7 Dicas para Contratar uma Empresa Prestadora de Serviços de Ativo Imobilizado
Gerenciar o ciclo de vida de ativos imobilizados é uma tarefa complexa e crucial para qualquer empresa. A gestão eficiente desses bens pode reduzir custos, otimizar processos e aumentar a lucratividade. No entanto, contratar o serviço de gestão de ativos imobilizados ideal pode ser um desafio.
Você sabia que entre 30 a 40% dos trabalhos da Afixcode são para refazer projetos que fracassaram?
Sim, este dado é verdade. Foi por isso que a ideia de publicar esse artigo surgiu depois de muitos e muitos casos de clientes que nos procuram depois de terem contratado outras empresas que infelizmente não completaram o trabalho ou entregaram um serviço que posteriormente não foi aprovado pela auditoria / direção.
Portanto, o objetivo desse artigo é fornecer algumas dicas práticas para que a empresa não perca dinheiro e tempo na contratação de um serviço de controle patrimonial, e para que os responsáveis pela contratação não tenham seus empregos ameaçados devido a uma contratação equivocada.
- Dados de Mercado: O que quem contrata diz:
- Mas afinal, por que os projetos de Ativo Imobilizado fracassam e é necessário refazê-los?
- 7 Dicas para contratar uma empresa de Controle Patrimonial
- 1. Consulte e pesquise muito sobre o fornecedor
- 2. Verifique a estrutura da empresa (endereço)
- 3. Verifique quanto tempo a empresa está no mercado
- 4. Solicite a relação de funcionários que trabalham na empresa
- 5. Pergunte se a empresa tem alguma certificação de qualidade e suporte garantido
- 6. Peça amostras e referências de trabalhos já realizados no seu setor de atuação
- 7. Desconfie de preços muito abaixo do mercado e de prazos curtos demais
- Inventário Patrimonial Eficaz
- Conte com a Afixcode para a realização de projetos relacionados à Gestão do Imobilizado
Dados de Mercado: O que quem contrata diz:
- Qual a sua experiência com a contratação e realização de serviços de Inventário Patrimonial com prestadoras de serviços especializadas?
Com base na Pesquisa Cenário do Ativo Imobilizado 2023, quase metade das empresas 45,8% nunca optaram por terceirizar esse serviço. Além disso, 22,1% que já contrataram serviços de inventário enfrentaram dificuldades durante o processo.
Além disso, ao analisarmos somente as empresas que já realizaram a contratação de prestadoras de serviços especializadas, o total de profissionais que apontaram que tiveram problemas na contratação é de 40,8%. Esse dado deixa claro como é alto o volume de profissionais que acaba enfrentando problemas com a contratação deste tipo de serviço em suas empresas, evidenciando como não é incomum o descontentamento com a prestação de serviços dessa natureza.
- Qual sua experiência com a contratação de serviço de Inventário Patrimonial com prestadoras de serviços especializadas?
Mas afinal, por que os projetos de Ativo Imobilizado fracassam e é necessário refazê-los?
Veja abaixo os 4 principais motivos que fazem projetos fracassarem:
1. Escopo levantado de forma errada
Na hora de levantar o escopo do projeto, é importante não exagerar no escopo e nem economizar. Ou seja, confirme se o escopo não está superdimensionado ou subdimensionado.
O excesso ou falta de informações fazem toda a diferença para o resultado final, por isso, garanta que o fornecedor tenha muito bem detalhado na proposta como será o projeto e dimensione-o de forma correta.
2. Não seguir as boas práticas
Muitos projetos fracassam por que a empresa fornecedora falha em seguir as boas práticas para os projetos do imobilizado, como por exemplo:
- Escolher placas inadequadas para o negócio do cliente;
- Definições equivocadas em relação aos bens que são e não são objeto de inventário;
- Entre outros.
3. Erros de execução e problemas técnicos
Todas as etapas de projetos relacionados à gestão patrimonial devem ser feitas com muita cautela e atenção. Por isso, muitos projetos fracassam ao falhar na própria execução, seja no planejamento do projeto, no inventário, na conciliação, na avaliação, etc.
Na hora de contratar o fornecedor, é essencial observar a experiência dos profissionais que vão realizar o projeto.
4. Problemas Na Atualização Do Resultado No Sistema De Patrimônio
Após a conclusão de um inventário patrimonial, por exemplo, é necessário atualizar o sistema de patrimônio.
Infelizmente muitas empresas fornecedoras fracassam nesta etapa, pois esta etapa necessita muito planejamento e organização.
7 Dicas para contratar uma empresa de Controle Patrimonial
Por fim, aqui estão alguns itens que você precisa verificar antes de contratar uma empresa fornecedora.
Então, nossa recomendação é que você analise e compare as propostas e projetos de cada fornecedor seguindo cada um dos itens abaixo. Desta forma, você ficará mais perto de obter um projeto de controle patrimonial de sucesso.
1. Consulte e pesquise muito sobre o fornecedor
Não se deixe iludir por um site bonitinho, ou por uma proposta volumosa, ou por promessas de vendedor. Siga os passos abaixo para levantar o máximo possível de informações confiáveis sobre a empresa fornecedora do serviço:
- Consulte o site e a história da empresa;
- Consulte as referências comerciais – principalmente de empresas do mesmo ramo do que o seu;
- Consulte se a empresa está devidamente habilitada (CREA, CRA);
- Verifique a metodologia apresentada pela empresa;
- Verifique as avaliações do Google e o site Reclame Aqui para obter opiniões de outros clientes;
2. Verifique a estrutura da empresa (endereço)
Essa segunda dica já evita muitos problemas, eliminando as empresas virtuais. Se possível visite pessoalmente a sede ou filial da empresa que está analisando.
Se não for possível, apenas pergunte se você pode visitar a empresa e preste atenção na reação do vendedor. Outra opção é pesquisar no Google Maps e consultar o endereço do CNPJ da empresa.
3. Verifique quanto tempo a empresa está no mercado
Solicite uma cópia do contrato social e análise do objeto social da empresa. Desconfie de empresas que fazem de tudo, isto é, desde venda de produtos alimentícios até serviços contábeis.
4. Solicite a relação de funcionários que trabalham na empresa
Antes de contratar um fornecedor, é essencial entender como é o corpo técnico da empresa, ou seja, quem são os profissionais que vão executar o serviço na sua empresa.
Por isso, recomendamos que você peça a relação de funcionários da empresa fornecedora com a função e o ano de admissão dos profissionais. Além disso, verifique se a empresa tem engenheiros, contadores, técnicos nos seus quadros.
5. Pergunte se a empresa tem alguma certificação de qualidade e suporte garantido
Verifique se a empresa tem algum programa de certificação de qualidade (ISO-9001) e se é também auditada (interna ou externamente).
Além disso, verifique se a empresa oferece suporte para esclarecimento de dúvidas após a entrega do projeto. Obter esta garantia da empresa fornecedora é essencial para empresas que passam por auditoria externa.
6. Peça amostras e referências de trabalhos já realizados no seu setor de atuação
Peça amostras de relatórios ou referências específicas de outras empresas do mesmo ramo de atuação da sua empresa. Existe uma diferença enorme entre fazer uma universidade e uma indústria química ou montadora, verifique se as empresas fornecedoras comprovadamente já atuaram no seu segmento, principalmente se o seu setor for o industrial.
As melhores empresas possuem casos de sucesso em diversos segmentos do mercado, então, ao solicitar algum documento ou comprovação do serviço executado, sem dúvidas elas terão que apresentar de prontidão.
7. Desconfie de preços muito abaixo do mercado e de prazos curtos demais
O último ponto e talvez o mais polêmico, mas que não podemos deixar de citar é com relação ao preço. Não existe “preço baratinho” e serviço com qualidade, basta refletir quanto custa uma mão de obra qualificada e bem preparada (engenheiros, contadores, administradores, economistas) e quanto é a carga tributária em nosso país.
Desconfie muito de preços baixos, só existem duas possibilidades: ou o fornecedor não entendeu o escopo correto do projeto ou então a empresa não é qualificada. Em qualquer uma das situações você terá problemas, não adianta nada pagar barato, se posteriormente o trabalho não foi aprovado pela auditoria.
Além disso, desconfie também de prazos muito curtos, afinal, não existe milagre. Muitos fornecedores apresentam prazos incompatíveis para executar projetos complexos, logo, a conta não fecha: sem dúvidas o resultado final será mais um projeto fracassado sem nenhuma qualidade.
Inventário Patrimonial Eficaz
Um dos pilares da gestão de ativos imobilizados é a realização de um inventário patrimonial completo e preciso. Esse processo envolve a identificação, classificação, registro e avaliação de todos os bens da empresa, proporcionando uma visão geral do patrimônio.
Por fim, recomendamos que você assista este vídeo onde compartilho mais dicas práticas para você garantir sucesso no próximo projeto de inventário patrimonial:
Conte com a Afixcode para a realização de projetos relacionados à Gestão do Imobilizado
Com essas valiosas dicas, nossa intenção é oferecer a você as ferramentas necessárias para tomar decisões conscientes e informadas ao contratar serviços de ativo imobilizado. Ao seguir esses conselhos, você estará capacitado a fazer escolhas que minimizem os riscos de contratações desastrosas, que podem acarretar prejuízos significativos tanto para sua empresa quanto para sua trajetória profissional.
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