Nos dias atuais é praticamente impensável realizar um inventário do ativo imobilizado da mesma forma na qual comecei minha carreira há mais de 20 anos atrás. Lembro-me que naquela época, nossos materiais de trabalho eram basicamente papel, caneta e prancheta. Impossível imaginar fazer um inventário de ativos assim atualmente, não é verdade?

Obviamente as limitações eram visíveis, a quantidade de informações coletadas eram bem menores do que as atuais e os erros e problemas eram constantes. Entre eles, era bastante comum a perda de folhas, informações ilegíveis, erros de digitação, etc.

Felizmente a tecnologia evoluiu muito e hoje temos sistemas robustos com recursos avançados que aumentam a confiabilidade e produtividade do inventário físico. Porém, mesmo nos dias atuais há muita diferença entre os softwares para realização do inventário e escolher uma boa aplicação pode fazer toda a diferença em diversos aspectos, tanto em relação a no tempo gasto para realizar o inventário, quanto na qualidade das informações coletadas.

Por isso, nesse artigo irei comentar 15 recursos que considero essenciais que um bom software de inventário patrimonial deve ter. Confira!

Recursos Essenciais em um Software de Inventário Patrimonial

1. Campos diversos para coleta de informações:

Dado a riqueza de informações que temos atualmente, o software de inventário deve ter campos para capturar as informações mais relevantes para o controle patrimonial (descrição, marca, modelo, número de série, tag, dimensão, capacidade, ano de fabricação, motor, RPM)

2. Campos para informações gerenciais:

Geralmente esses campos são referenciados de tabelas pré-alimentadas (exemplo: filial, centro de custo, local, responsável, unidade de negócio, projeto, agrupamento).

3. Campo de condição de uso:

O campo “Condição de Uso” merece um destaque especial nessa lista pois é através dessa informação que o técnico irá mensurar o estado de conservação do bem.

4. Campo de descrição padrão:

O recurso de descrição padrão aumenta a produtividade da equipe durante a realização do inventário e também auxilia na padronização das descrições dos bens.

5. Leitura do código de barras / QRCode:

Além do recurso de leitura do código de barras, outro recurso interessante é a possibilidade de leitura de QR Codes, pois muitos equipamentos já estão vindo com esse código e muitas empresas optam por esse tipo de código em suas etiquetas patrimoniais.

6. Suporte para RFID:

Embora o código de barras ainda seja o padrão de mercado, ter um suporte a tecnologia RFID é um recurso desejável, visando principalmente a maximização do investimento no software.

7. Suporte para fotos:

Fotografar os bens é um recurso essencial e extremamente útil para a validação do inventário patrimonial.

8. Modo de funcionamento (online / offline / ambos):

Alguns sistemas somente funcionam online, outros somente offline, o ideal é ter um sistema que funcione em ambas situações e que você possa escolher a forma de operação de acordo com as melhores condições do local. Nem sempre é possível ter acesso a uma internet com boa velocidade. Por isso, é importante contar com a opção de sincronização offline após o término do inventário.

9. Geolocalização:

Esse recurso permite salvar as coordenadas (latitude e longitude) do bem via GPS, facilitando a localização do mesmo.

10. Número antigo / base auxiliar:

Em alguns inventários em que ocorre a substituição das placas de patrimônio, o recurso de captura do número antigo e utilização de base auxiliar (histórica) aumenta muito a produtividade do inventário.

11. Duplicação de bens:

Em um inventário, é comum encontrar diversos bens do mesmo tipo, como cadeiras, mesas, armários, entre outros. Nesses casos, a possibilidade de duplicar os bens é desejável para aumentar a produtividade do inventário.

12. Interface de dados:

Trata-se do recurso de Importação / exportação ou integração direta com outros sistemas. O sistema de inventário deve ser fácil para carregar dados de uma base, o que facilita muito os processos de revisões do imobilizado, bem como ter a possibilidade de exportar os dados facilmente após o término do inventário para carregá-los em outros sistemas e dar continuidade à gestão patrimonial.

13. Configurações de parâmetros:

Possibilidade de configuração de campos obrigatórios, campos visíveis, entre outros recursos. Esse tipo de detalhe ajuda muito na padronização do inventário e garantia de que todas as informações essenciais serão coletadas.

14. Multiusuários e trilhas de auditoria:

Recursos que permitem identificar o responsável pelo inventário e as informações modificadas.

15. Diversidade de hardwares:

Por último, porém, não menos relevante, um quesito que é importante ser lembrado é o hardware, ou seja, os equipamentos necessários para que o sistema seja instalado e funcione. O ideal é que o sistema rode em modelos diferentes de dispositivos de diversos fabricantes, pois quanto maior a variedade, menor tende a ser o custo do investimento em hardware já que é possível aproveitar os próprios aparelhos que a empresa já possui.

Conclusão

Nesse artigo comentamos os 15 recursos essenciais que um bom Software de Inventário Patrimonial deve possuir para garantir uma boa produtividade e até mesmo menor investimento em equipamentos ou em retrabalhos no seu inventário. Já analisou se a solução que a sua empresa usa ou pretende contratar possui todos esses recursos?

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