7 Motivos para Fazer Inventário Patrimonial no Começo do Ano
Muito além do que “não deixar para última hora”, fazer o inventário patrimonial no começo do ano pode ter benefícios significativos para a sua empresa. Confira todos eles neste artigo!
Que o inventário patrimonial é essencial para as empresas, nós não precisamos nem repetir, certo?
Esta prática é uma das primeiras etapas quando uma empresa inicia a implantação do controle patrimonial. A sua realização de forma certa proporciona diversas vantagens para a empresa, como gerar uma base de informações dos bens atualizada e organizada, garante veracidade em dados financeiros para tomadas de decisões, evita prejuízo financeiros, entre muitas outras.
O que muitas empresas ainda não percebem é que optar por realizar o inventário patrimonial no começo do ano pode trazer muitas vantagens tanto para a operação, quanto impactos diretos nos custos e resultados do projeto.
Por isso, neste artigo, vamos compartilhar a nossa experiência acumulada ao longo de mais de 20 anos no segmento e os motivos que nos fazem incentivar os nossos clientes a realizarem o inventário patrimonial antes do segundo semestre do ano. Continue lendo e confira!
Qual a frequência de realização do inventário físico mais adotada nas empresas do Brasil?
No Brasil, 53,7% das empresas participantes da Pesquisa Cenário do Ativo Imobilizado 2021 afirmaram que fazem o inventário patrimonial físico anualmente, o que é uma excelente periodicidade pois demonstra uma cultura de controle dos ativos bem estruturada.
A outra parcela dos participantes responderam tal pergunta da seguinte forma:
- 13,6% das empresas disseram que realizam o inventário a cada 2 a 3 anos;
- 5,15% realizam a cada 4 ou 5 anos;
- 27,6% informaram que não há política definida para a realização do inventário;
Reforçamos que ultrapassar mais de 3 anos entre a realização dos inventários não é uma boa prática, pois aumenta muito a chance de irregularidades cadastrais nos ativos da empresa.
Quando as empresas costumam fazer inventário patrimonial: padrões comuns
Com mais de 20 anos de experiência no mercado, conseguimos observar padrões de comportamentos recorrentes no decorrer deste tempo e podemos afirmar que quase todo ano é igual: à partir de setembro e outubro explodem o número de empresas procurando fazer o inventário patrimonial e nos meses de novembro e dezembro surgem os “desesperados” que por algum motivo postergaram o início do projeto e então chegam com demandas do tipo “missão impossível”.
O grande problema dessas missões é que elas têm um alto custo, não somente financeiro, mas também de desgaste emocional, físico (muitas horas extras), etc.
Não precisaria ser necessariamente assim, e o objetivo desse artigo é educar nossos leitores para a importância do planejamento para a realização do inventário do ativo imobilizado de uma forma organizada e produtiva.
7 motivos para fazer o inventário físico de bens patrimoniais no começo do ano
Existem muitas vantagens em realizar o inventário patrimonial no começo do ano (até o primeiro semestre), sendo as principais abaixo.
1. Garantia de menor custo do serviço de inventário
Essa vantagem é muito óbvia, mas mesmo assim acho relevante comentar. Pela simples lei da oferta e demanda, os preços dos serviços naturalmente são maiores à partir do 2º semestre.
Ao contratar uma empresa especialista no início do ano, provavelmente sua empresa irá economizar pelo menos 10% do custo do investimento do que em outro período.
2. Menor custo de despesas decorrentes do inventário
Nos projetos que exigem muitos deslocamentos, esse ponto também é muito importante.
No final do ano, pelo aumento natural da demanda, diminui a disponibilidade de hospedagem e aumentam os custos. Além disso, geralmente também aumenta o custo de passagens aéreas, etc.
Outro custo indireto que precisamos citar para fazer o inventário patrimonial é o tempo para fazer a logística, que é maior no final do ano do que no início (quando existe mais disponibilidade).
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3. Ganha maior margem de segurança
Começando mais cedo o serviço de inventário e sem a obrigação de um deadline próximo, temos maior margem de segurança para qualquer acontecimento imprevisto (eles acontecem com frequência), o que possibilita maior capacidade de manobra e ajustes no planejamento do projeto se necessário.
Alguns exemplos de imprevistos que podem ser evitados / minimizados quando há uma margem de segurança maior:
- Quantidade de itens maior do que estimado
- Falta de placas de patrimônio
- Necessidade de acréscimo de novos locais para serem inventariados
- Problemas no arquivo contábil (falta de informações para a conciliação) não detectadas durante a fase comercial
- Problemas de saúde da equipe envolvida
- Eventos extraordinários na cidade / região
4. Maior tempo para análise e ajustes do serviço
Com mais tempo para planejar e organizar os processos, é possível fazer uma melhor análise de cada etapa do inventário, além de possíveis ajustes que também podem ser feitos com mais tranquilidade.
5. Maior qualidade
Os projetos no início do ano possuem uma qualidade maior: nós comprovamos este fato em resultados das nossas pesquisas de satisfação, cuja média é maior no primeiro semestre do que no segundo semestre. Por isso, melhor prezar pela qualidade, certo?
6. Menos estresse durante o processo
Por fim, este talvez seja um dos mais importantes pontos, tanto para o cliente, quanto para a empresa prestadora de serviço: podemos afirmar que é mais fácil e menos estressante trabalhar quando temos mais tempo.
Os clientes do tipo “missão impossível”, que precisam fazer o inventário patrimonial no menor tempo possível, chegam com um nível de estresse já altíssimo, e mesmo quando aceitamos esses projetos, toda a condução é complicada e muito desgastante (físico e mentalmente), pois não existe margem para o imprevisto.
Confira este vídeo para mais dicas para garantir o sucesso no seu próximo inventário:
7. EFEITOS DA REVISÃO DA VIDA ÚTIL (EXTRA)
Muitas empresas aproveitam o processo de revisão do inventário físico para realizar a revisão da vida útil dos bens. Nesse caso, quando há mudança na vida útil de um bem, devemos pensar nos reflexos contábeis dessa mudança, isto é, na depreciação do bem.
O procedimento recomendado pela maioria das auditorias é aplicação da nova vida para todo o exercício, portanto, ao fazer o estudo da revisão da vida útil no início do ano, serão menos meses para recalcular e ajustar na contabilidade. Esse processo de ajuste dos reflexos pode ser tão custoso (trabalhoso) que muitas empresas que fazem a revisão no segundo semestre, na maioria dos casos, opta pela aplicação dos reflexos no exercício seguinte.
Planeje o faça o inventário com antecedência e garanta a excelência nos resultados
Por todos os motivos citados acima, acreditamos que a melhor forma de executar qualquer projeto é tendo um bom planejamento.
Para isso, é necessário se possível programar a execução do inventário em um período de menor demanda e com maior prazo para execução, contando com uma margem de segurança para qualquer problema ou desafio que pode aparecer inesperadamente.
Precisa entender como fazer o inventário patrimonial e planejar as etapas deste serviço? Converse com um de nossos especialistas! Conte conosco para ajudar, estamos à disposição: [email protected] ou (11) 2888-4747.
