Implantar um software para controle de ativos deixou de ser apenas uma evolução tecnológica, hoje, é uma decisão diretamente ligada à eficiência operacional, à confiabilidade das informações e ao atendimento das exigências contábeis e fiscais.
O controle patrimonial ganhou ainda mais relevância nos últimos anos, principalmente em um cenário onde a redução de custos e o uso inteligente dos recursos se tornaram prioridades nas empresas.
Mesmo assim, ainda é comum encontrar gestores que enxergam esse tipo de controle como um gasto ou apenas uma obrigação legal. Na prática, essa visão limita o potencial estratégico da gestão de ativos.
Empresas que estruturam bem o controle patrimonial conseguem organizar melhor seus processos, reduzir perdas e tomar decisões com base em dados confiáveis. Já a ausência desse controle tende a gerar inconsistências, retrabalho e dificuldades na gestão como um todo.
Ao longo deste conteúdo, você vai entender os principais sinais de que chegou o momento de evoluir esse processo na sua empresa.
O que é um Software de Gestão de Ativos?
Um software de gestão de ativos é uma solução desenvolvida para centralizar, organizar e controlar todas as informações relacionadas aos bens de uma empresa.
Isso inclui ativos como máquinas, equipamentos, imóveis, veículos, itens de TI e outros recursos físicos relevantes para a operação.
Com esse tipo de sistema, é possível:
- Manter um cadastro completo e atualizado dos ativos
- Controlar a localização e movimentação dos bens
- Automatizar processos como inventário e manutenção
- Gerar relatórios para análise e tomada de decisão
Na prática, o software transforma o controle patrimonial em um processo mais confiável, integrado e estratégico, deixando de ser apenas operacional.
Adoção de Ferramentas de Patrimônio no Brasil
A evolução do uso de tecnologia na gestão patrimonial já é uma realidade no mercado.
De acordo com a 4ª edição da Pesquisa Cenário do Ativo Imobilizado, 91,3% das empresas já utilizam algum tipo de sistema para controle de ativos .
Entre essas empresas:
- 48,4% utilizam módulos de ERP
- 25,5% utilizam sistemas especialistas
- 12,7% possuem sistemas próprios desenvolvidos internamente
Esse cenário mostra que o uso de tecnologia deixou de ser diferencial e passou a ser um padrão.
Por outro lado, os dados também revelam um ponto de atenção: 53,8% dos gestores afirmam que os sistemas atuais não atendem completamente às necessidades da gestão patrimonial.
Ou seja, não basta ter um sistema é necessário que ele seja realmente aderente à complexidade da operação.
9 Sinais que mostram que está na hora da sua empresa adotar um Software para Controle de Ativos
A decisão de implementar um software para controle de ativos geralmente surge quando a empresa começa a apresentar sinais de que o modelo atual de gestão não está mais acompanhando suas necessidades.
Esses sinais podem estar relacionados a falhas operacionais, falta de controle ou dificuldades na organização das informações patrimoniais. Quando isso acontece, é um indicativo de que os processos precisam evoluir.
A seguir, apresentamos os 9 principais sinais que mostram que chegou o momento de dar esse passo. Avalie se a sua empresa se encaixa em algum deles.
1. Tem um alto índice de perdas e quer otimizar o processo de compras de ativos?
Se a sua empresa apresenta perdas frequentes de ativos, como substituição de equipamentos sem análise ou descarte de itens que ainda poderiam ser utilizados é um sinal de que o controle atual não está sendo eficiente.
Manter o controle patrimonial atualizado permite analisar melhor cada ativo, entender seu real estado e verificar possibilidades de reaproveitamento. Isso evita desperdícios e contribui diretamente para uma gestão mais econômica e estratégica.
2. Você nota que há desvios ou furtos dos bens da empresa?
A ocorrência de desvios ou furtos, mesmo que em pequena escala, já indica a necessidade de maior controle sobre os ativos.
Sem uma gestão estruturada, esses eventos tendem a se repetir e podem gerar impactos relevantes ao longo do tempo. Um controle eficiente reduz esses riscos e aumenta a segurança patrimonial.
Um software de gestão de ativos contribui com recursos como termos de responsabilidade, histórico de movimentações, registro de informações cadastrais e até imagens dos bens, aumentando a rastreabilidade e o controle sobre cada item.
3. Pretende fortalecer a imagem da empresa diante o mercado?
Empresas que possuem uma gestão patrimonial organizada transmitem mais credibilidade para o mercado.
Uma boa gestão de ativos demonstra controle, organização e responsabilidade com os recursos da empresa, fatores valorizados por stakeholders, investidores e parceiros.
Se fortalecer a imagem institucional está entre os objetivos da empresa, estruturar o controle patrimonial é um passo importante nesse processo.
4. Sua empresa possui mais de uma unidade?
Empresas com múltiplas unidades, como filiais ou operações distribuídas, enfrentam desafios maiores no controle dos ativos.
A descentralização exige mais organização e padronização dos processos. Sem uma ferramenta adequada, é comum ocorrer perda de controle, retrabalho e até prejuízos financeiros.
Nesses casos, contar com um sistema de gestão patrimonial ajuda a centralizar as informações e garantir maior controle sobre os bens, independentemente da localização.
5. A empresa presta serviço com seu patrimônio ou com locação de Máquina e Equipamentos?
Quando os ativos são utilizados fora da empresa, seja em prestação de serviços ou locação, o nível de controle precisa ser ainda maior.
Isso é importante para evitar perdas, danos não registrados e dificuldades na responsabilização dos bens.
Por exemplo, no caso de equipamentos utilizados em obras externas, um sistema permite acompanhar o uso, registrar movimentações e garantir que o ativo seja utilizado e devolvido corretamente, reduzindo riscos financeiros.
6. Tem problemas em provar a veracidade das informações colhidas em inventário?
Se durante o inventário físico surgem divergências frequentes ou dificuldade em comprovar as informações coletadas, é um sinal de que o controle não está confiável.
Isso costuma acontecer quando há muitas movimentações de ativos sem registro adequado.
Um sistema de gestão de ativos permite controlar essas movimentações de forma organizada, evitando inconsistências. Assim, durante inventários ou revisões, a empresa passa a ter mais segurança nas informações e reduz surpresas como ativos não localizados.
Além disso, a possibilidade de vincular fotos aos bens aumenta ainda mais a confiabilidade dos dados registrados.
7. O volume de dados tornou complicada e demorada a organização e atualização da sua planilha de Controle Patrimonial?
O uso de planilhas pode funcionar em cenários simples, mas à medida que a empresa cresce, esse modelo tende a se tornar limitado.
Entre os principais problemas estão:
- Falta de organização
- Informações desatualizadas
- Ausência de padronização
- Baixa confiabilidade dos dados
Com o aumento do número de ativos e usuários envolvidos no processo, o controle via Excel se torna inviável.
Além disso, as planilhas não oferecem recursos como relatórios completos, histórico de movimentações, registro de imagens ou termos de responsabilidade, o que limita a qualidade da gestão.
8. É difícil compartilhar os dados com outros usuários da sua equipe?
Quando o controle patrimonial é feito por planilhas, o compartilhamento de informações com a equipe se torna um desafio, principalmente em atividades como inventários.
A coleta de dados pode se tornar inconsistente, sujeita a erros e sem controle em tempo real. Isso pode gerar duplicidade de informações e retrabalho.
Além disso, não há mecanismos de comunicação que indiquem, por exemplo, se um item já foi inventariado, o que impacta diretamente a produtividade da equipe.
Com um software especializado, essas informações são compartilhadas de forma centralizada, atualizadas em tempo real e acessíveis para todos os envolvidos no processo.
9. Atendimento às normas fiscais e contábeis
A gestão do ativo imobilizado precisa atender a diversas exigências fiscais e contábeis, o que torna o controle mais complexo. Entre os principais pontos estão: o cálculo da depreciação contábil com base na vida útil econômica do bem (CPC 27), que pode diferir das taxas de depreciação fiscal previstas no RIR/2018; o teste de recuperabilidade (impairment) exigido pelo CPC 01; e, para empresas no Lucro Real, o controle das diferenças temporárias e seu reflexo no imposto diferido (CPC 32). Sem uma ferramenta adequada, é comum que as empresas operem com controles paralelos, aumentando o risco de erros e inconsistências nas demonstrações financeiras.
Sem uma ferramenta adequada, é comum que as empresas utilizem controles paralelos, aumentando o risco de erros e inconsistências.
Um software de controle patrimonial permite automatizar esses cálculos, trabalhar com diferentes cenários de depreciação — incluindo o contábil (vida útil econômica, conforme CPC 27) e o fiscal (taxas previstas no RIR/2018) — e até múltiplas moedas. Com parametrização adequada realizada por profissional habilitado, o sistema contribui significativamente para a conformidade com as normas contábeis e fiscais vigentes.”
BASE: CPC 27, itens 50-62; RIR/2018, Arts. 316-323; NBC TG 27.
Qual a Importância de um Software de Gestão de Ativos?
A utilização de um software para controle de ativos tem se tornado cada vez mais relevante nas empresas, principalmente em cenários que exigem eficiência operacional, governança e confiabilidade das informações.
Quando a gestão patrimonial depende de controles manuais ou ferramentas limitadas, é comum enfrentar dificuldades para manter os dados atualizados, rastrear movimentações e garantir consistência nas informações, o que impacta diretamente a tomada de decisão e aumenta os riscos, especialmente em auditorias.
Por outro lado, um sistema estruturado centraliza as informações, padroniza processos e garante maior rastreabilidade dos ativos. Assim, o software de gestão de ativos não atua apenas como ferramenta de controle, mas como um elemento que sustenta decisões mais seguras, melhora a governança e contribui para o crescimento sustentável da empresa.
Quais os Benefícios de Implantar um Software para Gestão de Ativos?
A adoção de um software para gestão de ativos vai além da organização das informações, ela impacta diretamente a eficiência operacional, o controle dos recursos e a qualidade das decisões dentro da empresa.
Ao estruturar a gestão patrimonial com tecnologia, é possível reduzir falhas, aumentar a visibilidade sobre os ativos e garantir maior segurança nos processos. A seguir, destacamos os principais benefícios que esse tipo de solução proporciona.
Redução de Custos Operacionais:
A implementação de um software de gestão de ativos permite identificar bens que estão subutilizados ou que já não fazem mais sentido para a operação. Com isso, a empresa pode redistribuir esses recursos internamente ou até realizar a baixa ou alienação de ativos desnecessários, evitando gastos desnecessários e melhorando o aproveitamento do patrimônio.
Aumento da Eficiência e Produtividade:
Com a automatização dos processos, a gestão de ativos se torna mais ágil e organizada. Isso reduz o tempo gasto com atividades operacionais e permite que a equipe foque em tarefas mais estratégicas. Além disso, funcionalidades como alertas de manutenção preventiva ajudam a manter os ativos em pleno funcionamento, reduzindo paradas e aumentando a produtividade.
Melhoria na Tomada de Decisões:
O acesso a informações confiáveis e atualizadas em tempo real facilita a análise do desempenho dos ativos. Com relatórios mais completos e estruturados, a empresa consegue planejar melhor seus investimentos, definir estratégias de manutenção e tomar decisões com mais segurança.
Conformidade e Redução de Riscos:
Um software de gestão de ativos estrutura os processos de controle patrimonial, facilitando o atendimento às exigências legais e às normas contábeis — como o CPC 27 (Ativo Imobilizado) e a NBC TG 27. Com registros centralizados, histórico de movimentações e cálculos automatizados, a empresa reduz riscos fiscais e financeiros, tornando os processos de auditoria mais ágeis e seguros. Vale destacar que a conformidade plena depende também da correta parametrização do sistema e da supervisão de profissional contábil habilitado.
Agora é a hora de fazer mudanças!
Se a sua empresa se identificou com algumas das situações apresentadas ao longo deste artigo, é um sinal claro de que o modelo atual de controle patrimonial já não atende mais às necessidades da operação.
Nesse cenário, continuar utilizando planilhas ou ferramentas limitadas pode aumentar ainda mais os riscos, as inconsistências e a falta de visibilidade sobre os ativos. Evoluir esse processo não é apenas uma melhoria operacional é uma decisão que impacta diretamente a eficiência, o controle e a qualidade das informações.
Conheça como as soluções da Afixcode podem te ajudar a resolver seus problemas e evoluir no controle patrimonial:
AfixPat Start:
O AfixPat Start é a base para uma gestão patrimonial estruturada e confiável.
Entre os principais diferenciais:
- Interface moderna e intuitiva (menos tempo operando, mais tempo analisando)
- Segurança avançada com autenticação em duplo fator e conformidade com LGPD
- Relatórios processados em segundo plano, sem travar a operação
- Emissão digital de termos de responsabilidade com validade jurídica
- Flexibilidade para adaptar o sistema à realidade da empresa
- Operação global (multi-idioma)
Além disso, o sistema evolui continuamente para acompanhar a complexidade da gestão patrimonial incluindo novas funcionalidades como gestão de manutenção .
AfixInv:
Se o controle está no sistema, o inventário precisa funcionar bem no campo. O AfixInv foi desenvolvido para garantir exatamente isso:
- Coleta de dados via mobile (Android e iOS)
- Integrado com o Afixpat Start
- Acompanhamento em tempo real do inventário
- Indicadores de progresso durante a execução
- Conciliação mais rápida entre físico e contábil
- Interface otimizada para uso em campo (inclusive modo escuro)
O resultado é um processo mais rápido, preciso e com menos impacto na operação.
Saiba mais!
A gestão de ativos está evoluindo e as empresas que acompanham esse movimento ganham eficiência, controle e capacidade de decisão.
Se você quer entender como estruturar ou evoluir o controle patrimonial da sua empresa, o próximo passo é simples: teste gratuitamente o Afixpat Start e o AfixInv e veja, na prática, como aplicar essas melhorias na sua operação.
👉 Tipos de Bens Patrimoniais: Classificação dos Bens no Controle Patrimonial
Compartilhe esse conteúdo:
