O ativo imobilizado é uma questão que ultimamente tem sido alvo de preocupação nas empresas, principalmente devido a aprovação da Lei 11.638, que introduziu um grupo de mudanças significativas para o atendimento e adequação ao IFRS. No presente artigo será tratado como deve ser realizado o levantamento ou inventário dos bens patrimoniais, bem como o tratamento desse levantamento junto ao cadastro contábil.

Passo a Passo para realização do Inventário Patrimonial

1) Identificação Física dos Bens:

O primeiro passo para a realização do inventário é identificar fisicamente todos os bens ativos da empresa. Isso ocorre através de identificação com placas de patrimônio, que possuem código de barras, logotipo e nome da empresa. Os bens devem ser classificados de acordo com o centro de custo e localização física, como, por exemplo, “sala de reunião da presidência”.

Além disso, cada bem deve ser devidamente caracterizado, ou seja, todos os seus dados devem ser levantados com as seguintes informações: descrição (ex: Cadeira giratória em tecido verde com braços), marca, modelo, número de série, dimensão, ano de fabricação, capacidade e estado de conservação (ótimo, bom ou ruim).

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2) Adequação do Arquivo Contábil (Levantamento Contábil):

A segunda etapa trata-se da adequação do arquivo contábil. Os lançamentos devem demonstrar os bens de forma individualizada, com os seus valores de aquisição e com as informações básicas: número de nota fiscal, fornecedor, data de aquisição e depreciação acumulada calculada corretamente de acordo com parametrizações previamente definidas. Os saldos da base contábil devem estar de acordo com o balancete, caso haja quaisquer divergências, estas precisam ser devidamente ajustadas para que a base contábil represente o balanço patrimonial.

Após o levantamento dos bens físicos e ajuste da base contábil inicia-se a terceira etapa, denominada cotejamento ou conciliação, que é a junção do cadastro físico com o contábil, ou seja, os bens identificados fisicamente devem ser devidamente conciliados com os lançamentos contábeis correspondentes. Isto pode ser feito complementando as informações que eventualmente não estejam na nota fiscal: número da placa de patrimônio, descrição mais detalhada do bem, marca, modelo, série, dimensão e capacidade.

Manutenção do Controle Patrimonial

Tão importante quanto estes levantamentos é a manutenção do controle patrimonial. Criar um fluxo interno para qualquer aquisição, cadastramento, transferência ou baixa de ativo pode ser a única maneira de garantir que o ativo imobilizado esteja efetivamente controlado, que os bens estejam no local indicado e que todos os bens baixados tenham seu documento comprobatório. Enfim, garante que o controle seja efetivo, com o objetivo de, a qualquer momento, o cadastro patrimonial demonstrar a situação real da empresa.