Gestão do Patrimônio e o Levantamento Contábil
O inventário patrimonial e o levantamento contábil são etapas fundamentais para garantir a organização e a confiabilidade das informações sobre os ativos de uma empresa. Juntos, esses processos ajudam a manter a empresa em conformidade, oferecem mais transparência e apoiam decisões estratégicas com base em dados reais.
Em muitos projetos, identificamos uma realidade bastante comum: a empresa não possui o controle do ativo imobilizado individualizado por item. Ao longo dos anos, o que se vê é apenas o registro contábil dos valores das aquisições, sem o devido detalhamento dos bens nas contas patrimoniais.
Isso significa que, na prática, a organização trabalha com saldos contábeis globais, sem saber exatamente quais são os bens que compõem esses valores.
Diante desse cenário, torna-se indispensável realizar o levantamento contábil dos ativos. Esse processo vai além da simples apuração de valores: ele é a base para identificar, individualizar e avaliar corretamente cada bem patrimonial.
Ao seguir com a leitura, você vai entender como esse levantamento contribui para a precisão dos dados contábeis, conformidade com normas e, principalmente, para uma gestão patrimonial mais estratégica e eficiente.
Levantamento Contábil
O levantamento contábil é uma etapa essencial para implantar ou atualizar o controle patrimonial de uma empresa. Trata-se do processo de qualificação e/ou reconstituição da base contábil dos bens, reunindo informações completas como: data de aquisição, valor de compra, descrição detalhada, depreciação acumulada e valor residual contábil.
Abaixo, destacamos os principais aspectos técnicos que devem ser considerados durante esse processo:
1. Qualificação:
A base de dados dos bens patrimoniais é padronizada e através de controles secundários buscamos melhorar as descrições dos registros contábeis, facilitando assim o processo de conciliação.
2. Reconstituição:
A base de dados dos bens patrimoniais deve ser reconstituída a partir da escrituração contábil e dos documentos fiscais (Notas Fiscais de compra), garantindo rastreabilidade e precisão nos registros.
3. Fiscal:
A legislação exige a guarda dos documentos fiscais por, no mínimo, 5 anos. Portanto, é obrigatório identificar e registrar todas as aquisições realizadas nesse período com base nas NFs.
4. Contábil:
Bens com valor residual (ou seja, que ainda estão contabilmente ativos) impactam diretamente os resultados da empresa. Por isso, a análise contábil deve retroceder no mínimo os últimos 10 anos para garantir que todos esses itens sejam considerados.
5. Societário:
Para garantir um controle patrimonial completo, o ideal é que a reconstituição considere toda a vida da empresa, desde sua fundação. Isso assegura que nenhum bem relevante fique de fora do processo, independentemente da data de aquisição.
Metodologia de uma revisão patrimonial
A metodologia de uma revisão patrimonial é composta por uma sequência de etapas estruturadas que garantem a precisão dos registros patrimoniais e sua conformidade com as normas contábeis vigentes.
A seguir, detalhamos cada uma delas:
Planejamento e Diagnóstico:
O primeiro passo é a definição do escopo do projeto. Nessa fase, são identificadas as unidades a serem inventariadas, a disponibilidade de documentos fiscais, o estado atual dos registros contábeis e os recursos necessários (equipe, prazos, softwares e integrações).
Inventário Físico dos Bens:
Aqui, ocorre a contagem e identificação de todos os bens patrimoniais — máquinas, equipamentos, móveis, veículos, entre outros. Os itens são etiquetados com códigos de barras ou RFID, e os dados coletados são detalhados: marca, modelo, número de série e localização física, por exemplo.
Levantamento Contábil:
Com base no inventário físico e nos documentos fiscais, é feita a reconstituição da base contábil. Isso envolve o registro individualizado dos bens com informações como: número da nota fiscal, data de aquisição, fornecedor, valor de compra, depreciação acumulada e valor contábil atual (residual).
Conciliação Físico x Contábil:
Essa etapa cruza os dados do inventário físico com os registros da contabilidade, permitindo a identificação de diferenças, bens não localizados, sobras físicas ou inconsistências de valores. Esse cruzamento é fundamental para validar as informações e preparar a base para ajustes.
Saneamento de Dados:
Por fim, em conjunto com o cliente, é feito o saneamento da base. Isso inclui a análise de divergências, baixa de bens inexistentes, regularização de sobras e padronização das descrições dos ativos. O resultado é uma base patrimonial limpa, confiável e pronta para uso em auditorias, balanços e planejamento financeiro.
Reconstituição Contábil
Para garantir a consistência e a credibilidade do levantamento contábil, é necessário aplicar uma metodologia de validação dos dados com base nos saldos históricos da empresa. Isso significa que os valores apurados por meio das notas fiscais de aquisição devem ser organizados mês a mês, conforme o exercício contábil de cada ano, e conciliados conta a conta com os saldos do balancete anual.
Esse fechamento garante que os bens identificados no levantamento não apenas existam fisicamente, mas estejam corretamente registrados na contabilidade. Quando esse alinhamento é feito de forma criteriosa, obtém-se um resultado sólido tanto do ponto de vista fiscal quanto contábil, facilitando auditorias, conformidade com normas e a tomada de decisões estratégicas.
Diferença entre a Qualificação x Reconstituição da base contábil:
Qualificação da base contábil é o processo de pesquisa de informações em controles / documentos auxiliares. O objetivo desse serviço é melhorar a qualidade das descrições contábeis, para que o processo de conciliação físico x contábil seja mais efetivo. Isto é, na qualificação os saldos contábeis devem bater (analítico de bem x demonstrações contábeis)
Reconstituição da base contábil é o processo de reconstrução da base contábil através da pesquisa das Notas Fiscais, individualização dos itens contabilizados por totais de NF, cálculo retroativo das depreciações acumuladas, ajuste com os saldos contábeis.
Reprocessamento do cálculo da depreciação acumulada
Em alguns casos, é solicitado o cálculo da depreciação, esse procedimento pode ser efetuado para simples conferência / fins gerenciais ou para ajuste da depreciação. Esse processo deve considerar toda a trajetória do bem desde a sua aquisição, refletindo fielmente a forma como ele foi utilizado e registrado ao longo do tempo.
Entre as principais ações, está o cálculo da depreciação acumulada de cada item, levando em conta todas as variações ocorridas ao longo dos anos. Isso inclui a aplicação de taxas de depreciação distintas, a adoção de depreciação acelerada quando aplicável, e até situações em que o cálculo foi temporariamente bloqueado. A meta é obter uma base realista e tecnicamente ajustada à prática da empresa.
Gestão do Patrimônio: Batimento entre o controle físico e os registros contábeis
Para garantir uma gestão patrimonial eficiente e em conformidade com as normas contábeis, é essencial que o critério de “unitização” dos itens seja uniforme. Isso significa que o nível de detalhamento utilizado no controle físico dos bens deve ser o mesmo aplicado nos lançamentos contábeis, ou seja, o registro contábil de cada item precisa espelhar exatamente a forma como ele é identificado fisicamente.
Além disso, quando houver a abertura de itens a nível de componentes, esse critério também deve considerar a estrutura do sistema de manutenção industrial das máquinas. Isso é especialmente relevante para empresas industriais, onde a separação de componentes pode impactar diretamente a contabilização e o controle técnico dos ativos.
Esse alinhamento entre físico e contábil ganhou ainda mais importância com a entrada em vigor das novas normas que regem as demonstrações financeiras, como a Lei 11.638/07, CPC 01, CPC 27 e ICPC 10. Nestas normas, há a exigência de que os dados publicados nos balanços patrimoniais reflitam com exatidão a realidade da empresa. Assim, se não houver correspondência perfeita entre os itens físicos e seus respectivos registros contábeis, a confiabilidade das demonstrações financeiras será diretamente comprometida, o que pode gerar questionamentos em auditorias e impactos na tomada de decisões.
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Concluir um trabalho de levantamento contábil com rigor técnico e integração entre o controle físico e os registros contábeis é essencial para garantir transparência, conformidade e eficiência na gestão do patrimônio. Quando bem executado, esse processo fortalece a qualidade das demonstrações financeiras, reduz riscos fiscais, facilita auditorias e oferece uma base sólida para decisões estratégicas.
Mais do que cumprir exigências legais, a gestão patrimonial se torna uma aliada na geração de valor para a empresa.
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