O procedimento da baixa de um bem do ativo imobilizado deve estar lastreado em documentação hábil e idônea. Isto é, embora a lei não imponha formalidade especial para a eliminação do ativo, em qualquer caso fica o contribuinte sujeito a comprovar, pela forma estabelecida nas leis comerciais e fiscais, o ato ou fato econômico que serviu de base aos lançamentos contábeis efetuados (PN CST nº 146/75).

Portanto, reforçamos novamente que toda baixa deve ser lastreada em documento hábil de baixa como B.O., NF de Venda, NF de Doação, Sucata, Dação em Pagamento, etc. No caso de obsolescência, sucateamento (quando não existir um documento de saída) deve estar suportado por laudo interno com aprovações por pessoas competentes e se possível com fotos para prova posterior junto ao Fisco se necessário.

Obs: Caso a empresa não tenha como comprovar a saída física do bem, o valor contábil da baixa será tratado como prejuízo não operacional indedutível na determinação do Lucro Real e da CSL.

Ganho ou Perda de Capital na Baixa do Imobilizado

Os ganhos e perdas decorrentes da baixa de um item do ativo imobilizado devem ser reconhecidos no resultado de sua competência, isto é, no período quando o item é baixado.

Os ganhos ou perdas devem ser determinados pela diferença entre o valor líquido da alienação, se houver, e o valor contábil do bem.

Tipos de baixas de bens do ativo imobilizado mais comuns

Os tipos de baixas mais comuns são as seguintes:

Venda

A alienação por venda é o tipo mais comum de baixa de um ativo imobilizado, este procedimento deve ser lastreado pelos devidos documentos comprobatórios e deve-se apurar o resultado (ganho ou perda) na operação.

Observação: Valor residual de descarte – Vale a pena fazer um pequeno comentário sobre o valor residual embora não seja o tema desse artigo, a CPC27 também introduziu o valor de descarte para o imobilizado que seria o montante líquido que a entidade obteria no momento da venda do bem no final da vida útil. O valor residual deve ser implementado para bens de valor relevante e que possuam uma política de desimobilização bem definida.

Obsolescência ou sucateamento:

Como mencionado anteriormente, os bens totalmente depreciados somente poderão ser baixados no momento da baixa física do bem. Para baixar um bem obsoleto ou sucateado, a empresa deverá possuir um laudo técnico apontando os motivos e os danos que justifiquem a baixa do bem. O registro contábil da baixa dos bens obsoletos ou sucateados será um débito na conta de depreciação acumulada e um crédito na conta do custo do bem, cujas contrapartidas serão lançadas em uma conta de resultado do período que irá registrar o valor líquido do bem baixado.

Inexistência física:

No final dos inventários físicos do ativo imobilizado, muitas vezes nos confrontamos com essa situação de sobras contábeis, isto é, bens que existem contabilmente, mas que não foram inventariados fisicamente. O primeiro passo é certificar-se que esse bem realmente não existe e fazer uma investigação sobre o ocorrido. Existem diversas possíveis causas para essa situação: bens extraviados ou problemas de procedimentos de desimobilização, por exemplo: bens sucateados descartados sem a devida comunicação ao responsável pelo patrimônio e consequentemente não realização da baixa contábil.

Para eventuais imobilizados extraviados de valores superiores a R$ 1.200,00, poderá ser dada a baixa, com aprovação da diretoria, porém, ficará sujeita a contestação por parte do fisco com aplicação das penalidades previstas em leis, tais como venda sem nota fiscal, benefícios indiretos, simulação ou dissimulação dos fatos, entre outras.

Sinistros:

Quando existe um seguro para determinado bem, o valor correspondente à indenização em decorrência de sinistro de bens do ativo imobilizado será tratado, contabilmente, como receita operacional. O exemplo mais comum são os sinistros com veículos. O bem sinistrado será baixado do patrimônio e a contrapartida será registrada no resultado do exercício.

A indenização recebida pela seguradora será considerada preço de vendo do bem sinistrado, que será debitado numa conta a receber no ativo circulante e creditada numa conta de receita operacional no resultado do exercício. Após os registros contábeis, será apurado o ganho ou a perda de capital da operação. Caso exista ganho de capital, o valor será tributado para fins de IR e CSLL; se apurar perda, será dedutível para as empresas optantes pelo lucro real.

Se a empresa tomou crédito de ICMS/PIS-COFINS, os saldos remanescentes desses créditos devem compor o custo de aquisição do bens para fins de apuração do ganho ou perda de capital.

Doação:

As doações estão previstas no art. 13 da Lei 9.249/95 e art. 365 do RIR/99 e somente são dedutíveis (de acordo com os termos da Lei) se forem doações de caráter filantrópicos.

Fonte: LEI Nº 9.249

Exemplo:

Obs: Quando a doação for de bens móveis, é necessário o TERMO DE DOAÇÃO ou NF. Quando a doação referir-se a imóveis é obrigatório a ESCRITURA DE DOAÇÃO, devidamente averbada no Cartório de Registro de Imóveis da Comarca.

Doação em pagamento:

Dação em pagamento é a entrega de coisa em substituição em dinheiro, como forma de pagamento, desde que o credor assim o consinta. O tratamento contábil será o mesmo de uma venda e compra de imobilizado, apurando-se ganho ou perda de capital, normalmente. Deve-se corrigir o valor do bem desde a data da sua aquisição até a data da venda, o mesmo acontecendo com o valor da depreciação acumulada do mesmo período para se apurar o valor residual contábil que será o custo da venda de imobilizado.

Exemplo de contabilização de uma baixa do ativo imobilizado

Cálculo do Valor Residual Econômico

Cálculo do Valor Residual Fiscal