Setor de Patrimônio nas Empresas: O que Faz e Quais os Maiores Desafios

A gestão de patrimônio é um processo extremamente relevante para as diversas categorias de empresas, pois ela apoia a administração da compra de material, equipamentos e insumos.

Contando uma boa gestão, é viável controlar a validade desses elementos e analisar o estado organizacional da instituição por meio do setor de patrimônio de uma empresa. Entretanto, muitos gestores ainda se sentem inseguros em permanecer com o comando deste setor, sobretudo se isso nunca tivera acontecido.

Neste artigo, vamos falar detalhadamente sobre como obter uma boa gestão do setor de patrimônio para seu negócio. Siga a leitura e confira!

Quais são as atribuições do setor de patrimônio?

O patrimônio de uma empresa deve ser analisado detalhadamente, e cada bem deve ter em sua identificação quais são suas funções, em quais setores ficam e qual sua natureza.

Para ter este levantamento, as empresas podem estabelecer um setor de patrimônio próprio ou então fazer a contratação de terceiros para ajudar na gestão.

O setor de patrimônio tem como funções:

• Instruir, estruturar, controlar e supervisionar o cadastro dos bens patrimoniais;
• Avaliar a conveniência de equipamentos novos, impedindo a aquisição dos que não tem necessidade ou menos apropriados à produção;
• Inspecionar e verificar o conserto e assistência de manutenção dos bens.

Controle patrimonial

• A gestão patrimonial fica incumbida por adquirir os bens, acompanhar o fluxo do mesmo e dar baixa nos patrimônios;
• A compra: o colaborador responsável pela gerência patrimonial recebe a nota fiscal e registra o ponto onde está, o número patrimonial e a descrição complementar. Ele preenche uma ficha (ou digita o item no programa próprio) e envia o bem ao setor que fez a requisição;
• O fluxo: o responsável deve anotar o trajeto feito pelo patrimônio dentro ou fora ou da instituição em ficha exclusiva;
• Dar baixa: quando é dada a baixa, o bem não faz mais parte do patrimônio da empresa. Dessa forma, deve ocorrer uma baixa física (obrigação do setor patrimonial) e também, simultaneamente, uma baixa contábil, realizada pelo contador.

Em grande parte das empresas, os encarregados pelo patrimônio devem realizar um inventário com frequência (geralmente anualmente ou a cada 2 anos).

Inventariar, sendo assim, refere-se a analisar, a partir do cadastro de todo o patrimônio organizacional, se cada um dos bens permanece na área a que foi indicado e qual o seu estado de conservação.

Quando um patrimônio não é detectado, o responsável pelo bem precisa informar o setor de patrimônio sobre essa ocorrência. É possível saber quem é o responsável por cada bem conferindo o termo de responsabilidade no cadastro do mesmo.

Como montar um setor de patrimônio de uma empresa?

O setor de patrimônio de uma empresa é uma área extremamente relevante para a otimização organizacional, especialmente para as de pequeno e médio porte, pois seus bens monitorados e estruturados estão aptos a gerar um desenvolvimento mais sólido e confiável.

Veja abaixo os pilares centrais para começar já a sua estruturação de setor patrimonial em sua instituição:

1. Capacite uma equipe com colaboradores do ramo

A primeira etapa precisa ser a formação de uma equipe qualificada que pode ser preparada de maneiras variadas, como terceirizar o serviço, contratar profissional de know-how, ou realizar um treinamento interno para os funcionários.

As organizações de porte médio geralmente contratam uma empresa de assessoria que ministra um treinamento ou curso para um colaborador, para que o mesmo efetue a atualização dos ativos.

Veja também:
👉 Curso de inventário físico online
👉 Cursos da AFIXCODE

2. Informatize a gestão de ativos

Um sistema para controle de ativos é um instrumento valioso para gestão do seu patrimônio, pois com ele é viável receber mais dados, reduzir prejuízos, evitar erros, elevar a produtividade, automatizar tarefas e além disso concede que a organização se doe mais aos pontos estratégicos e gerenciais, deixando as operações para o software.

Assim, as empresas de todos os portes podem contar com soluções eficientes e econômicas, livrando-se da utilização de planilhas.

Veja também:
👉 Softwares AFIXCODE

3. Delegue responsabilidades

Para que a gestão do seu patrimônio tenha qualidade é necessário que os gestores das empresas atribuam as tarefas a seu time de confiança, para que aconteça tudo dentro do planejado e não traga resultados inesperados.

É importante nomear responsáveis para organizar os eventos e realizar sem erros o uso patrimonial, deixando a execução gerencial mais exata que melhore o controle dos ativos.

4. Atualize o controle

É indicado a realização da revisão do controle patrimonial ao menos de forma anual, para o valor residual dos ativos, vida útil e manutenção da falta de crédito.

Em grande parte, para uma organização de porte pequeno é muito mais simples gerir os ativos, pois o contato com o público externo e interno é mais simplificado e rápido.

Qual é a importância e benefícios da gestão patrimonial para a empresa?

Efetuar uma gestão patrimonial assegura aos responsáveis acesso aos dados essenciais para o processo de tomada de decisões, minimizando incertezas e riscos financeiros.

Aliás, empresas que trabalham com gerência de controle de patrimônio recebem credibilidade no seu mercado de atividade, o que amplia as suas possibilidades de atração por atenção e interesse de investidores, abatendo consequentemente os riscos tributários e fiscais.

Toda essa atualização e assistência periódica do patrimônio de sua organização oferece uma consciência esclarecida sobre desvalorizações e outras causas importantes com vínculo patrimonial.

É relevante ressaltar que, contar com informações atualizadas e relacionadas com a realidade da empresa proporciona um ajuste mais preciso com a legislação e com prováveis alterações legislativas, assegurando que a gestão do negócio será realizada de maneira mais estruturada com a realidade financeira e econômica no seu ramo de atuação.

E quais são os principais desafios do setor de patrimônio nas empresas?

Com a nossa pesquisa Cenário do Ativo Imobilizado 2021, conseguimos extrair os principais desafios enfrentados pelos profissionais de patrimônio. Abaixo estão as informações coletadas:

Desafio 1: Cultura empresarial

Segundo 53,8% dos entrevistados, a maior dificuldade na gestão patrimonial é a Cultura Empresarial. Já nas empresas onde a Alta Gestão não analisa os relatórios patrimoniais, aumenta para 78,6% o número de respondentes que apontam a Cultura Empresarial como maior desafio.

Isso demonstra que ainda há um longo caminho para o aumento da maturidade, principalmente de outros setores da empresa e alta gestão, em relação a Gestão do Imobilizado.

Desafio 2: Sistemas não atendem necessidades

Este item também teve um alto índice de objeção, com 38,5% dos respondentes apontando que Sistemas que não atendem todas as necessidades são sua maior dificuldade.

Ter o software para organizar o setor de patrimônio de uma empresa é indispensável, mas percebemos que uma parcela significativa não possui acesso a um programa eficiente que atenda às suas necessidades.

Desafio 3: Falta de mão de obra qualificada

51,3% dos respondentes afirmaram que o maior desafio do setor é a falta de recursos humanos.

Desafio 4: Orçamento insuficiente

Por fim, 35,9% das empresas apontam ter orçamentos insuficientes para executar a gestão patrimonial em suas empresas.

O setor de patrimônio de uma empresa pode fazer grande diferença para tomadas de decisões

Você deve ter percebido que deixar o setor de patrimônio de uma empresa de lado é o mesmo que descuidar das informações de todo o negócio. Ao realizar uma gestão patrimonial, a organização avança em uma economia eficaz e garante otimização de investimentos.

Gostou do artigo? Então baixe já nosso relatório completo “Pesquisa Cenário do Ativo Imobilizado 2021” para obter mais dados sobre o setor de patrimônio.