Como Usar RFID na Gestão de Ativos: Guia Completo de Boas Práticas

Saber como usar RFID na gestão de ativos exige mais do que comprar etiquetas e um leitor: envolve escolher o tipo certo de tag para cada superfície, organizar o ambiente de leitura, posicionar a etiqueta corretamente e integrar tudo a um software preparado para a tecnologia. 

Segundo a 4ª edição da Pesquisa Cenário do Ativo Imobilizado, a adoção de etiquetas RFID no controle patrimonial mais que dobrou entre 2023 e 2025, saindo de 3,1% para 7,3%. Além disso, 42,9% dos profissionais já consideram o RFID uma excelente solução para a gestão de ativos, o maior índice já registrado na pesquisa. Ou seja: a curva de adoção está acelerando, e entender como aplicar a tecnologia corretamente se tornou um diferencial competitivo real.

Neste guia, reunimos as diretrizes técnicas que aplicamos em projetos de identificação patrimonial com RFID e os principais aprendizados que compartilhamos no webinar “RFID na Gestão do Imobilizado”, com o objetivo de te ajudar a implantar a tecnologia sem os erros mais comuns do mercado.

O que é RFID e como funciona na prática

RFID (Radio-Frequency Identification) é a identificação de ativos ou itens por radiofrequência. Na prática, o processo funciona assim: um leitor emite uma onda de radiofrequência; essa onda atinge a antena da etiqueta (tag); o chip da etiqueta devolve o sinal, identificando o item para o sistema.

A principal vantagem sobre o código de barras é a leitura em lote: em vez de apontar item a item a poucos centímetros de distância, o técnico consegue identificar diversos ativos simultaneamente, a uma distância média de 2 a 4 metros, passando por um corredor ou sala. Isso reduz o tempo de revisão física do imobilizado e aumenta a produtividade da equipe de inventário, sem depender de contato visual direto com cada plaqueta.

Tipos de etiquetas RFID: passiva ou ativa

Antes de aplicar a tecnologia, é essencial entender a diferença entre os dois tipos de tag:

Etiquetas passivas são o modelo mais utilizado no controle de ativos imobilizados e de estoque. Não têm bateria nem fonte de energia própria, o sinal é emitido pelo leitor e apenas refletido pela tag, o que garante maior durabilidade e custo mais baixo. É a etiqueta padrão que recomendamos para a maioria dos projetos patrimoniais.

Etiquetas ativas possuem alimentação interna (geralmente uma bateria semelhante à de relógio), o que aumenta o custo, mas também amplia o raio de leitura e permite identificação em tempo real. Algumas ativas incorporam sensores adicionais, como temperatura e umidade,  úteis para laboratórios e ambientes controlados. No Brasil, parte desses modelos ainda está em processo de homologação; a Afixcode acompanha e testa essas tecnologias para levá-las aos clientes assim que estiverem liberadas para comercialização.

Etiquetas para superfícies metálicas x não metálicas

A forma como a tag é aplicada no ativo é o fator mais crítico para o sucesso da leitura, e isso começa pela escolha correta do tipo de etiqueta:

• Superfícies não metálicas (mesas, cadeiras, imobiliário em geral): a etiqueta pode ser mais fina e maleável, com a antena mais exposta.
• Superfícies metálicas (equipamentos de informática, racks, maquinário pesado): o metal interfere diretamente na leitura, então a etiqueta precisa de proteção extra, uma película ou resina cobrindo a frente e o verso e, em ambientes com atrito ou produtos químicos (como parques industriais e maquinário pesado), recomendamos etiquetas rígidas e resinadas, que não descolam nem se danificam com o tempo. Esse tipo de tag custa mais, mas sua durabilidade pode chegar a 10 anos, o que compensa o investimento.

Ao etiquetar celulares e dispositivos com capinha, o cuidado é redobrado: nunca cole a tag diretamente sobre a antena NFC/RFID interna do aparelho, geralmente localizada na parte superior, próxima à câmera, ou no centro traseiro, pois isso causa interferência e cancelamento de sinal. Prefira as extremidades inferiores ou laterais da traseira, onde há menor densidade de componentes metálicos internos, e evite capas com alumínio, fibra de carbono ou suportes magnéticos metálicos, que impedem a leitura tanto da tag quanto do próprio sensor do aparelho.

Se o dispositivo for sempre utilizado com a mesma capa, a tag pode ser aplicada na parte externa dela, preferencialmente um modelo on-metal se a capa for densa. E um cuidado que passa batido com frequência: evite sobrepor múltiplas etiquetas (patrimônio, código de barras e RFID) no mesmo local. O acúmulo de camadas atenua o sinal e compromete a leitura de todas elas.

Como organizar o ambiente para não comprometer a leitura

O ambiente de armazenamento influencia diretamente a propagação das ondas de radiofrequência. Algumas diretrizes práticas:

• Segregue materiais interferentes. Cartuchos de toner, baterias e cabos metálicos devem ficar em prateleiras separadas dos ativos etiquetados, o pó de carbono e a densidade de metais criam zonas de sombra para o leitor. Papéis, manuais e caixas de papelão são neutros e não interferem, desde que não estejam úmidos.
• Evite empilhamento excessivo. O “sanduíche” de componentes metálicos dificulta que o sinal alcance as tags no meio da pilha. O ideal é armazenar os itens de pé, em organizadores verticais, ou lado a lado, com as tags voltadas para o lado de abertura.
• Padronize o local de fixação. Na Afixcode, adotamos como padrão o canto superior direito do ativo, o que maximiza a distância de leitura em qualquer projeto.

Checklist: 4 fatores que obstruem a leitura RFID

Se a leitura estiver falhando, verifique nesta ordem:

Equipamentos: leitores, antenas e portais

Não basta ter uma boa etiqueta, o leitor precisa estar no mesmo nível de qualidade, e o tamanho da antena determina o raio de leitura que a tag vai efetivamente alcançar.

• Leitores móveis (modelo “pistola”, conectado via Bluetooth ao smartphone) são os mais indicados para revisões físicas de ativo imobilizado, por unir mobilidade e boa qualidade de leitura. Evite leitores com sistema Android acoplado: a dependência de atualizações do fabricante pode tornar o equipamento incompatível com versões futuras do seu software de inventário.
  

• Leitores fixos, antenas e portais ficam parados em um local estratégico e fazem a varredura automaticamente, muito útil para controlar entrada e saída em almoxarifados, ou para monitorar itens de alto valor em laboratórios e UTIs, sem precisar de alguém fisicamente posicionado ali. Um portal reúne mais de uma antena (superior e laterais), o que aumenta a probabilidade de leitura em relação a uma única antena.

Ao realizar a leitura com coletor manual, faça movimentos em “S” em frente às prateleiras, mantendo de 30 cm a 50 cm de distância, para que a onda alcance diferentes ângulos das tags.

Onde posicionar a etiqueta (e por que não escondê-la)

É comum o cliente pedir para “esconder” a tag por questões estéticas, em hospitais e ambientes de grande circulação de público, por exemplo. É possível, mas existe um trade-off direto: quanto mais a tag fica oculta ou distante da extremidade, menor a distância de leitura. 

Por isso, sempre recomendamos manter a etiqueta visível, em posição padronizada e de fácil acesso, com logomarca, numeração e código de barras impressos, mesmo sabendo que a leitura será majoritariamente feita pelo RFID, ter o código de barras como redundância garante a identificação do ativo mesmo se a antena falhar no futuro.

Os 8 erros mais comuns na implantação de RFID

Com base em projetos reais de identificação patrimonial, estes são os erros que mais comprometem o retorno do investimento em RFID:

1. Gravar as tags no próprio ambiente de produção, sem controle de potência, o que pode acabar gravando etiquetas vizinhas por engano. O ideal é comprar as tags já gravadas e prontas de fábrica.
2. Usar tags apenas gravadas, sem impressão visível. Sem número e código de barras impressos, qualquer identificação manual do ativo (por exemplo, para manutenção) fica inviável sem um leitor em mãos.
3. Escolher a tag pelo preço, sem avaliar a distância de leitura necessária. Etiquetas muito baratas podem ter alcance de apenas 10 a 20 cm, o que anula a principal vantagem do RFID.
4. Imprimir sem o acabamento adequado. Etiquetas de ativo imobilizado precisam de impressão de qualidade e película ou resina de proteção, sem isso, a informação se degrada com o tempo, como em um cupom fiscal térmico.
5. Fixar um único tipo de tag para todos os bens, independentemente do material ou do ambiente. Projetos reais costumam exigir três ou quatro tipos de etiqueta diferentes.
6. Posicionar a tag em local de difícil acesso ou escondida, reduzindo a distância de leitura sem necessidade real.
7. Comprar apenas as etiquetas, sem investir em leitores e softwares compatíveis. Sem essa estrutura, a leitura em lote, o principal benefício da tecnologia, simplesmente não acontece.
8. Não manter o processo depois da implantação. Se os novos bens adquiridos não forem etiquetados e cadastrados no sistema, a base fica com itens tagueados e não tagueados misturados, e o ganho de eficiência se perde na próxima revisão.

RFID não resolve tudo: quando usar RTLS ou rastreamento GPS

Um ponto importante e frequentemente mal compreendido: RFID é ideal para identificação e leitura em lote, mas não indica em tempo real se um item foi retirado do local ou está em movimento. Para isso, existem outras tecnologias:

• RTLS (Real-Time Location System) usa âncoras que recebem o sinal emitido continuamente pela tag, permitindo localizar a posição exata do ativo dentro de um ambiente monitorado.
• Rastreadores com GPS e chip celular são indicados para bens em comodato com terceiros ou fora das instalações da empresa, onde nem o RFID nem o RTLS têm alcance.

Entender essa diferença evita investir na tecnologia errada para o seu caso de uso.

O papel do software na gestão via RFID

Nenhum projeto de RFID é completo sem um sistema preparado para a tecnologia. Na revisão física, o software precisa permitir filtrar por filial, local e centro de custo, ajustar a potência do leitor conforme o ambiente e classificar automaticamente cada item lido como revisado, alterado, divergente (encontrado em local diferente do cadastrado) ou não localizado. 

Esses status guiam o time durante o inventário e geram relatórios que sustentam decisões contábeis e de gestão patrimonial, inclusive integrados a ERPs como SAP e TOTVS e a ferramentas de BI.

Em quais setores o RFID já é mais usado no Brasil

Segundo a mesma pesquisa Cenário do Ativo Imobilizado, o RFID tem adoção mais concentrada em setores com ativos de alto valor ou ambientes críticos de controle:

• 35,3% — Hospitais e Saúde (maior adoção)
• 17,6% — Educação
• 17,6% — Serviços
• 11,8% — Órgãos Públicos
• 5,9% — Indústrias Diversas, Bancos e Instituições Financeiras, e Agrícola/Mineração

Não à toa: a tecnologia não interfere no funcionamento de equipamentos hospitalares (o inverso é que pode ocorrer, exigindo encapsulamento específico em alguns casos) e também é aplicada com sucesso em ambientes mais agressivos, como áreas portuárias e industriais, desde que a tag e o encapsulamento sejam escolhidos para resistir a temperatura, umidade e atrito.

Resumo: boas práticas para começar com o pé direito

Antes de partir para a conclusão, reunimos abaixo os pontos-chave deste guia, para você usar como referência rápida na hora de planejar o seu projeto de RFID:

• Tenha um processo de imobilização consistente antes de implantar o RFID: todo bem novo precisa ser etiquetado e cadastrado no sistema.
• Escolha o tipo de tag pela distância de leitura necessária, não apenas pelo custo.
• Padronize o local de fixação em todos os ativos da mesma categoria.
• Combine leitores móveis para revisões de rotina com portais fixos em pontos de alta movimentação, como almoxarifados e laboratórios.
• Garanta que o software de inventário seja compatível com RFID e código de barras, assim você não fica dependente de uma única tecnologia.

Conclusão

Como usar RFID na gestão de ativos, na prática, é uma combinação de quatro decisões corretas: a tag certa para cada superfície, o leitor e a antena com alcance adequado, o local de fixação padronizado e um software preparado para transformar a leitura em lote em informação confiável para a sua gestão patrimonial. Empresas que endereçam esses pontos desde o início evitam o erro mais custoso, investir na tecnologia e perder o retorno por falta de manutenção do processo.

A Afixcode tem mais de 25 anos de mercado, mais de 1.800 projetos concluídos, certificação ISO 9001 e NPS 82 (Nível de Excelência), com 98% de satisfação dos clientes. Contamos com equipe especializada em RFID, do etiquetamento à leitura, integrada ao nosso software próprio, o AfixInv,  compatível com RFID e código de barras e pronto para integrar com o seu ERP.

Quer saber se o RFID é a tecnologia certa para o seu projeto de gestão patrimonial? Solicite uma consultoria gratuita com nossos especialistas. Entre em contato através [email protected] ou (11) 2888-4747