6 Motivos para se Investir em um Software de Inventário Patrimonial
Contar com um bom Software de Inventario Patrimonial pode fazer diferença não somente no momento do inventário físico, mas em toda gestão do imobilizado e até mesmo nas decisões estratégicas da sua empresa.
Quem trabalha com o controle de ativo imobilizados precisa lidar com diversas situações comuns na rotina de uma empresa que para quem é de fora do setor podem parecer questões de pouca relevância, mas que na verdade podem gerar um grande impacto quando trata-se de manter a organização do controle dos bens.
Só para citar alguns exemplos...
Quem já não passou por uma reunião que faltaram cadeiras e um colaborador teve que ir a outra sala, pertencente a outro centro de custo e local, pegou uma cadeira que estava vazia emprestada e depois não devolveu? Ou devolveu a um setor diferente?
Ou aquela situação onde é feito a transferência de diversos ativos de alto valor de um setor para o outro, é solicitado ao setor de serviços gerais a transferência, é feito o termo de transferência, ou seja, todo o processo é feito de forma correta e alguém esquece de enviar a documentação para a contabilidade?
Ainda, há também situações onde pela sua própria regra do negócio, um hospital por exemplo, precisa movimentar diversos ativos em curto período de tempo (não possibilitando assim enviar todas as informações em tempo hábil para o referido setor contábil patrimonial) e isso acaba por gerar inconsistência entre os dados físicos com as informações registradas na contabilidade?
Além disso, quem nunca se deparou com bens que ficaram sem etiqueta patrimonial após alguém retirar a identificação ou deixá-la jogada em algum lugar?
Ou até mesmo aquele colaborador que tenta ser “gentil” com o setor contábil patrimonial e acaba por colar as plaquetas jogadas em um patrimônio errado?
É, meu amigo, essas e outras situações deixam o responsável pelo setor patrimonial de cabelos em pé e a beira da loucura, não é mesmo? E invariavelmente, leva ele a se perguntar:
“Será que as informações gerenciais patrimoniais da empresa estão sendo apresentadas de forma realmente fidedignas e comparáveis?”
Por esses e por outros motivos que separamos neste artigo 6 motivos para se adquirir um Software de Inventário Patrimonial. Continue lendo e confira!
1. Ganho de agilidade no processo de levantamento e atualização das informações:
Com um software de inventário patrimonial você pode evitar aquele estresse de levantar todas as informações em uma planilha em Excel, ou pior, anotar um a um em uma prancheta para depois passar tudo para o sistema de patrimônio ou de controle físico, levando a um processo moroso e que exige várias horas extras de trabalho. Chato né?
Os melhores softwares do mercado hoje possibilitam o serviço em tempo real, onde levanta-se as informações em campo e automaticamente se atualiza o sistema de patrimônio ou sistema de controle físico dos bens de forma rápida e sem a necessidade de replicar o trabalho (fazendo em campo para depois fazer no escritório). O inventário em campo pode ser acompanhado em tempo real pelo gestor.
2. Redução de riscos e prejuízos com o processo de inventário:
Quando a empresa não possui um software de controle patrimonial normalmente envia para o seu colaborador aquele iPad de alto valor agregado, colocando-o em campo para a o registro em Excel das atualizações que estão na contabilidade. O colaborador, na correria de se abaixar para ver a placa, de levantar móveis e equipamentos, dentre outros processos, em um descuido derruba o equipamento e a primeira palavra que vem à cabeça é: “Nossa, e agora?”
Um software moderno de inventário patrimonial permite que os colaboradores utilizem seus próprios celulares para realizar o inventário em campo. Isso reduz a necessidade de investimento em equipamentos caros e garante um aumento na escalabilidade do inventário, pois um maior número de colaboradores pode colaborar na realização do inventário. Além disso, a própria câmera do celular serve de leitor para as etiquetas de código de barras e o software reconhece as plaquetas automaticamente, o que garante uma alta performance do inventário.
3. Tornar o processo mais sustentável para o meio ambiente
Quando a empresa decide não disponibilizar um tablet para seu colaborador para evitar as complicações citadas no tópico 2, a alternativa mais comum acaba sendo o uso de prancheta e papéis impressos com as informações atuais de cada ativo contidas na contabilidade.
Isso significa dezenas de folhas de papel, repletas de campos, divididas por centro de custos ou locais. Imagine a quantidade de papel gasto por cada inventário? E se o colaborador cometer erros em suas anotações? Além da possibilidade de gerar erros no controle dos bens, também acaba causando ainda mais gasto de papel.
Com um software de inventário você não economiza só tempo, mas você faz com que a empresa tenha uma cultura mais sustentável em relação aos recursos naturais e evita desperdícios de recursos financeiros com folhas que posteriormente serão descartadas.
4. Evitar os riscos de erros humanos:
Conforme citado nos exemplos acima, muitas empresas que não utilizam software de inventário patrimonial, utilizam pranchetas ou planilhas em Excel, que estão suscetíveis a erros de digitação ou escrita por parte do colaborador. Assim, caso ele cometa algum erro, a mesma informação incorreta será inserida no sistema de controle físico ou patrimonial.
Em um software de inventário patrimonial tudo é feito em tempo real: ao ler o código de barras da plaqueta de patrimônio as informações já aparecem na tela da mesma forma como está registrado na contabilidade. Assim, o colaborador pode revisar os dados que já foram levantados anteriormente ou, se necessário, modificar para atualizar o registro. Esse processo elimina a possibilidade de erros relacionados às numerações de locais ou de centros de custos, entre outros. Todas as informações já estarão disponíveis, cabendo à você unicamente atualizá-las com o sistema em mãos.
5. Possibilidade de encontrar uma gama de ativos que não estão registrados na contabilidade ou que só estão registrados na contabilidade
Com um sistema de inventário você consegue levantar todos os ativos que foram baixados contabilmente e que ainda estão na empresa (sobras físicas), podendo levar a tomada de decisões efetivas com relação a desmobilização deles ou a correção dessa baixa realizada (caso tenha sido baixada indevidamente).
Consegue-se também levantar informações de bens que existem fisicamente e que não foram registrados contabilmente de forma correta, podendo levar ao registro dessas aquisições no processo de inventário diretamente pelo sistema.
Ou até mesmo fazer o contrário, atualizar ativos que não foram baixados pela contabilidade e que não existem mais fisicamente (sobras contábeis). Tudo fica muito mais simples e rápido com um software de inventário.
6. Identificação de projetos que já estão ativados e ainda estão em andamento na contabilidade:
Com o levantamento em campo por meio de um software de inventário, pode-se analisar aqueles ativos comprados para referido projeto que foram registrados como imobilizado em andamento e por alguma divergência de informações entre setores não foram efetivados. Pode-se especificar em observações para a posterior retificação das depreciações do imobilizado.
E como todas essas questões são importantes para a estratégia e resultados da sua empresa?
Não é possível entender a importância de um bom software de inventário patrimonial sem se entender a importância das informações estarem de acordo com o princípio contábil da oportunidade, onde todas as informações devem estar tempestivas (em tempo útil, onde corre-se o risco de perder a importância da informação ou a comparabilidade) e íntegras (vinculado a realidade da informação registrada).
Manter as informações físicas atualizadas com as informações contábeis é o que garante a importância da informação contábil. Do contrário, ela estando errada ou atrasada, não serve para nada na tomada de decisões, por isso é muito importante saber se o que ocorre fisicamente está de acordo com o que está sendo registrado (muito voltado ao princípio da comparabilidade).
Um processo de inventário físico patrimonial equivocado ou demorado pode acarretar trabalho e tempo perdido e, dependendo da realidade do negócio, em questão de semanas as informações já podem estar desatualizadas. Então, é importante quando se levanta informações físicas, que elas sejam feitas de forma eficaz, de modo que venham agregar valor para os tomadores de decisões.
Informações físicas divergentes das informações contábeis podem inflar investimentos em imobilizado, caso estejam a maior na contabilidade, aumentando assim os ativos e consequentemente gerando retornos menores para os acionistas ou proprietários, comparados aos seus investimentos, obrigando a empresa a se esforçar para ter um desempenho muito superior ao que teria se a contabilidade estivesse correta. Da mesma forma, que registros a menor na contabilidade mostram aos proprietários uma posição errada da empresa, onde eles imaginam estar tendo um retorno superior ao que realmente estariam tendo se esses ativos estivessem registrados.
A empresa que não tem um bom controle de suas informações físicas está mais sujeita a insegurança patrimonial, a furtos e perdas de ativos, pois não consegue identificar o que realmente possui fisicamente e pode até mesmo ter registrado ativos que foram furtados na empresa.
Além disso, às vezes, a empresa pode ter registros contábeis de itens em centro de custos errados, falta ou registro impreciso dos responsáveis por esses ativos, localizações incorretas, entre outras inconsistências que impossibilitam a cobrança de qualquer pessoa ou setor sobre a responsabilidade desses ativos.
Por esses e outros motivos aconselhamos que tenham um bom software de inventário patrimonial. Uma contabilidade errada tira toda a validade das informações, gerando dados que não ajudarão em nada na tomada de decisões e gastos desnecessários com ativos não utilizáveis que poderiam ser identificados com um software e descartados em um processo de saneamento, reduzindo assim os gastos da corporação com espaço para ativos inutilizáveis.
E você o que está esperando para agilizar o seu processo de inventário patrimonial e deixar suas informações dos seus ativos mais corretas e tempestivas? Conheça agora o AfixInv, software de inventário patrimonial da Afixcode para dispositivos Android e confira na prática todos os benefícios de um inventário moderno e completo!
