da vida útil desse bem na sua empresa dada as suas condições de uso e políticas de manutenção / renovação. Caso você não saiba o que informar, converta a taxa fiscal em meses. (exemplo taxa fiscal = 10%; Número meses = 12 / 0,1 = 120 meses) – Fórmula: número meses = 12 / taxa.
Importância do Controle do Ativo Imobilizado
Para o controle do ativo imobilizado, é importante para as empresas manter o gerenciamento de seus ativos e podendo trazer diversos benefícios, incluindo:
Garantir a segurança dos ativos: Ajuda a garantir que os ativos sejam usados de forma segura e eficiente. Isso pode ajudar a evitar acidentes, danos aos ativos e perdas financeiras.
Atender às exigências legais: As empresas são obrigadas a manter registros de seus ativos imobilizados para fins fiscais e contábeis. O controle do ativo imobilizado ajuda as empresas a cumprir essas exigências.
Melhorar a tomada de decisão: O controle do ativo imobilizado fornece informações importantes para as empresas tomarem decisões estratégicas. Essas informações podem ajudar as empresas a melhorar a eficiência, reduzir custos e aumentar a lucratividade.
Seguindo essas dicas e o passo a passo explicativo acima de como preencher a planilha, as empresas podem melhorar o controle de seus ativos e obter os benefícios que isso proporciona.
Próximos Passos
O controle em planilha é apenas o primeiro passo e obviamente é melhor esse controle do que nenhum controle. Porém, nossa recomendação é que assim que houver condições financeiras, você migre esse controle realizado em planilha para um sistema especialista na gestão do ativo imobilizado, que irá possibilitar inúmeras vantagens, além de maior segurança de manipulação dos dados que é um dos pontos mais fracos dos controles realizados em planilhas.
O próximo passo, após o controle por planilhas, é conhecer o sistema Afixbase para Controle Físico dos Ativos. Com ele, você fará a gestão dos bens de forma remota e ainda poderá incluir toda a sua equipe neste controle. Aproveite para experimentar por 30 dias gratuitos.
Agora é com você!
A planilha para controle do ativo imobilizado apresentada neste artigo é um excelente ponto de partida para a implantação de uma gestão eficaz. No entanto, é importante lembrar que o controle físico dos bens é fundamental para garantir a veracidade das informações registradas na planilha.
Portanto, recomendamos que as empresas que utilizam a planilha também implementem um sistema de controle físico dos bens, como o emplaquetamento.
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