Inventário Físico Virtual

Inventário Físico Virtual

Plataforma on-line para manter sua base de ativos atualizada mesmo com colaboradores no home office

Realize um Levantamento Completo dos seu Bens sem a Necessidade de Deslocar a Equipe de Inventário

O inventário virtual é um software desenvolvido pela AFIXCODE para resolver um desafio específico do inventário físico: muitos locais para inventariar mas poucos itens em cada um.

Ele é uma plataforma virtual que auxilia na checagem de ativos que estão espalhados em diversos locais físicos, como bens que estão nas casas dos profissionais que estão trabalhando em home office ou empresas que possuem poucos bens, mas que estão espalhados em centenas de locais diferentes.

Com o uso do software, não existirá deslocamento do técnico inventariante, permitindo assim a redução de custos do projeto de execução do inventário e a otimização do tempo, tornando-o mais acessível a mais empresas.

Com a Plataforma de Inventário Virtual, o colaborador ou responsável pelo local pode cadastrar, visualizar e certificar a existência física dos bens e ainda completar informações de cadastro, informar a condição de uso e anexar fotos do bem. Desta forma, a empresa terá uma base de dados com todas as informações dos bens físicos cadastradas, tornando o inventário completo, mesmo à distância e de forma virtual.

Quando se aplica o inventário virtual?

O inventário físico virtual é uma ferramenta ideal para a a realização do inventário de bens patrimoniais para as seguintes situações:

Cadastro Inicial de Ativos

Para empresas que não possuem ainda nenhum controle e nunca realizam um inventário patrimonial

• Como é feito? Cada colaborador da empresa fica responsável por incluir e cadastrar no sistema os bens que estão sob sua responsabilidade, sendo que o gestor pode determinar quais são os campos de preenchimento obrigatório, incluindo o envio de fotos dos ativos.

Revisão Física

Para empresas que já possuem uma base de ativos e sabem onde estão distribuídos

• Como é feito? Ao entrar no sistema, o colaborador visualiza os bens já cadastrados sobre sua responsabilidade e precisa fazer somente os ajustes necessários. Isto é, confirmar posse, completar informações, atualizar a condição de uso ou enviar fotos.

Mapeie as Reais Necessidades da sua Empresa para Contratar uma Solução de Controle Patrimonial Mais Assertiva e Economizar Investimentos

Afixcode - Avaliação de Bens Imóveis

A sua empresa nunca realizou um inventário patrimonial? Está com dúvidas sobre o que incluir no escopo do serviço de controle patrimonial? Não gaste dinheiro desnecessariamente, contrate nosso serviço de diagnóstico da situação atual!

O objetivo do serviço de diagnóstico da situação atual (ou levantamento de escopo) é mapear e identificar as reais necessidades com relação a gestão do ativo imobilizado. Esse trabalho de consultoria é indicado para clientes que nunca realizaram um trabalho de regularização do patrimônio ou que possuem dúvidas de quais serviços devem contratar para implementarem uma gestão adequada.

Muitas empresas acabam investindo mais do que o necessário devido a um dimensionamento incorreto tanto da quantidade de bens patrimoniais quanto quais serviços realmente necessita para implementar a gestão patrimonial. Com o Diagnóstico da Gestão do Imobilizado realizado por especialistas da Afixcode, você terá em mãos um mapeamento completo e detalhado da situação atual da sua gestão para decidir de forma mais assertiva quais devem ser seus próximos passos.

Além disso, se após realizar nosso diagnóstico a sua empresa decidir contratar a Afixcode para prestação de serviços de controle patrimonial, o valor total investido no diagnóstico será abatido na contratação.

Quais as vantagens do Inventário Virtual?

Conheça os principais benefícios da ferramenta para sua empresa:

 
 

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Etapas do Inventário Virtual:

(para os colaboradores que realizam o inventário)

 

Etapas do Inventário Virtual:

(para os colaboradores que realizam o inventário)

 

E-mail de solicitação do inventário

Recebimento do e-mail com a solicitação do inventário, link de acesso e informações de login.

 
 

Termo de Abertura

No primeiro acesso a plataforma, antes do início do inventário em si, o responsável deve ler o termo de responsabilidade do inventário, assistir o vídeo explicativo e concordar com o termo, dando ciência que o mesmo é o responsável pela veracidade das informações imputadas.

Inventário Físico Virtual - Termo de Responsabilidade
 
 

Realização do Inventário

Nesta etapa o responsável deve cadastrar e/ou revisar os bens já cadastrados, completando informações, informando a condição de uso do bem e anexando fotos como prova se necessário.

Inventário Físico Virtual - Cadastro de Ativos
 
 

Notificação de Encerramento

Uma vez que o responsável realize o inventário de todos os itens, ele notifica o administrador através do sistema que o inventário dos bens sobre sua responsabilidade foi concluído.

Feito isso, o administrador do sistema irá receber uma notificação e deverá validar o inventário, isto é, conferir se todas as informações relevantes foram preenchidas, se as fotos tem qualidade, conseguem identificar o bem, etc.

Se houver algum ajuste a ser realizado, o administrador notifica pelo sistema qual bem e o que deve ser revisado e o usuário então deve revisar e notificar mais uma vez o encerramento da etapa. Se não houver a necessidade de ajustes, então o inventário é validado e o usuário recebe por e-mail uma notificação que o inventário virtual foi concluído com sucesso com um relatório dos bens em sua posse.

Inventário Físico Virtual - Dashboard
 
 

FAQ:

Confira abaixo as dúvidas mais comuns sobre o inventário virtual:

1O que acontece caso o usuário não realize ou não conclua o inventário?

Caso o usuário receba o e-mail do inventário, mas não realize o inventário ou inicie o inventário, mas não finalize, o sistema envia automaticamente notificações das pendências para o usuário e depois de uma quantidade de tentativas determinada pelo gestor, notifica o administrador para a tomada de outras ações.

2Para quais situações o inventário virtual é indicado? É possível utilizar para inventário de bens em poder de terceiros?

Como mencionado anteriormente, essa solução é indicada para situações de home-office com bens em posse do colaborador ou para empresas que possuam seu imobilizado pulverizado em muitos locais com poucos itens em cada local. Outra aplicação, porém de menor uso, é da utilização da solução para o inventário em poder de terceiros.

O inventário virtual é uma ferramenta que serve como complemento ao processo de inventário físico normal realizado, não sendo um substituto do inventário tradicional. Em locais com grandes quantidades de itens, a abordagem tradicional ainda é a mais indicada.

3Quais os possíveis desafios do inventário virtual e como minimizá-los?

O maior problema dessa modalidade é a falta de engajamento dos responsáveis para a realização do inventário, portanto para o sucesso do processo é de fundamental importância o apoio da alta gestão para o maior comprometimento dos responsáveis.

Outro possível problema é a menor qualidade do inventário, porém esse problema pode ser minimizado com instruções claras dos procedimentos e informações que devem ser coletadas e com um bom processo de revisão e aprovação do inventário pelo administrador.

 

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Em caso de órgãos públicos agradecemos o interesse, mas não participamos de licitações.

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