Um dos pontos que mais nos chamaram a atenção na pesquisa Cenário do Ativo Imobilizado no Brasil, realizada pela Afixcode, foi que quando perguntamos quais eram os desafios na gestão do imobilizado a cultura empresarial apareceu em primeiro lugar com quase 50% dos apontamentos.

Desde então, sempre que tenho a oportunidade, comecei a investigar mais a fundo com os gestores e profissionais da área esse tema e notei um padrão nas respostas, o que me inspirou a escrever esse artigo.

Cultura empresarial como desafio na gestão do imobilizado: quais são as vertentes?

O desafio representado pela cultura empresarial tem duas vertentes, continue a leitura para entender cada uma delas:

Desafio 1: subvalorização do controle do imobilizado

A primeira vertente é considerada histórica e vem de uma subvalorização deste tipo de controle ainda visto por alguns setores como não essencial ou sem grande importância.

Felizmente, desde 2007 com o processo de convergência contábil para as normas internacionais de contabilidade (IFRS) esse quadro vem mudando, tanto a contabilidade, como seus profissionais estão sendo mais valorizados e vistos como parte da estratégia para o alcance das metas desejadas. Nesse ponto, notamos que a cultura empresarial vem mudando para uma valorização da gestão do ativo imobilizado, mas em organizações mais tradicionais esse processo ainda é lento e um desafio para os profissionais que ali atuam.

Desafio 2: falta de mão de obra qualificada

A segunda vertente, mais citada e também apontada como um grande desafio, acaba se relacionando com outro ponto da pesquisa que é a falta de mão de obra qualificada.

Muitas vezes as normas e procedimentos existem, mas os profissionais que deveriam executar ou não possuem a qualificação adequada ou não estão engajados com o processo. Soma-se a isso ainda, a resistência para mudança da corporação/pessoas e problemas com a liderança.

Esse conjunto, cria uma cultura empresarial que representa um grande desafio na gestão do imobilizado uma vez que é preciso o engajamento de diversos setores da organização.

Como mudar a cultura empresarial para maior adesão da gestão do imobilizado

Mudar a cultura de uma organização é extremamente difícil e um processo na maioria das vezes lento.

Tudo começa com a liderança, com os gestores que devem ser os primeiros promotores da mudança. Ainda usando os dados da nossa pesquisa, cruzamos as informações para ver o impacto do hábito de análise dos relatórios patrimoniais por parte da Alta Gestão (Presidência, Diretoria ou Gestores), no que os gestores perceberem como desafios. Notamos que nas empresas onde o envolvimento da liderança é maior, a Cultura Empresarial deixa de ser o maior desafio, que passa a ser Sistemas que não atendem as necessidades com 45,71%.

Já nas empresas onde a Alta Gestão não analisa os relatórios patrimoniais, aumenta para 64,29% o número de respondentes que apontam a Cultura Empresarial como maior desafio. Isso nos comprova como o envolvimento da liderança é essencial para propagar a importância da gestão do ativo imobilizado nas organizações, para que a Cultura Empresarial deixe de ser uma dificuldade, mais sim uma aliada na visão dos gestores.

Depois da aderência por parte da liderança, existe a necessidade de uma ação coordenada tanto do departamento de recursos humanos como das áreas envolvidas, no caso a contabilidade, para a divulgação, conscientização e educação dos colaboradores.

Por fim, chegamos às normas e procedimentos, as definições das políticas que devem estar formalizadas e adequadas para o grau de maturidade tanto da organização, quanto para as pessoas envolvidas no processo.

Listamos abaixo nossas principais dicas para as empresas de acordo com o nível de maturidade na gestão do imobilizado.

Dicas para empresas com menor maturidade na gestão do imobilizado

Em empresas menos maduras, é recomendável processos mais simples, menos controles, o básico bem feito. Para empresas que estão nessa fase, os principais passos são:

1. Preparar uma equipe responsável
2. Treinamentos com regularidade
3. Definir um processo de imobilização para as novas aquisições (mesmo que informal)
4. Realizar o inventário patrimonial
5. Realizar a manutenção do imobilizado em sistema específico ou em planilha de controle patrimonial

Controles básicos para começar a implementar a gestão do imobilizado

1. Ferramenta: Diagnóstico do nível de excelência da gestão do ativo imobilizado
2. Kit especial: Checklist do inventário patrimonial passo a passo
3. Manual de emplaquetamento e identificação de ativo fixo
4. Ferramenta: Planilha para controle do ativo imobilizado
5. Pesquisa: Cenário do ativo imobilizado 2020

Dicas para empresas com maior maturidade na gestão de ativos

Já em organizações mais maduras, pode-se então aumentar os controles, refinar e aprimorar os processos e buscar novas tecnologias para o ganho de performance.

As principais sugestões para empresas com maior maturidade mais que ainda lidam com o desafio da Cultura Empresarial, seriam:

1. Ter política de imobilização bem definida, normas e procedimentos com relação ao imobilizado e definição de padrões de emplaquetamento
2. Reciclagem anual da equipe contábil: Contratação de treinamento interno com instrutor especializado ou incentivo aos colaboradores para realizar cursos externos
3. Treinamento no onboarding de novos colaboradores (todos) com instruções básicas sobre o controle do imobilizado
4. Treinamento de reciclagem anual dos colaboradores reforçando os gaps identificados
5. Implantação do termo de responsabilidade nos inventários / revisões físicas
6. Uso de endomarketing para disseminar importância do imobilizado e as boas práticas no controle. conservação e manutenção dos ativos
7. Adoção de sistema especialista em controle patrimonial: Facilita que os principais controles sejam colocados em prática e assim proporcionam maior aderência por parte de gestores até pela liderança, que tem acesso a relatórios completos e que proporcionam diversas informações para tomada de decisões.

Planeje-se

Como vimos, a mudança de cultura de uma organização é um processo lento e trabalhoso, por isso nossa recomendação é muito planejamento e o envolvimento de toda a liderança para o êxito desse projeto.

Quer entender mais como fazer o planejamento do inventário e saber tudo sobre a execução deste serviço? Converse com um de nossos especialistas, estamos à disposição para te ajudar: [email protected] ou (11) 2888-4747.