Na era em que vivemos, gerir adequadamente as informações da sua empresa é um fator que permite a otimização de investimentos (economia) e até mesmo prevenção de multas, por este motivo, o controle patrimonial se faz essencial para essa organização.

De fato, esse controle deveria ser feito adequadamente desde o nascimento de uma microempresa até o momento que ela cresce ou é comprada por outra empresa ou um grupo.

Para entendermos melhor a importância do controle patrimonial, vamos colocá-lo sob três aspectos:

1. Aspecto legal:

Manter as contas da empresa em dia é importante, mas prezar pela transparência no controle patrimonial é fundamental. Quando o controle patrimonial não é feito de forma correta pode resultar na omissão de receita. E pelas leis brasileiras, isso é entendido como contravenção, passível de instauração de processos administrativos e fiscais com possível aplicação de multa e cobrança de impostos.

2. Aspecto Prático:

Ao fazer o controle patrimonial de forma incorreta ou mesmo optar por não fazê-lo, a empresa fica incapaz de administrar seus bens adequadamente. Por isso, a maioria dos negócios não conseguem mensurar suas possíveis perdas anuais por desvios de equipamentos e roubos.

3. Aspecto de valor de bens:

O descontrole patrimonial faz com que os proprietários e acionistas saiam prejudicados em eventuais situações de vendas, seja de ativos, ou da empresa como um todo. Isso porque a empresa não será capaz de mensurar corretamente o valor de cada um dos bens que a empresa detém, como maquinários e equipamentos em geral.

E para estar de acordo com todos esses aspectos citados acima, nada melhor do que ter uma ferramenta que te auxilie nisso, e um software que controle tanto a parte física quanto as contábeis, fiscais e societárias te auxiliará muito bem.

E a partir de agora vamos citar algumas razões para investir em um software que controle todo seu patrimônio.

Razões para Investir em um Sistema de Patrimônio

1ª Razão: Conseguir fazer uma pré-diagnóstico:

Um bom sistema patrimonial permite que você verifique e acompanhe possíveis fragilidades em sua base contábil, para que desta forma seja possível resolver e aperfeiçoar de antemão o controle patrimonial. Por exemplo: ter uma opção de Status e saber quando determinado ativo estiver desatualizado baseado em algumas informações pré carregadas anteriormente.

2ª Razão: Definir um plano de ação e melhor gestão geral do patrimônio:

Um dos benefícios em ter um sistema de controle patrimonial é que ele facilita a definição de ações entre as equipes e projetos, como:

• Determinação e acompanhamento de solicitações para orientar sua equipe: tanto a de inventário quanto a dos analistas contábeis participantes dos projetos;
• Definição do cronograma de trabalho organizando como ele vai decorrer e por onde irá começar;
• Estabelecimento de quais serão as etapas a serem seguidas;
• Acompanhamento em tempo real o andamento do trabalho de forma online.

3ª Razão: Realizar a validação dos dados:

Ter a possibilidade de verificar e autorizar um novo cadastro contábil já previamente revisado pelo usuário responsável. Ou seja, realizar um “de-pára” feito pelo sistema de forma automática e mais assertiva.

4ª Razão: Facilidade em fazer o levantamento físico:

Ao utilizar um sistema de gestão patrimonial, há a possibilidade de fazer o levantamento físico e revisão de acordo com a base já cadastrada, ou ainda fazer um levantamento do zero utilizando o software como ferramenta principal.

Neste caso, podemos destacar o AfixInv, o aplicativo Android desenvolvido pela AfixCode, justamente para auxiliar em cadastros iniciais ou em futuras revisões do inventário físico. Além de facilitar todo o processo do levantamento, ele ainda é totalmente integrado aos outros sistemas de gestão patrimonial da AfixCode, como o AfixPat e AfixBase para controle físico dos bens.

5ª Razão: Gerar relatórios:

Ter a possibilidade de listar todos os bens cadastrados, depreciados, conciliados ou as sobras (físicas e contábeis) e assim manter um controle mais assertivo e correto dos ativos.

Além disso, um sistema de patrimônio oferece também a opção de gerar relatórios personalizados, ou seja, de acordo com a vontade do usuário ou a necessidade em cima de um sistema primário já utilizado na empresa.

6ª Razão: Fazer o controle societário:

Com um software que tenha todas as funcionalidades citadas acima já é de uma valia enorme, mas e se esse software além de tudo isso também oferecesse a opção de ter o cenário societário dos seus bens? Ou seja, o valor “real” da sua base e você conseguir não só saber o valor fiscal para declarar o imposto de renda, mas sim saber de fato o valor em ativos a sua empresa tem, e como estão controlando, ou se de forma correta, e se poderão recuperar parte desse valor de alguma forma com base em um teste de recuperabilidade “teste de impairment”.

7ª Razão: Poder fazer integração:

Um bom software de gestão patrimonial deverá dar ao usuário a opção de se integrar totalmente ao sistema principal de gestão da empresa, independente de qual seja. (Sistemas ERPs) evitando assim, um trabalho extra ao usuário pois o estaria poupando tempo se tivesse que atualizar tais informações manualmente.

8ª Razão: Programar manutenções preventivas:

O que é uma manutenção preventiva? Vamos supor que sua empresa necessita do trabalho de um maquinário que não pode parar de funcionar, pois, caso aconteça, afetará diretamente em sua produção. Como todo equipamento, esse maquinário precisa passar por manutenções, certo?

Contar com um sistema de patrimônio que avise o usuário da necessidade da manutenção preventiva neste equipamento reduz quase a zero a chance de um infortúnio desse ativo parar e afetar diretamente a produção da empresa.

9ª Razão: Contar com suporte e auxílio frequentes:

E por último, mas não menos importante, uma das razões para se contratar um bom sistema de patrimônio é poder contar com um suporte técnico ao seu lado. Ou seja, qualquer questão, dúvidas ou auxílio que necessite, Poder contar com uma boa equipe qualificada a quem possa recorrer, é de suma importância, pois não adianta ter um bom software se não souber manusear e não ter a quem pedir ajuda.

Por isso, quando for escolher o sistema, não deixe de verificar como é o suporte dele, se a empresa que o desenvolveu é uma empresa confiável e se lhe dá segurança quanto a isso.

Economize com um sistema de patrimônio

Podemos concluir assim que um sistema de controle patrimonial não é algo supérfluo que não tem “seu valor”, e sim é algo de muita valia e que pode auxiliar e ajudar muito a empresa a ter seu controle patrimonial mais efetivo e correto, fazendo assim a mesma poder economizar muito evitando compras desnecessárias, perdas e ou até furtos.