Inventário Patrimonial: O que é, Porque Fazer e Passo a Passo

Inventário Patrimonial: O que é, Porque Fazer e Passo a Passo Completo

Inventário Patrimonial: O que é, Porque Fazer e Passo a Passo Completo

Inventário Físico Ativo Imobilizado - índice
 

O Inventário Patrimonial é o primeiro desafio na implantação da gestão de patrimônio e seu sucesso é imprescindível para que as demais etapas fluam corretamente, por isso iremos apresentar o passo a passo de como deve ser feito.

O inventário patrimonial, também conhecido como tombamento físico dos ativos, é um processo que possui muitas etapas e detalhes e que por isso requer muita atenção por parte dos envolvidos, principalmente do responsável pelo projeto. Não é verdade?

Ele é uma das primeiras atividades quando uma empresa inicia a implantação da gestão do controle patrimonial. Sua realização de maneira correta permite a construção de uma base de dados de bens organizada e atualizada.

Na prática, isso assegura que todas as decisões gerenciais sejam tomadas baseadas em informações corretas e que prejuízos financeiros sejam evitados. E qual empresa não quer evitar gastos desnecessários?

Além disso, o controle individualizado e o inventário físico periódico são requisitos fundamentais para assegurar a veracidade das demonstrações contábeis referentes ao ativo imobilizado.

Apesar de ser bastante trabalhoso, é possível realizar um inventário físico patrimonial bem-sucedido fazendo um bom planejamento e seguindo um passo a passo bem estruturado de todas as etapas do projeto.

De acordo com a Pesquisa Cenário do Ativo Imobilizado 2023 58,6% das empresas realizam o inventário físico utilizando equipe interna para a execução do mesmo. Pensando nisso, neste artigo reunimos todas as informações necessárias para você aprender a executar o levantamento de bens patrimoniais da maneira correta e assim melhorar a gestão patrimonial na sua empresa.

Confira abaixo todos os tópicos do conteúdo:

 
 
  1. O que é Inventário Patrimonial?
    1. Bens que devem ser inventariados (mais comuns)
    2. Bens objeto de inventário, mas sem fixação de etiqueta patrimonial
  2. Qual a Importância do Inventário Patrimonial?
    1. Aprovação do Balanço Patrimonial sem ressalvas da auditoria
    2. Gestão do Imobilizado como Ferramenta Para Diminuir Prejuízos Financeiros
    3. Segurança na contratação de Seguros Patrimoniais
    4. Garantias em Financiamentos
    5. Suporte para Políticas de Reinvestimento no Imobilizado
  3. Como fazer o Inventário Patrimonial?
    1. 1. Planeje todas etapas
    2. 2. Execute o Inventário Físico em Campo
    3. 3. Faça o Levantamento Contábil e Conciliação
    4. 4. Realize o Saneamento
    5. 5. Implante Normas e Procedimentos
    6. 6. Finalize o Serviço
  4. Quando realizar o Inventário Patrimonial ?
    1. Quem deve fazer o inventário patrimonial: Colaboradores do Patrimônio, Todos Colaboradores ou Empresa Terceirizada?
      1. Colaboradores de diferentes áreas da empresa:
      2. Colaboradores da área de patrimônio:
      3. Contratar Empresa Terceirizada:
      4. Os benefícios da terceirização do Inventário Patrimonial
    2. Inventário Físico: Passo a Passo
    3. Etapa 1: Planejamento
      1. Como escolher a Placa ideal para o Inventário Físico?
      2. Como fixar as Placas de Patrimônio?
    4. Etapa 2: Preparação
      1. Compra de materiais necessários para execução do inventário como:
      2. Aquisição e preparação do sistema e das bases auxiliares:
      3. Elaboração do Ebook Fotográfico:
      4. Elaboração do Manual com padrão de emplaquetamento dos bens:
      5. Treinamento dos inventariantes (Caso Necessário):
      6. Definição sobre a emissão do Termo de Responsabilidade:
    5. Etapa 3: Execução
    6. Etapa 4: Conferência
    7. Etapa 5: Finalização
  5. Curso de Inventário Patrimonial Físico
  6. Software para Inventário Patrimonial: Como ele otimiza o processo de inventário
  7. Conclusão:
 
 
 
 

 


O que é Inventário Patrimonial?

O inventário patrimonial do ativo imobilizado é um processo que permite saber, a qualquer momento, quais são os bens de caráter permanente da empresa.

Esse processo verifica a existência física dos bens, se eles estão em funcionamento e em boas condições de uso. Além disso, coleta dados físicos e informações gerenciais para implementação de controle por unidade, local, centro de custos, responsabilidade, etc.

Geralmente, todos os bens inventariados recebem um número de identificação do bem. Para isso, são fixadas plaquetas de identificação patrimonial em todos os bens (caso ainda não possuam).

O inventário patrimonial é o primeiro passo na implantação da gestão do patrimônio. Seu sucesso é fundamental para que as demais etapas fluam de forma correta.

Confira o vídeo com o nosso Gerente de contas, Wellington Santiago para explicar o que é inventário patrimonial.

 
 
 
 

Bens que devem ser inventariados (mais comuns)

 
 
  • Separamos alguns exemplos de bens que mais comumente entram no inventário patrimonial das empresas:

    • Equipamentos de informática: Computadores, notebooks, monitores, impressoras, servidores, scanners.
    • Móveis e utensílios: Mesa, cadeira, armário, estante, carrinho, longarina, sofá, gaveteiro, estação de trabalho.
    • Aparelhos Eletrônicos: Compressor, ar condicionado, televisores, micro-ondas, máquina de café, projetores, refrigeradores, ventiladores.
    • Máquinas e equipamentos: Maquinários em geral, tanques, aeradores, alimentadores, balanças, bombas, centro de usinagem, empilhadeira, calandra, forno, extrusora, fresadora, guindaste, presa, tornos.

    Bens objeto de inventário, mas sem fixação de etiqueta patrimonial

    Algumas classes de ativos normalmente fazem parte do inventário, porém usualmente não há fixação de placa patrimonial.

      • Veículos: Carros, caminhões, motos, ônibus, etc.
      • Equipamentos de laboratório
      • Instrumentos (com valor relevante)
    • Bens de pequeno valor: Atualmente nossa legislação dispensa a imobilização de bens cujo valor seja inferior a R$ 1.200,00. Cada empresa pode adotar o seu critério, porém extremamente desaconselhável imobilizar bens de pequeno valor (ex: calculadoras, lixeiras, grampeadores, etc);
    • Bens de terceiros
    • Outros: Ferramentas e moldes geralmente não são objeto de inventário.

    Qual a Importância do Inventário Patrimonial?

    O inventário patrimonial é uma atividade importante para qualquer empresa, independentemente do seu tamanho ou setor. Realizar o inventário patrimonial de forma periódica e manter o cadastro de bens atualizado pode ter impactos positivos em diversas questões dentro de uma empresa que talvez você nem saiba (ainda).

    Por isso, organizamos abaixo alguns dos principais benefícios em realizar o inventário patrimonial:

    Aprovação do Balanço Patrimonial sem ressalvas da auditoria

    Um levantamento de bens patrimoniais realizado corretamente assegura a qualidade e credibilidade dos valores publicados no balanço patrimonial, para que o mesmo seja aprovado sem ressalvas da auditoria. Para isso, o controle do ativo imobilizado e sua respectiva depreciação deve ser individualizado, e o bem deve ter uma identificação única.

    Gestão do Imobilizado como Ferramenta Para Diminuir Prejuízos Financeiros

    Em termos organizacionais, após a realização do inventário é possível implementar diversos controles que irão garantir uma melhor gestão do imobilizado, entre eles:

    • Controle da localização do bem;
    • Identificação do seu responsável (elaboração do termo de responsabilidade);
    • Controle do histórico das manutenções (preventivas e corretivas);
    • Implantação de uma política de normas e procedimentos.

    Com isso, uma boa gestão do patrimônio minimiza os prejuízos da empresa com perdas por falta de controle da localização, gastos extras por mau uso ou falta de manutenção, furtos por parte dos colaboradores, entre outros.

    Segurança na contratação de Seguros Patrimoniais

    Proporciona suporte para as operações de seguros patrimoniais, prevenindo a contratação de um valor superestimado, que faria com que a empresa pagasse um prêmio maior do que o necessário, ou subestimado, que poderia fazer com que o seguro não fosse suficiente para cobrir os bens danificados em caso de sinistro.

    Garantias em Financiamentos

    Caso a empresa tenha a necessidade de fazer um financiamento, os dados levantados no inventário patrimonial dão suporte a operação, fornecendo informações precisas e tempestivas para os bens dados em garantia.

    Suporte para Políticas de Reinvestimento no Imobilizado

    Manter os dados sobre os bens da empresa atualizados e organizados torna mais fácil a identificação dos bens que estão obsoletos, danificados ou sem uso. Com isso, fornece um excelente auxílio para a implantação de políticas de renovação do imobilizado e ampliação dos investimentos, reduzindo os custos com manutenção, depreciação e descarte.

    A manutenção dos diferenciais competitivos é fundamental para qualquer empresa, assim o investimento no imobilizado é um fator chave na manutenção da produtividade e nos diferenciais da empresa.

 
 

Como fazer o Inventário Patrimonial?

O inventário patrimonial é composto por diversas etapas que devem ser seguidas para o sucesso do projeto. Confira abaixo o vídeo com um passo a passo do que precisa ser feito em cada uma das etapas.

 
 

1. Planeje todas etapas

Consiste no levantamento das informações (diagnóstico da situação atual), análise das necessidades e definição do planejamento de trabalho com base nos serviços contratados.

2. Execute o Inventário Físico em Campo

Verifica a existência física dos bens e identifica os bens com etiquetas de patrimônio.

3. Faça o Levantamento Contábil e Conciliação

Análise da base contábil do imobilizado, análise de saldos com o balancete, padronização de descrições e aberturas de notas fiscais (reconstituição contábil - se necessário). Já o processo de conciliação físico x contábil tem como objetivo verificar se os bens encontrados fisicamente estão contabilizados e se os bens contabilizados existem fisicamente e estão operacionalmente ativos. Confira o vídeo abaixo para entender de forma visual como a conciliação funciona:

4. Realize o Saneamento

Elimine as sobras contábeis e as sobras físicas, analisando caso a caso as causas e buscando soluções. Para essa etapa, deve ser feita uma revisão da planilha do resultado da conciliação, bem como uma verificação em campo para diminuir as sobras contábeis.

5. Implante Normas e Procedimentos

Revisão das normas para controlar a movimentação dos bens, processos de imobilização, movimentações e desmobilização dos bens a fim de garantir a manutenção do controle do imobilizado.

6. Finalize o Serviço

Consiste na confecção dos relatórios finais do inventário e do book de fotos dos ativos.


 
 

Quando realizar o Inventário Patrimonial ?

Não existe uma periodicidade padrão para realização de inventário patrimonial. A maioria das empresas realiza inventários a cada 2 a 3 anos. O mais recomendado é que os inventários sejam realizados periodicamente, com a ajuda de um especialista ou de uma empresa terceirizada. No entanto, existem empresas que realizam inventários anualmente, principalmente aquelas com alta movimentação de bens. Outras empresas realizam inventários em intervalos de tempo maiores.

Para realizar um inventário patrimonial com eficácia, é importante manter o controle dos bens atualizado. Isso inclui registrar a aquisição, a venda, a transferência e a baixa de bens. Com um controle atualizado, o inventário físico pode ser realizado de forma mais rápida e eficiente.

Neste vídeo, nosso CEO Glauco Oda fala sobre a periodicidade correta para a realização do inventário patrimonial. Confira!

 
 
 
 

Quem deve fazer o inventário patrimonial: Colaboradores do Patrimônio, Todos Colaboradores ou Empresa Terceirizada?

Não existe uma regra absoluta sobre quem deve fazer o inventário patrimonial. No entanto, existem prós e contras de cada opção.

Colaboradores de diferentes áreas da empresa:

Prós:

  • Pode ser mais econômico do que contratar uma empresa externa.
  • Pode ser uma oportunidade de treinamento para os colaboradores.

Contras:

  • Os colaboradores podem não ter o conhecimento necessário sobre os bens patrimoniais.
  • Os colaboradores podem não dar a devida importância ao inventário.
  • Os colaboradores podem estar ocupados com suas atividades regulares.
  • Desvio da atividade fim.
  • Tempo maior de inventário e melhor qualidade devido a falta de prática.

Colaboradores da área de patrimônio:

Prós:

  • Os membros da comissão terão o conhecimento necessário sobre os bens patrimoniais.
  • Os membros da comissão estarão comprometidos com o inventário.

Contras:

  • Pode ser mais caro do que usar colaboradores de outros setores
  • Pode ser difícil encontrar colaboradores com tempo e disponibilidade para participar da comissão.

Contratar Empresa Terceirizada:

Recomendamos que, se possível, as empresas contratem uma equipe externa para realizar o inventário patrimonial. Isso evita os problemas associados ao uso de colaboradores de outros setores ou de uma equipe especializada. 

Aqui na Afixcode, nós fazemos esse trabalho de inventário, aproveite para conhecer nossos serviços ou entre em contato com a nossa equipe.

Se a empresa optar por realizar o inventário com a participação de colaboradores de outros setores, é importante que eles sejam treinados e orientados adequadamente. Além disso, é recomendado o uso de um software de gestão de ativos, como o nosso Afixinv para facilitar e agilizar o processo.

A seguir vamos abordar mais os benefícios de contratar uma empresa terceirizada para a realização do inventário.

Os benefícios da terceirização do Inventário Patrimonial

A terceirização do inventário patrimonial é uma opção que pode ser considerada por empresas de todos os tamanhos. A contratação de uma empresa terceirizada para realizar o inventário pode trazer uma série de benefícios, como:

Maior precisão: As empresas terceirizadas geralmente têm experiência e expertise na realização de inventários patrimoniais. Isso garante que o inventário seja realizado com maior precisão, evitando erros e inconsistências.

Menor tempo: As empresas terceirizadas podem realizar o inventário em um período mais curto, especialmente se a empresa tiver um número elevado de bens patrimoniais.

Maior foco na atividade central do negócio: A contratação de uma prestadora de serviços terceirizada permite que os colaboradores da empresa se mantenham concentrados nas suas atividades de rotina, invés de eles terem que parar suas tarefas para a realização do inventário.

A decisão de terceirizar o inventário patrimonial deve ser tomada levando em consideração os fatores específicos da empresa, como o tamanho, o setor, o número de bens patrimoniais e o orçamento disponível.


 
 

Inventário Físico: Passo a Passo

O inventário físico em campo é uma das fases mais complexas do inventário patrimonial. Para realizar um processo de levantamento de bens patrimoniais bem sucedido é essencial seguir algumas etapas específicas, que começam bem antes do trabalho em campo. Abaixo, organizamos os principais passos que um inventário físico patrimonial deve incluir e o que deve ser feito em cada etapa:

 
 

Etapa 1: Planejamento

 
 

O planejamento é uma etapa essencial para que você evite imprevistos e problemas na execução do inventário físico patrimonial. Nesse momento o responsável pelo projeto deve definir o escopo do inventário, que inclui determinar as seguintes informações:

  • Objetivos do inventário: O inventário de estoque é um processo de contagem física de todos os itens armazenados em uma empresa. Ele pode ser realizado por diversos motivos, mas os mais comuns são:

Política interna da empresa: Algumas empresas realizam inventários periódicos para garantir a precisão do controle de estoque.

Adesão inicial: Empresas que mudam de regime tributário ou que estão começando a operar precisam realizar um inventário inicial para estabelecer uma base de dados precisa.

Fins de auditoria: Empresas que são auditadas por órgãos reguladores precisam realizar inventários para garantir a confiabilidade dos seus demonstrativos financeiros.

Suporte para operações comerciais: Inventários podem ser realizados para apoiar operações comerciais, como compras, vendas ou avaliações.

Outros fins comerciais: Inventários também podem ser realizados para outros fins comerciais, como o gerenciamento de estoque ou a redução de perdas.

O objetivo do inventário é um fator importante que deve ser considerado no planejamento e execução do processo. Por exemplo, se o objetivo é realizar uma avaliação, é importante coletar informações sobre o ano de fabricação e a condição dos itens. Já, se o objetivo é apoiar uma operação comercial, o prazo para realizar o inventário é um fator importante.

  1. Bens objeto/bens não objeto de inventário: O inventário deve identificar todos os bens que são de propriedade da empresa, tanto os ativos tangíveis quanto os ativos intangíveis. No entanto, nem todos os bens são objeto de inventário.

    O planejamento do inventário deve considerar as seguintes definições para bens objeto e não objeto de inventário:

    Inventário total: Todos os bens da empresa devem ser inventariados.

    Inventário parcial: Apenas alguns bens da empresa devem ser inventariados.

    Bens de pequeno valor: Os bens de pequeno valor podem ser inventariados de forma simplificada ou até mesmo dispensados do inventário.

    Bens de terceiros: Os bens de terceiros são aqueles que são de propriedade de terceiros, mas estão sob a guarda da empresa.

    Bens em terceiros: Os bens em terceiros são aqueles que são da empresa, mas estão sob a guarda de terceiros.

    Ferramentas e moldes: As ferramentas e moldes são bens de valor significativo e devem ser inventariados de forma adequada.
  2. Definição dos locais/quantidade de bens a serem inventariados: Este passo consiste em identificar todos os locais onde os bens a serem inventariados estão localizados, bem como a quantidade estimada de bens em cada local.

    Os locais a serem inventariados podem ser divididos em:

    Locais macros: São os locais de maior abrangência, como uma unidade da empresa ou um centro de distribuição.

    Locais micros: São os locais de menor abrangência, como um departamento ou um setor.

    A quantidade de bens a serem inventariados deve ser estimada com base nos dados históricos da empresa.

    Em alguns casos, podem ser necessárias informações adicionais, como:

    Nome e contato do responsável pelo local: Para facilitar a comunicação e a coordenação do inventário.
    Horário de funcionamento do local: Para evitar interrupções nas atividades do local.
    Áreas com restrições de acesso: Para garantir a segurança dos funcionários e dos bens.

    Além dos locais macros, sempre que possível, deve ser feito um mapeamento dos locais micros. O mapeamento dos locais ajuda a identificar os bens e a facilitar o processo de inventário.

    Sugestão: Utilizar o mapeamento dos locais como base para a tabela auxiliar de Local.
  3. Definição das informações a serem coletadas: As informações a serem coletadas durante o inventário devem ser definidas com base nos objetivos do inventário.

As informações obrigatórias são aquelas que são essenciais para o processo de inventário. Essas informações geralmente incluem:

Número do bem: Um número único que identifica o bem.

Local: O local onde o bem está localizado.

Custo: O custo do bem.

Descrição: Uma descrição do bem.

Marca: A marca do bem.

Modelo: O modelo do bem.

Responsável: O responsável pelo bem.

Condição de uso: A condição de uso do bem.

Os dados complementares são aquelas que podem ser coletadas para fins específicos, como avaliação ou controle de estoque. Essas informações podem incluir:

Dimensão: As dimensões do bem.

Material: O material do bem.

Cor: A cor do bem.

Específicos: Informações específicas sobre o bem, como número de portas, número de gavetas, ano de fabricação, número de tag (número da manutenção), etc.

A definição das informações a serem coletadas é uma etapa importante do processo de inventário. Essa etapa ajuda a garantir que as informações coletadas sejam suficientes para atender aos objetivos do inventário.

  1. Cronograma: O cronograma de inventário deve ser elaborado com base nos seguintes pré-requisitos:
  • Relação macro de locais com quantidade de bens
  • Prazo desejável para a realização do inventário

Quantidade de técnicos para inventariantes

O cronograma deve levar em consideração os seguintes pontos de atenção:

Tempo de deslocamento: Se o inventário for realizado em várias unidades, é importante considerar o tempo necessário para o deslocamento entre as unidades.

Locais com restrição de acesso e áreas de risco: É importante verificar se há locais com restrição de acesso ou áreas de risco, e se é necessário algum treinamento para os inventariantes.

Recomendamos uma avaliação semanal do andamento do projeto e uma revisão do cronograma para tomada de decisões preventivas/corretivas.

 
 

Como escolher a Placa ideal para o Inventário Físico?

A escolha do material da etiqueta é um ponto crucial para o sucesso do inventário. É preciso levar em conta o ambiente e o objetivo do inventário para evitar gastos desnecessários com etiquetas que não resistem às condições de uso. O material da etiqueta deve ser resistente ao ambiente e à finalidade do inventário.

No vídeo abaixo, nosso CEO Glauco Oda explica as principais diferenças entre os tipos de placas patrimoniais existentes.

Como fixar as Placas de Patrimônio?

Outro fator que deve ser levado em conta na escolha das plaquetas é a forma de fixação. Dependendo do tipo de bem que as placas serão fixadas e locais onde os bens estão expostos, a forma de fixação pode ter grande impacto sobre a durabilidade da adesão das etiquetas.

Confira abaixo um resumo sobre as principais formas de fixação utilizadas atualmente:

 
 
 
 

Para saber mais, neste vídeo, o nosso CEO Glauco Oda explica como você pode fazer o planejamento de inventário patrimonial na sua empresa. Confira!

 
 
 
 

Etapa 2: Preparação

Após o planejamento inicial, é hora de organizar todos os recursos necessários para o inventário. Confira abaixo cada etapa importante para começar essa execução:

Compra de materiais necessários para execução do inventário como:

Para realizar um inventário, são necessários os seguintes materiais e equipamentos:

Placas de patrimônio: etiquetas adesivas ou metálicas com código de barras ou QR Code, que serão utilizadas para identificar os bens inventariados.

Trenas: instrumentos de medição utilizados para determinar o tamanho e a localização dos bens.

Equipamentos de segurança para a equipe (EPIs): conforme o local a ser inventariado, podem ser necessários equipamentos como capacetes, luvas, óculos de proteção e botas de segurança.

Aquisição e preparação do sistema e das bases auxiliares:

Optando por um Software de Inventário Físico, como o AFIXINV - Aplicativo da Afixcode de Inventário para dispositivos Android, faça as configurações necessárias no sistema. No AFIXINV, o gestor pode configurar quais informações são obrigatórias para preenchimento por parte da equipe e além disso, é possível o inventariante utilizar a própria câmera do celular para realizar a leitura das placas de patrimônio e para tirar as fotos dos bens. Veja abaixo como o AFIXINV pode reduzir em até 10 vezes o custo do inventário:

Elaboração do Ebook Fotográfico:

A fotografia dos bens inventariados é uma prática recomendada para garantir que os ativos sejam registrados de forma precisa e completa. A necessidade de fotografar os bens deve ser definida durante o processo comercial ou reunião inicial de planejamento.

O número de fotos necessárias depende do tipo do bem. Em geral, é aconselhável uma ou duas fotos do bem por inteiro, para que seja possível identificá-lo e avaliar seu estado de conservação. No caso de máquinas e equipamentos, fotos também da placa de identificação do fabricante são úteis para identificar o modelo e o fabricante do bem.

Melhores práticas para fotografia de inventário

As fotos devem seguir um padrão. O mais comum é usar fotos na horizontal. Evite fotos na vertical ou na horizontal sem padrão.

Para bens da mesma espécie, é possível fotografar apenas um bem. Isso otimiza o tempo do inventário, pois evita que as fotos sejam repetidas para itens iguais.

Elaboração do Manual com padrão de emplaquetamento dos bens:

Um passo fundamental antes do início do inventário é definir um padrão de emplaquetamento dos bens que seja conhecido por toda a equipe. Isto porque sem um padrão em relação ao local de fixação das placas, ocorre um problema muito frequente: cada inventariante cola a placa em um local diferente, o que pode gerar problemas estéticos e dificultar a revisão do inventário.

Além disso, a falta de padrão no local de fixação das placas aumenta a possibilidade de um mesmo bem receber duas placas de identificação.

Para evitar esse problema, elaborar um Manual de Emplaquetamento, com fotos e instruções detalhadas sobre o local de fixação das placas para cada tipo de bem é essencial. 

A Afixcode disponibiliza gratuitamente o nosso manual de emplaquetamento de bens, elaborado com base na nossa experiência de mais de 20 anos na realização de inventários. Confira abaixo:

 
 
 
 

Treinamento dos inventariantes (Caso Necessário):

Para garantir que o inventário seja realizado de acordo com as boas práticas, é importante treinar a equipe de inventariantes. O treinamento deve abordar os seguintes tópicos:

Conceitos básicos sobre imobilizado: O imobilizado é um bem de uso que tem vida útil superior a um ano. Ele pode ser classificado como tangível ou intangível.

Informações a serem coletadas: As informações a serem coletadas durante o inventário variam de acordo com o tipo de imobilizado. No entanto, as informações básicas incluem o código do bem, a descrição, a localização, o estado de conservação e o valor.

Bens objetos de inventário: Todos os bens de uso da empresa devem ser inventariados, exceto os bens de uso comum do público.

Bens não objetos de inventário: Os bens de uso comum do público, os bens de uso pessoal dos funcionários e os bens de terceiros não precisam ser inventariados.

Bens de terceiros: Os bens de terceiros são bens que são propriedade de terceiros, mas que estão em uso da empresa. Esses bens devem ser identificados e registrados no inventário.

Padrão de emplaquetamento: Os bens devem ser identificados com placas de identificação. O padrão de emplaquetamento deve ser definido pela empresa.

Revisão e cuidados: O inventário deve ser revisado e cuidado para garantir a sua qualidade.

Definição sobre a emissão do Termo de Responsabilidade:

O termo de responsabilidade é um documento que lista os bens inventariados. O responsável pelo bem assina o termo, dando ciência e validando o inventário.

A emissão do termo de responsabilidade é uma boa prática para o inventário físico do ativo imobilizado. Isso porque diminui a incidência de ocorrências, como furtos e danos, e melhora a gestão e controle das movimentações.

Para garantir que o termo de responsabilidade seja emitido de forma correta, é importante seguir as seguintes dicas:

1. Emitir o relatório imediatamente após a conclusão do inventário físico. Isso evita divergências na listagem, pois durante o inventário podem ocorrer movimentações dos bens.

2. Usar ferramentas especialistas para emissão do termo de responsabilidade, como o AFIXINV e o AFIXBASE/AFIXPAT são de fundamental importância no processo.

3. Alocar uma pessoa responsável pela emissão do termo de responsabilidade e recolhimento das assinaturas. Isso evita atrasos e erros.

4. Comunicar a emissão do termo de responsabilidade aos gestores e colaboradores. Isso facilita o processo de assinatura.

PREPARAÇÃO DA INFRAESTRUTURA DO LOCAL PARA REALIZAÇÃO DO INVENTÁRIO:

Para realizar um inventário em campo, é importante preparar a infraestrutura de apoio necessária. Com isso, os seguintes itens devem ser verificados:

Dispositivos: Os dispositivos que serão usados pelos inventariantes devem estar em boas condições de uso. Se um software de inventário for usado, ele deve estar instalado e configurado corretamente em todos os dispositivos.

Computadores: Os computadores que serão usados para controlar e descarregar as informações coletadas pelos inventariantes devem estar separados e configurados corretamente.

Conexão de internet: Todos os envolvidos no inventário devem ter acesso à conexão Wi-Fi, tanto para enviar as informações coletadas quanto para facilitar a comunicação da equipe.

Impressoras: As impressoras que serão usadas para imprimir os termos de responsabilidade devem estar configuradas corretamente.

Ao preparar a infraestrutura de apoio com antecedência, você garante que o inventário seja realizado de forma eficiente e eficaz.

 
 

Etapa 3: Execução

 
 

Após o início do inventário físico, é importante realizar um acompanhamento diário das informações coletadas e da equipe. Os principais controles são os seguintes:

Locais inventariados: Acompanhe o andamento do inventário em cada local, utilizando uma tabela ou outro método de controle.

Produtividade: Acompanhe a produtividade da equipe, comparando a produtividade estimada com a produtividade realizada.

Amostragem: Realize uma amostragem das informações coletadas para verificar a qualidade dos dados.

Conferência: Confere as informações coletadas, verificando se existem bens não inventariados, bens duplicados ou outros erros.

Controle das movimentações: Acompanhe todas as movimentações de bens que ocorrem durante o inventário.

Emissão dos termos: Emita os termos de responsabilidade e colete as assinaturas dos responsáveis pelos bens, sempre que necessário.

Monitoramento das placas: Faça um levantamento diário da quantidade de placas de patrimônio que estão sendo utilizadas.

No caso de emissão dos termos de responsabilidade, recomendamos que os mesmos sejam emitidos imediatamente após a conclusão do inventário do local, evitando assim, problemas com inconsistências devido a movimentações após o inventário.

Etapa 4: Conferência

Após a conclusão do inventário físico, é importante realizar uma conferência detalhada das informações coletadas em campo. Essa conferência deve incluir os seguintes itens:

Conferência geral: Compare a quantidade de locais inventariados com a quantidade prevista.

Conferência por amostragem: Verifique uma amostra dos dados coletados em campo para identificar erros ou inconsistências.

Padronização das descrições: Certifique-se de que itens idênticos tenham a mesma descrição padrão, que seja o mais completa possível.

Complemento de informações: Verifique se há informações técnicas adicionais que podem ser coletadas para enriquecer o cadastro dos ativos.

Cruzamento de dados: Compare os dados coletados no inventário com bases existentes, como controle de veículos ou de bens de informática.

Etapa 5: Finalização

Por fim, para concluir um projeto de inventário patrimonial é importante realizar a emissão do relatório do inventário, constituição da base física de bens e emissão de relatórios com diversas classificações possíveis, por local, por C. Custo, por responsável, por classe de bem, por condição de uso, etc.


 
 

Curso de Inventário Patrimonial Físico

Como abordamos neste artigo, o Inventário Patrimonial é um processo repleto de detalhes e que precisa ser muito bem planejado para evitar imprevistos e assim não resultar em erros ou perda de tempo para a empresa.

Pensando nisso, a Afixcode lançou gratuitamente o Curso de Inventário Físico Patrimonial, ministrado pelo nosso CEO, Glauco Oda, que possui mais de 25 anos de experiência no setor patrimonial.

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Software para Inventário Patrimonial: Como ele otimiza o processo de inventário

O inventário patrimonial pode ser realizado de maneira manual ou automatizada. O inventário manual é realizado por meio de formulários e planilhas, o que pode ser um processo lento e suscetível a erros.

Já o inventário automatizado é realizado por meio de um software de inventário patrimonial, o que torna o processo mais rápido, eficiente e seguro.

Os softwares de inventário patrimonial oferecem uma série de benefícios para as empresas, como:

  • Aumento da eficiência: o software facilita o processo de coleta de dados dos bens patrimoniais. É possível utilizar a própria câmera do celular para leitura das placas de patrimônio e para tirar as fotos do bem, além da configuração de quais informações sobre os bens têm preenchimento obrigatório.
  • Redução de erros: o software diminui a chance de erros humanos, o que garante a confiabilidade dos dados do inventário.
  • Integrações e exportações dos dados: ao final do inventário, é possível exportar os dados em planilhas ou relatórios. Além disso, existe a possibilidade de integrar o software com outras ferramentas, como softwares de controle patrimonial.

Os softwares de inventário patrimonial são uma ferramenta essencial para as empresas que desejam realizar o inventário patrimonial de forma eficiente e segura. Ao escolher um software de inventário patrimonial, é importante considerar os fatores mencionados acima para garantir a melhor escolha para a empresa.

Assista ao vídeo abaixo e descubra como otimizar a sua gestão patrimonial:

 
 
 
 


Conclusão:

Como vimos, o inventário patrimonial do ativo imobilizado é a primeira etapa para a implantação da Gestão do Imobilizado, e uma etapa fundamental, pois é a base para as etapas posteriores (conciliação contábil, revisão da vida útil e teste de recuperabilidade).

Além disso, um bom inventário garante a consistência das demonstrações contábeis da empresa perante a auditoria e fornece aos gestores o suporte necessário para a tomada de decisões precisas e tempestivas.

Não esqueça que após a finalização do inventário, é importante planejar uma revisão e atualização do mesmo, para que você mantenha a credibilidade dos dados e a organização frequente dos bens. De acordo com a Pesquisa Cenário do Ativo  Imobilizado 2023, 54,3% das empresas o fazem anualmente e outras 14,5% fazem o inventário a cada 2 ou 3 anos. Realizar o inventário no máximo a cada 2 anos é periodicidade excelente e demonstra uma cultura de controle dos ativos bem estruturada.

Ultrapassar mais de 3 anos entre a realização dos inventários não é uma boa prática, pois aumenta muito a chance de irregularidades cadastrais nos ativos da empresa.

Agora é com você!

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Glauco Oda
Glauco Oda
Glauco Oda é bacharel em Ciência da Computação formado pela Universidade Presbiteriana Mackenzie e em Ciências Contábeis pela Universidade Paulista (CRC 1SP326596), atual CEO da AfixCode Patrimônio e Avaliações, e sócio/diretor da OTK Sistemas e AfixGraf Soluções Gráficas. Carreira profissional toda desenvolvida na gestão do controle do Ativo Imobilizado, tendo participado de todas as fases e inúmeros projetos em mais de 20 anos de atuação profissional. | LinkedIn: /in/glaucooda

9 Comments

  1. Marcio cunha disse:

    Muito bom..otimo

  2. Rosa inez Quintino de lira disse:

    Olá obrigado por me ajudar, no inventário da escola. Anexo Frei Caneca

  3. Nelson disse:

    Muito obrigado;
    Eu, estava pensando que o Inventario de Patrimônio, atinge ou mesmo é registrado até o Patrimônio móvel;
    nesta senda falo de automóveis, maquinas industriais.

    Obrigado pela ajuda, pode entende que, simplesmente é a notado os meios ou maquinas eletrônicas, assim como meio imóveis, mas do que tenha código de barras, que diz que o mesmo é registrado.

  4. Amorim Sachimuma disse:

    Muito Obrigado;

  5. José Conceição carreira disse:

    Bom dia, fiquei mais esclarecido, o que é um inventário organizado.

    Obrigados

  6. Esvando Silva disse:

    Boa tarde,
    como devo controlar meus ativo que são spare parts?

  7. Vítor alex Fortunato registro confedecia recuso e bancário em aberto

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