8 Sinais que Mostram que Está na Hora da sua Empresa Adotar um Software para Controle de Ativos
Fazer o controle patrimonial da sua empresa é um assunto cada vez mais abordado nos últimos tempos principalmente pelo momento que estamos vivendo, focado na redução de custos.
Diversas empresas e gestores enxergam o controle patrimonial como algo de custo elevado meramente para adequação de normas legais. Entretanto, a importância desse controle vai além de um procedimento simplesmente burocrático onde, é visível a melhora da estrutura organizacional de empresas que adotaram o procedimento de controle do seu patrimônio. Ou seja, não fazer esse controle trará grandes dificuldades em gerenciar a empresa de forma correta.
Aqui vou apontar 8 sinais que se sua empresa estiver passando, está na hora de investir em um software de controle de ativos:
1. Tem um alto índice de desperdício e quer otimizar o processo de compras de ativos?
Se sua empresa apresenta alto índice de desperdícios em ativos, como por exemplo troca de equipamentos que não atendem mais determinada atividade e são descartados ao invés de passar por uma análise para verificar se podem desempenhar outra função, está na hora de realizar e organizar seu controle patrimonial e mantê-lo sempre atualizado.
Conhecer seus ativos e seus respectivos valores evita o desperdício, melhora a utilização dos mesmos e otimiza o processo de compra de novos.
2. Você nota que há desvios ou furtos dos bens da empresa?
Se você já notou que por menores que sejam há furtos ou desvios de bens da empresa, está na hora ou já passou da hora de controlar seus bens, pois com uma boa gestão dos seus ativos esses índices com certeza irão diminuir e por mais baixa que seja essa incidência, com o decorrer do tempo poderão aumentar e gerar uma diferença para o patrimônio da empresa.
Um software de controle de ativos pode auxilia-lo nessa questão com algumas funcionalidades muito interessantes como por exemplo: termo de responsabilidade, relatórios que trazem informações cadastrais e fotos do ativo e até mesmo o histórico dos mesmos.
3. Pretende fortalecer a imagem da empresa diante o mercado?
No mercado de trabalho atual, empresas que mantêm uma boa gestão patrimonial acabam tendo maior credibilidade com seus stakeholders, acionistas e parceiros pois mostram mais eficiência em seus processos, demonstrando zelo por seu patrimônio.
4. Sua empresa possui mais de uma unidade?
Se um negócio possui mais de uma unidade (como filiais, matriz, etc.), normalmente tem dificuldades em controlar seus bens sem uma boa ferramenta de gestão patrimonial, pois com unidades descentralizadas, a organização e os processos requerem mais cuidados e sem um software para auxiliá-lo você terá mais stress, trabalho excessivo, perda de capital dentre outros transtornos. Caso esse seja o seu caso, repense e comece a fazer a gestão dos seus bens de forma correta.
5. A empresa presta serviço com seu patrimônio ou com locação de máquina e equipamentos?
Quando máquinas e equipamentos ou qualquer outro ativo saem da empresa, seja para prestação de serviço ou locação, é de extrema importância se ter um bom controle patrimonial para assim evitar avarias, perdas ou furto dos bens.
6. Tem problemas em provar a veracidade das informações colhidas em inventário?
Se na sua empresa tem a questão de movimentação de ativos sem a devida comunicação para atualização das informações, também já está na hora de gerir melhor seu patrimônio através de uma ferramenta que te possibilite, de forma rápida e intuitiva, o controle dessas movimentações.
7. O volume de dados tornou complicada e demorada a organização e atualização da sua planilha de controle patrimonial?
Se sua empresa faz o controle patrimonial hoje através de planilhas Excel, com certeza passará por alguma dessas dificuldades: desorganização, obsolescência das informações, despadronização, insegurança em sua planilha, dentre outras.
Além disso, o Excel tem a deficiência em apresentar essas informações, pois não há relatórios, fotos dos bens, termos, histórico, etc. Se esse for seu caso já está na hora de aderir ao um software de controle de ativos.
8. É difícil compartilhar os dados com outros usuários da sua equipe?
Como abordado acima, caso sua empresa utilize uma planilha para controlar seus ativos, em uma revisão ou futuro inventário, distribuir essa planilha para a equipe em campo vai ser uma dificuldade, que com um sistema dedicado a essa finalidade não existiria.
Afinal, com uma planilha, a coleta de dados ficaria inviável, incompleta, errada, além de ser um método totalmente offline podendo acarretar de um técnico inventariar a mesma área que outro técnico já inventariou anteriormente.
Além disso, pela planilha não existe uma ferramenta de conversação, que poderia de forma online mostrar um aviso de que aquele item já foi inventariado, evitando assim duplicidade na base e otimizar o tempo da equipe coisa que um software patrimonial te auxiliará de forma rápida e fácil.
Agora é a hora de fazer mudanças!
Se sua empresa passa por alguma dessas dificuldades apontadas acima, está sim na hora de trocar a planilha de Excel e ter uma ferramenta de gestão patrimonial ideal para sua empresa.
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