Etiquetas Patrimoniais: como escolher a placa adequada para sua empresa
A escolha das etiquetas patrimoniais é essencial para o controle de ativos e escolher corretamente é o primeiro passo para um inventário patrimonial bem-sucedido.
Hoje, o mercado oferece uma grande variedade de opções de etiquetas patrimoniais, com diferentes custos e benefícios. Escolher o tipo certo de etiqueta pode ser uma tarefa difícil para quem não é especialista, e uma escolha errada pode comprometer o sucesso de um inventário.
Neste artigo, vamos discutir os benefícios das etiquetas patrimoniais, os tipos de etiquetas patrimoniais disponíveis e como escolher as etiquetas patrimoniais certas para suas necessidades.
- O que é Etiqueta de Patrimônio?
- Tecnologia para a Identificação Patrimonial
- Como Escolher as Etiquetas Patrimoniais?
- Método de Fixação das Etiquetas Patrimoniais
- Software para Leitura: Por Que É Essencial?
- Perguntas e Respostas
- Pergunta: Com etiqueta RFID, consigo ler todos os itens de uma mesma sala?
- Pergunta: Qual o custo médio para implantar tags RFID?
- Pergunta: O RFID é apenas por antena ou pode ser lido manualmente?
- Pergunta: Estou trocando as etiquetas, mas não quero danificar os bens ao remover as antigas. O que fazer?
- Adquira suas etiquetas patrimoniais e tenha um controle eficiente de seus ativos!
O que é Etiqueta de Patrimônio?
As etiquetas de patrimônio são instrumentos fundamentais para a gestão eficiente do ativo imobilizado de qualquer organização. Elas funcionam como uma identidade única para cada bem patrimonial, permitindo sua rastreabilidade e organização ao longo do ciclo de vida.
Fazendo uma analogia simples, se a nota fiscal é a certidão de nascimento de um bem, a etiqueta patrimonial é o seu RG. Ela é projetada para fornecer informações visuais e tecnológicas que identificam o ativo de forma única. Essa etiqueta pode incluir o logotipo da empresa e uma tecnologia de leitura, como códigos de barras, QR Code ou RFID, associada a uma numeração específica.
O principal objetivo das etiquetas é viabilizar o controle físico dos bens e integrá-los ao cadastro contábil, criando um elo essencial para a gestão patrimonial. Elas facilitam a localização, o inventário e o rastreamento dos ativos, garantindo que a empresa possa monitorar de maneira eficaz o estado, a movimentação e a depreciação de cada item.
Além disso, as etiquetas patrimoniais também cumprem um papel essencial para atender às exigências legais no Brasil, que determinam a identificação individual dos bens. Essa prática assegura a conformidade com as normas contábeis e evita problemas em auditorias ou revisões patrimoniais. Com uma etiqueta patrimonial bem planejada, é possível melhorar a organização interna, aumentar a segurança das informações e reduzir o risco de perdas ou inconsistências no controle de bens.
Tecnologia para a Identificação Patrimonial
Geralmente, uma etiqueta patrimonial inclui elementos como o logotipo da empresa, uma tecnologia de leitura (como código de barras, QR Code ou RFID) e uma numeração única.
Além disso, de acordo com a legislação brasileira, é obrigatório identificar individualmente os bens patrimoniais, conectando o controle físico, feito por meio das etiquetas, ao cadastro contábil. Isso evita problemas legais e facilita a gestão.
Código de barras
Historicamente, os inventários eram realizados de forma manual, com informações registradas em pranchetas e etiquetas convencionais, sem tecnologias de leitura. A evolução começou com o código de barras, que se tornou amplamente usado devido à simplicidade e à eficiência. No entanto, esse método tem limitações quanto à quantidade de informações armazenadas.
As etiquetas com código de barras continuam sendo a forma mais popular de identificação de bens patrimoniais. De acordo com a pesquisa Cenário do Ativo Imobilizado 2023, 78,1% das empresas optam exclusivamente por esse método devido à sua simplicidade, custo acessível e eficiência na leitura.
Rfid
Em aplicações que exigem ainda mais agilidade, como o rastreamento simultâneo de múltiplos bens, a tecnologia RFID é a melhor escolha. Utilizando ondas de rádio, o RFID permite leituras rápidas e à distância, embora sua implementação dependa de fatores como o tipo de etiqueta, o ambiente e os leitores utilizados.
As etiquetas de RFID estão ganhando espaço aos poucos, sendo utilizadas por 3,1% das empresas. Essa tecnologia, embora menos difundida, é valorizada pela possibilidade de leitura à distância e pela capacidade de rastrear múltiplos itens simultaneamente, tornando-a uma escolha estratégica em determinados setores.
Essa tecnologia RFID está em constante evolução, e há uma tendência de que ela se torne o padrão de mercado nos próximos anos.
Qr code
O QR Code surgiu como uma alternativa mais avançada ao código de barras. Por ser um código bidimensional, ele armazena mais dados e oferece maior confiabilidade, mesmo em condições de desgaste parcial da etiqueta.
A mesma porcentagem de 3,1% corresponde às empresas que utilizam etiquetas com QR Code. Esse tipo de etiqueta oferece maior capacidade de armazenamento de informações e é ideal para aplicações que exigem detalhamento adicional.
Como Escolher as Etiquetas Patrimoniais?
No vídeo abaixo, nosso CEO Glauco Oda apresenta os tipos de etiquetas patrimoniais e mostra as principais diferenças entre elas, veja:
Detalhes importantes para serem definidos no momento da compra:
Materiais das etiquetas
A escolha do material da etiqueta é um fator importante para o sucesso do inventário. É preciso levar em conta o tipo de ambiente e finalidade do inventário para evitar gastos extras com etiquetas que não são adequadas para a aplicação.
Existem vários tipos de materiais das placas, com diferenças em relação à resistência, durabilidade, flexibilidade, fixação, acabamentos e formatos. Os materiais mais comuns usados no mercado são:
- Alumínio: Ideal para aplicações internas e externas, com excelente custo-benefício.
- Aço Inox: Altamente resistente, indicado para ambientes extremos, como indústrias químicas.
- Poliéster: Flexível e resistente, recomendado para superfícies curvas e ambientes internos.
Veja abaixo as vantagens e desvantagens de cada tipo de material:
Plaquetas de Alumínio
Reconhecido por sua ótima relação custo-benefício, o alumínio é indicado para ambientes internos e externos que não apresentem condições extremas. É a opção mais comum, utilizada por cerca de 80% das empresas, devido à resistência e ao preço acessível.
Pontos Positivos:
- Melhor relação custo x benefício;
- É o padrão mais utilizado nas empresas;
- Boa flexibilidade no modelo 0,15mm de espessura;
Pontos Negativos:
- Resistência à condições extremas;
- Superfícies curvas: Não é tão flexível quanto as plaquetas em poliéster;
Aço Inox
Ideal para ambientes agressivos, como indústrias químicas ou locais com alta exposição a produtos corrosivos. Esse material é extremamente resistente e pode durar muitos anos, mesmo sob condições adversas. Por conta de seu custo mais elevado, é recomendado para aplicações específicas.
Pontos Positivos:
- É uma escolha mais indicada para ambientes agressivos;
- Material mais resistente;
Pontos Negativos:
- Custo mais alto que as plaquetas em alumínio;
- Superfícies curvas: Não é tão flexível;
Poliéster / Outro Material Flexível
Este material flexível é perfeito para superfícies curvas ou aplicações em ambientes internos com condições controladas, como escritórios. Ele oferece boa resistência a desgastes, além de ser mais fácil de aplicar em locais com formas irregulares.
Pontos Positivos:
- Em geral, é uma opção mais econômica;
- Grande flexibilidade: Plaqueta mais adequada para superfícies curvas.
Pontos Negativos:
- Baixa resistência;
- Durabilidade menor do que as plaquetas em alumínio ou aço inox;
O layout das etiquetas patrimoniais é totalmente personalizado, adaptando-se às necessidades específicas de cada cliente. Ele não é fixo ou imutável, podendo variar conforme as informações que a empresa deseja incluir. Já desenvolvemos etiquetas com diferentes configurações, como a inclusão de dois logotipos, ausência de logotipo ou mesmo numeração extensa.
A seguir, vamos listar as informações ideais que devem estar presentes nas etiquetas, como deve ser posicionado o logotipo da empresa e quais são as opções de disposição das informações.
Informações e logotipo
As principais opções oferecidas nos melhores fornecedores de etiquetas patrimoniais são:
- Placas com código de barras e logotipo (opção mais adotada no mercado);
- Placas com código de barras e sem logotipo;
- Placas somente com numeração;
Disposição das informações
- Logo ou texto na esquerda + código de barras ou QR Code na direita: opção mais usada no mercado;
- Logo ou texto no topo + codigo de barras abaixo;
- Logo ou texto na direita + código de barras ou QR Code na esquerda;
Padrão do código de barras e numeração
Sobre a sequência numérica, o mais recomendável é a empresa seguir uma sequência única de numeração,não importando o local ou a filial.
Em relação ao padrão do código de barras, o mais comum e recomendado para a identificação patrimonial é o GS1 - GRAI. Além disso, é muito importante, principalmente no caso de uma segunda compra, que o padrão anterior do código seja seguido.
Porque não comprar Etiquetas Patrimoniais somente com identificação numérica
Atualmente as etiquetas com somente identificação numérica não são recomendadas. Esse tipo de etiqueta às vezes é adotada por empresas com poucos bens e que fazem controles manuais.
Recomendamos que, mesmo que a empresa não vá utilizar o código de barras atualmente, ela compre etiquetas com essa opção. Isso porque as etiquetas com código de barras podem acompanhar o crescimento da empresa e se adequar a um controle via software de inventário patrimonial. Isso evita a necessidade de trocar as etiquetas no futuro.
Método de Fixação das Etiquetas Patrimoniais
A fixação das etiquetas de patrimônio é um aspecto importante para o sucesso do inventário patrimonial. Em diversas ocasiões, enfrentamos problemas devido à escolha inadequada de materiais para fixação, como adesivos ou colas, o que resulta na queda das etiquetas durante ou após o processo de inventário. Nada é mais frustrante do que concluir o trabalho e perceber que as etiquetas estão se desprendendo.
Aqui estão algumas dicas para fixar etiquetas patrimoniais:
- Limpe a superfície do ativo antes de aplicar a etiqueta: Isso ajudará a garantir uma fixação adequada.
- Aplique a etiqueta em um local plano e liso. Isso ajudará a evitar que a etiqueta se descole.
- Pressione a etiqueta firmemente por alguns segundos para garantir uma boa fixação.
Veja abaixo alguns dos métodos mais utilizados:
Autoadesivo
Outra opção bastante prática é a fixação com o método auto adesivo, que vem com um liner adesivo na parte traseira. Após remover o liner, a etiqueta é aplicada diretamente no bem.
Apesar da facilidade de uso, esse método possui menor resistência e exige cuidados especiais, como garantir que a superfície esteja limpa, sem poeira ou oleosidade, e evitar tocar na área adesiva com os dedos para não comprometer a aderência.
Cola
Para materiais rígidos, como alumínio ou aço inox, a cola de junta de motor é a mais recomendada. Ela oferece excelente durabilidade e vida útil. No entanto, é importante destacar que seu manuseio pode ser desafiador, exigindo atenção na aplicação para garantir a quantidade correta e um tempo adequado para fixação.
Essa cola demora para secar completamente, mas, uma vez fixada, sua remoção é extremamente difícil, o que pode ser problemático em casos de substituição de placas no futuro. O tempo de secagem total é de aproximadamente 24 horas, e é nesse período inicial que a placa pode ser removida com mais facilidade, caso necessário.
Rebite
Existe a fixação com rebites, que é altamente eficiente em ambientes extremamente agressivos. Este método requer a perfuração do bem para a aplicação dos rebites, o que pode ser inviável para determinados itens, pois pode danificá-los ou inviabilizar a fixação.
Além disso, o tempo necessário para perfurar e rebitar cada item pode tornar esse método menos prático em projetos de grande escala.
Software para Leitura: Por Que É Essencial?
O uso de um software de inventário é indispensável para uma gestão eficiente do ativo imobilizado. Ele proporciona grande agilidade tanto no processo de inventário quanto nas revisões físicas.
O Afixinv, software de inventário patrimonial da Afixcode, por exemplo, permite a leitura de etiquetas por meio da câmera de um smartphone, além de possibilitar a conexão de dispositivos Bluetooth, como leitores específicos para códigos de barras, que garantem maior rapidez e precisão na leitura, superando as limitações de algumas câmeras de celular em termos de qualidade de leitura e tempo de resposta.
O sistema é preparado para ler diferentes tecnologias de identificação, como código de barras, QR Code e RFID, utilizando a mesma plataforma. Essa versatilidade confere eficiência ao processo, reduzindo o tempo necessário para realizar o inventário e as revisões, além de minimizar erros humanos e prejuízos associados.
Antigamente, o inventário era realizado de forma manual, com anotações em papel e caneta, gerando pilhas de documentos que precisavam ser transcritos posteriormente. Isso resultava em muitos erros, como trocas de números e letras, devido à dificuldade de leitura ou interpretação das anotações feitas em campo.
Com o software, esses problemas são eliminados, já que ele realiza validações automáticas e assegura que a numeração e a descrição dos bens estejam corretas. Assim, o retrabalho é reduzido e os erros são minimizados.
Além disso, o software contribui para a sustentabilidade, eliminando o uso de papel, e oferece funcionalidades adicionais, como o registro da condição de uso dos bens. Durante o inventário, o técnico pode atribuir uma nota à conservação do bem, indicando eventuais avarias. Essa informação é registrada no sistema e pode ser complementada com fotografias do item, criando uma base visual para comprovar a condição do bem no momento do inventário.
Nosso software também é essencial para identificar divergências entre o controle físico e o contábil. Durante uma revisão física, ele permite identificar rapidamente quais bens estão em determinada localização, quais estão ausentes e até mesmo detectar itens que deveriam estar em outro local. Essas informações são tratadas de forma adequada dentro do sistema, garantindo maior confiabilidade e rastreabilidade no controle do patrimônio.
Dentro da metodologia da Afixcode, utilizamos diferentes soluções, como o AFIXINV, focado no inventário, e o AFIXPAT ou AFIXBASE, voltados para a gestão do patrimônio. Esses softwares permitem que, em poucos minutos, seja possível obter uma visão completa dos bens inventariados, bem como resolver divergências e classificar os ativos de maneira confiável.
Por fim, a integração entre o software e os processos contábeis e físicos é fundamental para assegurar uma gestão patrimonial eficiente, eliminando discrepâncias e garantindo que todos os ativos estejam devidamente registrados e rastreados.
Perguntas e Respostas
Durante o Webinar “Etiquetas de Patrimônio: Como Escolher, Fixar e Otimizar a Gestão do Imobilizado” ministrado pelo nosso CEO, Glauco Oda em parceria com a Afixgraf, respondeu algumas dúvidas relacionadas às etiquetas de patrimônio. Confira!
Pergunta: Com etiqueta RFID, consigo ler todos os itens de uma mesma sala?
Resposta: Sim, é possível. No entanto, durante o primeiro inventário com RFID, a coleta de informações é feita individualmente, incluindo descrição, marca, modelo e número de série de cada bem.
Em revisões físicas, o processo é muito mais ágil. O sistema mostra na tela os itens esperados naquela sala. Com o leitor RFID, basta percorrer a sala para identificar os itens presentes. O sistema marca os bens encontrados com um sinal verde (revisado). Caso algum item seja detectado em um local errado, ele é marcado como divergente (amarelo). Bens esperados que não forem encontrados recebem um X vermelho (não encontrado).
Pergunta: Qual o custo médio para implantar tags RFID?
Resposta: O custo das tags RFID varia de acordo com a quantidade e a distância de leitura necessária. Em média, tags metálicas custam entre R$5,50 e R$4,90 por unidade, enquanto tags não metálicas ficam entre R$2,50 e R$2,00. Comparativamente, as placas de alumínio têm custos menores, variando em torno de R$2 por unidade.
Pergunta: O RFID é apenas por antena ou pode ser lido manualmente?
Resposta: O RFID pode ser utilizado com antenas fixas, como no caso de pedágios "Sem Parar", ou com leitores móveis, semelhantes a pistolas, que permitem ao técnico fazer a leitura manual. Além disso, as etiquetas RFID incluem uma numeração visível impressa, permitindo a leitura manual sem um coletor, embora a tecnologia perca parte de sua eficiência nesse caso.
Pergunta: Estou trocando as etiquetas, mas não quero danificar os bens ao remover as antigas. O que fazer?
Resposta: Para evitar danos aos bens, muitas empresas optam por criar uma nova etiqueta com layout, cor ou logotipo diferentes e fixá-la próxima à etiqueta antiga. Embora isso resulte em dois identificadores no bem, o novo layout indica qual etiqueta é válida. Além disso, o sistema permite registrar tanto o número anterior quanto o novo, garantindo redundância.
Adquira suas etiquetas patrimoniais e tenha um controle eficiente de seus ativos!
Neste artigo, você aprendeu tudo o que precisa saber sobre etiquetas patrimoniais. Você sabe quais são os tipos de etiquetas disponíveis, como escolher o método de fixação correto e como cuidar das suas etiquetas patrimoniais. Agora que você está informado, é hora de iniciar ou melhorar a identificação dos seus ativos!
Contamos com uma equipe especializada para auxiliar você na escolha da melhor etiqueta de patrimônio para a sua empresa, com ampla experiência em soluções para ambientes agressivos, como indústrias, e também em projetos para implantação de identificação com Etiquetas RFID. Conheça nossas soluções em Identificação Patrimonial ou entre em contato com nossa equipe.
👉 Identificação Patrimonial: Importância e Tipos de Placas
👉 O que é e para que serve um leitor de RFID?
👉 Etiquetas RFID no Controle Patrimonial
6 Comments
Excelente! Ajudará muitos profissionais. Mais uma fonte de pesquisa.
Ótimo artigo, tem me ajudado a ficar sempre atualizada.
Ótimo material, tem mim ajudado muito no gerenciamento do patrimônio da Secretaria Estadual de Planejamento e Gestão – PE.
Olá Djama! Agradecemos seu feedback, que bom que nosso material foi útil para você!
Atenciosamente,
Equipe Afixcode
Em caso de roubo, o dispositivo poderá ser rastreado em outra cidade/estado?
B