12 Passos para Colocar sua Gestão do Imobilizado em Ordem em 2023
Não sabe como iniciar a Gestão do Imobilizado na sua empresa? Ao longo do artigo, preparamos um passo a passo detalhado sobre as principais etapas que você deve seguir para ter sucesso no no seu controle patrimonial
Resolvemos falar sobre esse assunto pois notamos que 62,3% dos respondentes da pesquisa Cenário do Ativo Imobilizado 2021 afirmaram que analisam os dados sobre o patrimônio da empresa para a tomada de decisões sobre investimentos gerais do negócio, o que significa que executar a gestão do imobilizado de maneira organizada e planejada permite inúmeros benefícios às empresas, como garantir uma fonte indispensável de dados.
Como existem empresas com diferentes níveis de maturidade em relação à gestão do imobilizado, nossa recomendação é que você adapte esse passo a passo de acordo com a fase que a sua empresa está atualmente e as necessidades específicas da sua organização.
Confira todos os passos que abordamos nesse artigo:
- Passos a passo para colocar a gestão do imobilizado em ordem
- 1º passo: Identifique todos os imobilizados
- 2º passo: conciliação contábil
- 3º passo: Tenha um bom sistema para a gestão do imobilizado
- 4º passo: Política de imobilização / processo de imobilização de novos bens
- 5º passo: Política de desimobilização
- 6º passo: Normas e procedimentos
- 7º passo: Checagem da taxa de depreciação fiscal
- 8º passo: Revisão da vida útil
- 9º passo: Manutenção mensal do imobilizado
- 10º passo: Teste de recuperabilidade (Impairment)
- 11º passo: IFRS 16
- 12º passo: Crédito de impostos (ICMS/PIS-COFINS)
- Aprimore a gestão do imobilizado através da organização correta
Passos a passo para colocar a gestão do imobilizado em ordem
1º passo: Identifique todos os imobilizados
Realizar o inventário físico, é fundamental para a gestão dos ativos imobilizados. O inventário patrimonial, consiste na identificação dos bens, coletando todas as informações sobre sua existência física e construindo uma base inicial. Quanto mais informações forem incluídas nesta base de inventário físico, melhor.
Para essa identificação, é recomendável fornecer a cada item, como: marca, modelo, número de série e ano de fabricação, pois isso é crucial para durante a revisão da vida útil. Além disso, é altamente recomendável fotografar os bens para comprovar sua existência e seu bom estado de conservação.
Caso o último inventário geral seja recente, programe vistorias por amostragem e se necessário revisões físicas em locais específicos.
Confira o vídeo abaixo que explica cada uma das etapas do inventário:
2º passo: conciliação contábil
Realizar o levantamento físico por si só não é suficiente sem um bom controle contábil. Esse processo envolve essencialmente a reconciliação das informações físicas com as informações contábeis.
Para obter uma conciliação precisa, é crucial ter um cadastro contábil consistente, com as mesmas informações.
É de extrema importância que esse cadastro seja detalhado, especialmente no controle do ativo imobilizado. Se o cadastro contábil estiver agrupado ou com descrições inadequadas, não será possível conciliar o bem físico com o bem contábil.
O objetivo final dessa etapa é termos um cadastro analítico do imobilizado, rico em informações que ajudarão a operação diária dos usuários e que reflita a real posição do bens.
Também temos um vídeo que explica cada uma das etapas da conciliação contábil:
3º passo: Tenha um bom sistema para a gestão do imobilizado
Uma das razões pelas quais o controle do ativo imobilizado é crucial é a necessidade de um sistema de gestão adequado. Esse sistema deve atender a princípios básicos e satisfazer diversas necessidades, como controle físico, fiscal, contábil e gerencial.
Além disso, é essencial que o sistema possibilite a integração com outras plataformas e forneça uma ampla variedade de relatórios.
Sobre este ponto, é importante destacar a diferença entre um sistema específico e um sistema generalista. Muitas empresas que ainda não possuem uma gestão do imobilizado mais bem estruturada, acabam utilizando o próprio módulo de um sistema ERP para realizar o controle patrimonial. Porém, existem muitas vantagens no uso de sistemas especializados, que são softwares desenvolvidos especificamente para a realização do controle patrimonial.
Com isso, temos o Afixpat, desenvolvido pela Afixcode, um sistema especializado em gestão do ativo imobilizado, que atende a todas as necessidades mencionadas. Ele abrange o controle físico, fiscal, contábil, suporta diferentes moedas e cenários de depreciação, e possui integração com qualquer ERP disponível no mercado, proporcionando aos usuários uma gestão eficiente.
O Afixpat é um sistema especializado e abrangente, em contraste com um ERP convencional. Um ponto fundamental é o controle fiscal e societário, sendo essencial que o sistema esteja preparado tanto para a depreciação fiscal quanto para a depreciação contábil.
Por isso, nossa recomendação é para que mesmo empresas que utilizem o módulo de seus ERPs para fazer a gestão de ativos, avaliarem a possibilidade de migrar para um sistema de patrimônio para alcançarem um novo patamar na gestão do ativo imobilizado.
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4º passo: Política de imobilização / processo de imobilização de novos bens
É essencial ter uma política de imobilização para evitar a perda de controle sobre o inventário, mesmo após organizá-lo.
Do ponto de vista fiscal, é necessário imobilizar todos os bens com valor superior a R$1.200,00. Contudo, muitas empresas possuem itens de importância durante as atividades que possuem um valor inferior a esse. O recomendável é imobilizar esses itens, mas a decisão depende das regras estabelecidas pela empresa. Mesmo que esses imobilizados não sejam contabilizados, é importante realizar o controle físico desses bens para evitar perdas futuras.
Regra fundamental: todo imobilizado antes de entrar em operação (funcionamento), deve ser identificado e cadastrado no sistema. Esse processo deve ter papéis e responsáveis bem definidos. Um bom processo de imobilização evita muitos problemas e a perda de controle após o inventário geral.
5º passo: Política de desimobilização
Ter uma política de desmobilização é importante não só para a correta contabilização, mas também para fins de estratégias (novos investimentos, manutenção da competitividade, benefícios para colaboradores, etc).
Algumas perguntas a serem são feitas ao elaborar uma política de desmobilização na gestão do imobilizado incluem:
- Os equipamentos de informática são renovados a cada quantos anos?
- Os bens usados serão vendidos para colaboradores/terceiros ou serão descartados?
A primeira questão a ser levantada é o motivo por trás da desimobilização. Dependendo do tempo envolvido, se não houver um prazo definido ou se for muito longo, os equipamentos de informática podem ficar desatualizados, resultando em perda de produtividade para a empresa. É importante estabelecer uma definição nesse sentido.
Em relação a bens de informática ou veículos, alguns clientes optam por vendê-los através de colaboradores da empresa e depois tentam comercializá-los no mercado ou como sucata. Porém, existem casos em que a empresa decide não vender esses equipamentos ou máquinas, mesmo que tenham um valor relevante para descarte, por questões estratégicas. Essa situação é bastante comum nos dias de hoje.
Vale ressaltar que essa política de desimobilização tem um impacto significativo no valor residual de descarte, conforme a CPC 27.
6º passo: Normas e procedimentos
Caso não exista, crie um documento de normas e procedimentos para a gestão do imobilizado, desde o processo de requisição / imobilização, movimentação dos bens (transferências), registro de ocorrências e baixa de ativo imobilizado.
A documentação das normas e procedimentos relacionados ao ativo imobilizado é um passo essencial para a padronização dos processos e também demonstram um maior nível de maturidade em relação à gestão do imobilizado na organização. De acordo com a Pesquisa Cenário do Ativo Imobilizado, 75,8% das empresas contam com essas diretrizes bem definidas e documentadas.
7º passo: Checagem da taxa de depreciação fiscal
Existem duas contabilidades distintas: para fins físicos e outra para fins contábeis/societários. A respeito da contabilidade fiscal, é necessário seguir a taxa de depreciação estabelecida pela (IN-1700-17). É importante verificar se os bens estão de acordo com a taxa de depreciação fiscal determinada pelo governo, esse é um passo importante para evitar problemas durante a fiscalização.
👉 Depreciação do ativo imobilizado
👉 A importância da depreciação e o sucesso da empresa
👉 CPC 27 e a depreciação do ativo imobilizado: tudo o que você precisa saber
8º passo: Revisão da vida útil
A taxa de depreciação fiscal não reflete a realidade do uso e da depreciação efetiva dos bens. Por isso, a CPC 27 introduziu o conceito de vida útil que requer um estudo e revisão adequada.
É importante que a vida útil deve ser analisada anualmente e determinar de acordo com o uso, a manutenção e as características específicas de cada empresa.
Na Afixcode, contamos com uma equipe de engenheiros que auxilia nossos clientes nesse estudo da vida útil. Portanto, a empresa também pode realizar esse processo internamente, desde que possua profissionais especializados em avaliação.
9º passo: Manutenção mensal do imobilizado
Certifique-se que mensalmente a rotina de manutenção do imobilizado esteja sendo realizada, isto é, aquisição de novos bens, transferências, baixas de bens do ativo imobilizado, assim como cálculo mensal da depreciação (fiscal / contábil), contabilização, verificação dos relatórios de acompanhamento, etc.
É necessário realizar todas essas atividades de forma correta para manter o controle sempre atualizado.
10º passo: Teste de recuperabilidade (Impairment)
O teste de impairment deve ser aplicado para verificar se existe registrado algum bem cujo valor contábil seja inferior ao valor recuperável, caso isso ocorra, deve-se registrar uma provisão para perda.
Para a realização do teste, a primeira etapa é a definição do método que será aplicado, entre: Valor em uso e Valor justo líquido de despesa de venda.
A empresa tem liberdade na escolha entre as metodologias e inclusive pode aplicar ambas e escolher aquele que tiver melhor resultado. Porém, logicamente, pensando na economia de tempo e de recursos não faz sentido aplicar os dois métodos caso o resultado da primeira já apresente o resultado esperado.
Obs: a metodologia do valor justo líquido de despesa de venda geralmente é a mais recomendada por ser menos subjetiva e por ser mais fácil quando a empresa faz uma revisão física, já tem uma relação de bens para serem avaliados.
Apesar de ser um procedimento obrigatório desde 31/12/2008, de acordo com os dados da nossa Pesquisa Cenário do Ativo Imobilizado 2021, ainda é grande o número de empresas que nunca realizaram o procedimento, somando 43,8% entre os respondentes da pesquisa.
É recomendável a revisão do teste de recuperabilidade anualmente e/ou sempre que houver indícios de perda. O procedimento pode tanto ser realizado internamente, desde que a empresa conte com profissionais habilitados e com conhecimento para a realização do teste, como com a contratação de empresas especializadas, como a Afixcode.
👉 Teste de recuperabilidade e o impairment de ativos
👉 Teste de impairment: como fazer, como contabilizar, aspectos fiscais e divulgação
👉 O impacto do covid19 no teste de recuperabilidade sobre o ativo imobilizado
👉 [Webinar] O impacto do covid19 no teste de recuperabilidade sobre o ativo imobilizado
11º passo: IFRS 16
Com a mudança da norma IFRS 16 (CPC O6-R2), deve ser realizada uma análise e avaliação dos contratos de arrendamento mercantil para ver quais deles se enquadram como direito de uso de imobilizado.
Para isso, a primeira etapa é a identificação dos arrendamentos, que é feita a partir da análise dos contratos. Ou seja, a empresa deve analisar se o contrato é, ou contém, um arrendamento. O contrato é definido como um arrendamento se ele transmite o direito de controlar o uso de ativo identificado por um período de tempo em troca de contraprestação.
Confira abaixo o quadro para identificar se há ou não um contrato de arrendamento:
Essa análise dos contratos é uma etapa que pode ser realizada tanto por profissionais internos da empresa ou através de serviços especializados, como é o caso do serviço de análise de direito de uso sobre o imobilizado.
👉 [Webinar] IFRS 16: Impactos no controle patrimonial
👉 [Ebook] Guia completo: Os impactos da IFRS 16 no controle patrimonial
12º passo: Crédito de impostos (ICMS/PIS-COFINS)
O controle de crédito de impostos nem sempre é aplicável a todas as empresas, sendo mais comum em indústrias. É importante analisar se existem créditos de ICMS e/ou PIS-COFINS relacionados ao ativo imobilizado. Esses créditos podem ser aproveitados por até cinco anos retroativos. Vale lembrar que o nosso sistema, o AfixPat, possui um módulo específico para realizar todo esse controle.
Verifique se sua empresa tem créditos de ICMS e/ou PIS-COFINS sobre o imobilizado e se o mesmo representa um valor relevante.
👉 Aproveitamento de créditos do icms sobre o ativo imobilizado
👉 Recuperação de créditos de pis cofins sobre o ativo imobilizado
Aprimore a gestão do imobilizado através da organização correta
Executando os 12 passos acima, você com certeza irá aprimorar a gestão do ativo imobilizado em 2023. Entretanto, gostaríamos de reforçar que a gestão do imobilizado é um processo contínuo que nunca acaba, devendo ser aprimorada e revisada constantemente.
Para finalizar, indicamos mais alguns materiais gratuitos da AFIXCODE que podem te ajudar a definir pontos essenciais para a organização da gestão do imobilizado, confira:
Otimize a gestão do Ativo Imobilizado com a Afixcode! Soluções completas, serviços especializados e uma equipe de suporte diferenciada. Em caso de dúvidas, fale com nossos especialistas.
2 Comments
Gostaria de fazer parte da empresa, tenho experiência em inventários, custos, finanças
RESUMO DE QUALIFICAÇÕES
• 28 anos de experiência na área Financeira, com perfil Generalista, atuando em empresas de grande porte nos ramos metalúrgico, aeronáutico e de consultoria , ocupando durante 21 anos posição de gestão;
• Forte experiência na área Fiscal, Contabilidade, Custos & Orçamentos, Tesouraria, Controladoria, Suprimentos, Auditoria , e Gestão de KPIs;
• Experiência na Gestão de Capex (investimentos: expansão da capacidade instalada e manutenção da unidade fabril),
• Experiência na área de Consultoria em implementação de ferramenta de ERP (BPCS) ;
• Experiência em Liderança de Equipes, e Equipes Multifuncionais , com forte atuação em treinamento e desenvolvimento para busca de resultados;
• Graduação em Administração de Empresas e Pós Graduação em Administração Financeira Contábil.
Foi importante ter tido a oportunidade de ler o vosso trabalho, que concerne na gestão do imobilizado,gostei.