A decisão de contratar um inventário patrimonial vai além da agenda: ela exige planejamento, conhecimento do cenário do setor e clareza sobre o nível de maturidade da sua gestão patrimonial.
Segundo a 4ª edição da pesquisa Cenário do Ativo Imobilizado 2025, realizada pela Afixcode com 285 respondentes de todo o Brasil, 54,2% das empresas realizam inventários anuais, mas 25,5% ainda não possuem nenhuma política de inventário definida.
Neste artigo, reunimos nossa visão e experiência em mais de 1.800 projetos realizados com os dados mais recentes do setor, para ajudar você a tomar essa decisão com mais clareza e segurança. Continue a leitura!
Qual é o melhor momento para contratar o serviço de inventário?
Não existe um mês melhor do que outro. A recomendação que fazemos para clientes que realizam o inventário de bens patrimoniais periodicamente é: se possível, priorize o primeiro semestre.
Historicamente, a demanda é menor no primeiro semestre. Isso significa mais disponibilidade de agenda, mais tempo para analisar os resultados com calma e, geralmente, um investimento menor em comparação ao segundo semestre.
Quando as empresas costumam contratar
O pico de demanda acontece tipicamente entre julho e outubro. Empresas que deixam para novembro e dezembro costumam enfrentar dois problemas ao mesmo tempo: preços mais altos e agenda disputada, o que eleva o estresse operacional sem necessidade.
Motivos para fazer um planejamento e contratar com antecedência
Se o inventário precisar ser realizado no segundo semestre, a recomendação é contratar com antecedência. Alguns clientes nos procuram logo no início do ano, diluem o pagamento ao longo dos meses, o que favorece o fluxo de caixa e chegam ao final do ano com datas já reservadas e sem pressão de agenda.
O planejamento antecipado também viabiliza outros resultados: permite identificar possíveis inconsistências na base cadastral com antecedência e reduz o custo de logística, já que é possível negociar tarifas de transporte significativamente melhores do que nas contratações de última hora.
Quando se deve contratar um serviço de Inventário e regularização do Imobilizado?
Organizamos a resposta em três partes: o que a legislação exige, o que os dados de mercado mostram e nossa recomendação com base em mais de 25 anos de experiência.
O que a legislação diz
Nossa legislação não obriga a realização do inventário do ativo imobilizado anualmente. A norma exige a avaliação dos ativos no mínimo uma vez ao ano e indica que ela deve ser realizada sempre que houver indícios significativos de mudança no valor dos bens.
Na prática, empresas com gestão mais estruturada realizam o inventário anualmente ou a cada 2 a 3 anos, os ciclos mais comuns no mercado brasileiro. Há, porém, um grupo que realiza o levantamento apenas quando a auditoria externa aponta alguma ressalva, o que representa um risco operacional e contábil considerável.
Benchmarking: as práticas atuais do mercado
Anualmente realizamos a Pesquisa Cenário do Ativo Imobilizado 2023, que é um estudo dedicado para levantar dados sobre a área de patrimônio em empresas de todo o Brasil.
De acordo com o relatório dessa pesquisa, observamos as seguintes informações do setor sobre a frequência de realização do inventário patrimonial:
Benchmarking: as práticas atuais do mercado
A 4ª edição da pesquisa Cenário do Ativo Imobilizado, com 285 respondentes de empresas de diferentes portes, segmentos e regiões do Brasil, traz dados importantes sobre como as organizações estão gerenciando seus ciclos de inventário.
A maior parte das empresas mantém a frequência anual
De acordo com a pesquisa, a maioria das empresas (54,2%) realiza o inventário de forma anual.
Essa frequência reflete uma cultura organizacional sólida de controle patrimonial. Vale destacar, porém, que 25,5% das empresas ainda não possuem nenhuma política de inventário definida e que 6,5% realizam o levantamento apenas a cada 4 ou 5 anos. Deixar esse intervalo se estender aumenta significativamente o risco de inconsistências nos registros contábeis e nas auditorias externas.
Qual a frequência de realização do Inventário Patrimonial em cada segmento de atuação?
A análise por segmento da 4ª edição da pesquisa, revela diferenças expressivas na maturidade do controle patrimonial. Bancos e Instituições Financeiras, Hotéis e Órgãos Públicos lideram com 100% de realização anual, reflexo da alta exigência regulatória e de auditoria nesses setores. Hospitais e Saúde aparecem na sequência com 81,8% de frequência anual, e Comércio e Educação com 66,7%.
No outro extremo, os setores de Indústrias Diversas (28,1%) e Varejo (11,1%) registraram os menores índices de realização anual. Nesses segmentos, é comum encontrar empresas que ainda não formalizaram um ciclo de inventário, o que aumenta o risco de inconsistências nos registros patrimoniais ao longo do tempo.
Outro dado relevante trazido pela pesquisa: 68,4% das empresas ainda conduzem o inventário com equipe interna, enquanto 22,5% contratam uma empresa especializada e 9,1% não realizam nenhum tipo de inventário ou revisão física. Esse cenário mostra que, apesar da conscientização crescente sobre a importância do processo, muitas organizações ainda subestimam os riscos de conduzir um levantamento complexo sem apoio técnico especializado.
O serviço de inventário é uma das principais prioridades de investimento em gestão patrimonial
A pesquisa também mapeou como as empresas pretendem alocar seus investimentos em gestão patrimonial nos próximos 12 meses. O Serviço de Inventário aparece como a segunda maior prioridade, citado por 26,2% dos respondentes, ficando atrás apenas das Placas de Patrimônio (27,6%). Outros itens de destaque: Software de Inventário (18,9%), Software de Patrimônio (17,8%) e Avaliação Patrimonial (17,5%).
Vale destacar também o crescimento expressivo das Tags RFID: 13,8% das empresas planejam investir nessa tecnologia nos próximos 12 meses — quase o dobro dos 7,2% registrados em 2023, refletindo uma aceleração relevante na adoção de soluções tecnológicas para controle de ativos.
A nossa melhor resposta
A melhor resposta, na verdade, é: depende do nível de maturidade da sua gestão patrimonial.
Se a empresa tiver normas e procedimentos formalizados, política de imobilização estruturada e baixa movimentação de bens, realizar o inventário a cada 3 anos é bastante razoável.
Se o controle for menos maduro, houver alta movimentação de bens ou falhas recorrentes no processo de imobilização, o ciclo mais adequado é a cada 2 anos ou anualmente.
Muitas empresas que contratam a Afixcode optam por um plano de revisão plurianual: no Ano 0, realizamos o inventário completo; nos Anos 1 e 2, conduzimos revisões por amostragem; no Ano 3, retomamos com o inventário completo. Esse ciclo traz vantagens concretas:
- Valor total menor, com pagamentos mensais diluídos
- Suporte técnico contínuo ao longo de todo o contrato
- Benefícios e condições exclusivas para clientes nessa modalidade
- Agenda garantida, sem pressão de última hora
Planeje-se
Se existe uma resposta que resume tudo o que exploramos neste artigo, ela é: planejamento.
Empresas que planejam o inventário com antecedência obtêm resultados melhores, tanto financeiros (menores custos, melhores tarifas de logística, diluição do investimento) quanto operacionais (menos retrabalho, agenda garantida, menor desgaste da equipe).
Como a Afixcode pode ajudar
Com mais de 25 anos de experiência e +1.800 projetos realizados em empresas de diferentes portes e segmentos, a Afixcode é especialista em ajudar organizações a estruturar e executar o inventário patrimonial no momento certo, com método, tecnologia e conformidade.
Nosso serviço de inventário físico patrimonial contempla desde o planejamento e o levantamento em campo até a conciliação físico-contábil e o saneamento da base cadastral. Para empresas que buscam um ciclo de controle contínuo, oferecemos planos de revisão plurianuais que combinam inventário completo e revisões por amostragem, com pagamentos diluídos e suporte técnico durante todo o contrato.
Nossa metodologia é certificada pela ISO 9001 e nossos indicadores refletem o compromisso que assumimos com cada projeto: NPS 78 e 98% de satisfação dos clientes. Cuidamos do patrimônio da sua empresa como se fosse nosso.
Quer entender mais como fazer o planejamento do inventário e saber tudo sobre a execução deste serviço? Converse com um de nossos especialistas, estamos à disposição para te ajudar: [email protected] ou (11) 2888-4747.
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