5WH da Gestão Patrimonial - Metodologia do Controle de Patrimônio

5WH da Gestão Patrimonial

5WH da Gestão Patrimonial

 

Com o advento da Lei 11.638 e das CPCs estabelecendo as regras para a adequação das demonstrações financeiras às Normas Internacionais de Demonstrações Financeiras (IFRS), a falta de uma Gestão Patrimonial nas empresas, pode comprometer seriamente a sua imagem perante os investidores em geral. A má gestão patrimonial pode comprometer seriamente a apresentação de resultados financeiros pondo em dúvida a credibilidade da instituição.

O objetivo deste artigo é ajudar as pessoas que estão planejando a implantação de uma gestão patrimonial, utilizando a fórmula 5WH. É uma metodologia que ajuda na tomada das decisões porque permite visualizar o problema de forma clara e objetiva e definir o perfil do profissional necessário para gerir o patrimônio da empresa. A fórmula 5WH consiste em fazer as 5 perguntas antes de tomar decisão ou fazer qualquer coisa: quem, o quê, onde, quando, porque e como.

Metodologia: 5WH de gestão patrimonial

Infográfico 5WH Gestão de Patrimônio
  • Who: Quem é o responsável pela gestão patrimonial?
  • What: O que é ativo imobilizado?
  • Where: Onde controlar os bens patrimoniais (ativo imobilizado)?
  • When: Quando se inicia e quando termina o controle dos bens patrimoniais? / Quando inicia e quando termina o cálculo da depreciação?
  • Why: Porque controlar os bens patrimoniais?
  • How: Como controlar os bens patrimoniais?


  • Who: Quem é o responsável pela gestão patrimonial?

    Uma das definições mais importantes, senão a mais importante para se implantar com eficiência a Cultura do Controle do Imobilizado na empresa, é a escolha do(s) responsável(is) por cada etapa da Gestão Patrimonial, como as tarefas representadas pelas indagações a seguir:

    - Pela Integridade física do bem (controle físico)?
    - Identificação dos bem (colocação de etiquetas patrimoniais)?.
    - Pela identificação correta: descrição do bem, pela padronização das descrições?
    - Pelos bens em poder de terceiros, bens em comodato?
    - Informação contábil: valor de aquisição do bem, classificação contábil?
    - Contabilização da aquisição?
    - Contabilização da baixa de bens, apuração de resultado na venda dos bens?
    - Contabilização das transferências de bens.
    - Atualização das movimentações dos bens?
    - Cálculo e contabilização das depreciações mensais?
    - Integridade fiscal e batimento entre os controles contábeis, fiscais e físicos?
    - Controle do créditos do CIAP/PIS e Cofins., etc?
    - Quem pode autorizar uma baixa do imobilizado?
    - Quem pode autorizar uma venda do imobilizado?


    What: O que é ativo imobilizado?

    É impressionante a quantidade de erros cometidos por falta de conhecimento básico que detectamos ao longo dos anos que prestamos serviços de controle patrimonial, como: registro de bens que não deveriam ser imobilizados ou bens classificados em contas erradas gerando depreciações erradas, ou um terreno classificado junto com as edificações e sendo depreciadas. Para evitar esse tipo de erro é fundamental ter os conceitos sobre o que compõe / não compõe o ativo imobilizado e sobre todas as leis e aspectos que influenciam o controle do imobilizado:

    - O que é ativo imobilizado?
    - O que não devo em hipótese nenhuma imobilizar?
    - O que pode ser imobilizado?
    - O que pode ser depreciado (Bens Depreciáveis)? (DL 3000 artigos 301, 305 e 307 a 312)
    - O que é imobilização em andamento?
    - O que é custo de aquisição de um bem?
    - O que é teste de recuperabilidade?
    - O que é vida útil econômica?
    - O que é valor recuperável?


    Where: Onde estão os bens ou onde se deve fazer o controle?

    Do ponto de vista físico o controle deve ser realizado onde está o bem, mas a pessoa tem condição de exercer as funções respondendo a todos os questionamentos do 5wh?

    - Onde deve controlar: Filial, Departamento: Contabilidade, Fiscal, Controladoria, Manutenção, Engenharia?
    - Controle centralizado ou descentralizado?
    - Onde fixar a etiqueta de patrimônio (padronizar o local para fixação da etiqueta)?
     
     

     

    When: Quando se inicia e quando termina o controle dos bens patrimoniais?

    Outra definição importante é em que momento deve se iniciar o controle dos bens patrimoniais. Para isso, deve se atentar as seguintes questões:

    - a partir da requisição da compra?
    - a partir da aprovação da compra?
    - a partir da data da compra ou seja a partir da emissão do pedido de compra?
    - a partir da data do recebimento?
    - a partir do pagamento?
    - a partir da data da instalação?
    - se for aquisição por consórcio?
    - se for aquisição por leasing?
    - imobilizações em andamento?
    - bens de fabricação própria?
    - Quando inicia o cálculo da depreciação? Quando entra em operação?
    - Quando parar o cálculo da depreciação (por ex: reforma)?
    - Quando termina o cálculo da depreciação?
    - Quando terminar o cálculo da depreciação, não preciso mais controlar o item?


    Why: Porque controlar os bens patrimoniais?

    Está é a pergunta básica a ser formulada. Para isso, é necessário obter as respostas para as seguintes indagações:

    - Quais são as conseqüências possíveis se eu não controlar os bens patrimoniais?
    - Se não tiver o controle individualizado dos bens físicos conciliados com os registros contábeis, como fazer e provar que o teste de recuperabilidade aplicada está correto?
    - Como provar a veracidade das informações financeiras publicadas se há incoerência entre o controle contábil e controle físico dos bens?
    - Se acontecer qualquer sinistro?
    - Se surgir uma oportunidade de negócio: cisão, fusão, incorporação?

     
     
     
     

    How: Como controlar os bens patrimoniais?

    Os métodos para o controle dos bens patrimoniais devem estar bem definidos e diversas possibilidades devem ser estudadas, para que a metodologia seja adequada a empresa e as características de cada bem. Para isso, devem ser levados em conta fatores como:

    - Como identificar: etiquetas patrimoniais com código de barras ou RFID?
    - Como identificar: material da etiqueta mais adequada (alumínio, aço, poliéster)?
    - Como e onde devo fixar a etiqueta (cola, autoadesiva, rebite)?
    - Como tratar os bens não localizados em uma revisão física?
    - Como tratar os bens totalmente depreciados?
    - Como identificar e controlar os bens compostos de várias partes (sistema de transporte, sistema de refrigeração, motor, rolamento)?
    - Como controlar o Valor residual final de um ativo (valor de descarte)?
    - Como implantar uma política de desmobilização do ativo fixo?
    - Como controlar as movimentações físicas dos bens?
    - Como controlar: Sistema de controle patrimonial (Multi-moeda? Multi-filial? Web ou desktop)?
    - Como um bom sistema pode tornar mais simples a gestão patrimonial?
    - Como contabilizar e controlar o Ajuste de Avaliação Patrimonial?
    - Como controlar os créditos do CIAP / Pis e Cofins? (Geração do bloco G – Sped ICMS?)
     
     

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    A AfixCode é uma empresa especializada na prestação de serviços de Controle Patrimonial, atendendo a todas as etapas: Inventário do Imobilizado, Avaliação Patrimonial e Implantação de Sistemas: AfixInv – Software de Inventário (com coletor de dados), AfixPat – Sistema de Controle Patrimonial e AfixWeb – Sistema de Controle Patrimonial Web. Conheça nossos serviços!

     
     
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    Orlando Oda
    Orlando Oda
    Orlando Oda é Administrador de empresas pela PUC-SP, Mestrado em Administração Financeira pela FGV, Diretor da OTK Sistemas, AfixCode Patrimônio e Avaliações e AfixGraf Soluções Gráficas. Fez diversos cursos de linguagens de programação de computadores, sistemas operacionais (IBM, Unisys, Honeywell) e banco de dados. Carreira profissional desenvolvida inicialmente na área de tecnologia, consultoria na área de TI. Fundou e participou também de empresas de consultoria e sistema de gestão patrimonial. Desenvolve atividade filantrópica como Vice-presidente e palestrante da APSIB - Associação da Prosperidade da Seicho-No-Ie do Brasil. | LinkedIn: /in/orlandooda

    4 Comments

    1. sheila sampaio disse:

      Maravilhosco mais aprofuo nossa tudo o que eu preciso,onde encontro cada topico mais aprofundado?o meu trabalho se resume a exatamente tudo isso.

      • admin disse:

        Olá Sheila! Muito obrigado pelo contato!

        Atualmente não dispomos de nenhum curso on-line, anualmente realizamos um evento com nossos clientes em São Paulo abordando temas atuais referentes a avaliação e controle patrimonial.

        Em breve vamos postar mais matérias sobre gestão patrimonial. Sinta-se a vontade para sugerir algum assunto específico que tenha maior interesse / dúvidas.

        Convidamos-lhe a participar do grupo de discussão sobre o Ativo Fixo, no LinkedIn, e a acompanhar nossas redes sociais: Twitter e Facebook para receber as futuras atualizações de artigos.

        Atenciosamente,
        Equipe AfixCode

    2. Daniel Ferreira disse:

      Excelente explicação!

      Gostaria, se possivel, saber uma forma de controle de um estoque mais simples.
      Ex: controle de materiais de secretaria, bens (mesas, computadores, impressoras) e afins.
      Algo mais simples, pois no meu estágio, sou o responsável pelo controle do patrimônio e estou à procura de um método eficaz.

      Mais uma vez parabenizo a explicação, e fico aguardando uma respota.

      • admin disse:

        Olá Daniel! Muito obrigado pelo comentário!

        Os macro passos para a implantação de um controle patrimonial são:
        1. Confeccionar etiquetas patrimoniais (consulte o artigo “Plaquetas Patrimoniais: Como escolher a etiqueta adequada para sua empresa”).
        2. Organizar uma tabela de localização dos bens; pode estruturar por exemplo prédio, andar, sala
        3. Organizar uma tabela de Departamento (Centro de Custos)
        4. Organizar uma tabela de descrição padrão dos bens, para ter uma uniformidade nos descritivos dos bens
        5. Inventário físico do imobilizado
        – Identificar todos os bens com placas patrimoniais, ou seja, atribuir um número ao bem patrimonial;
        – Coletar os dados referentes aos bens com número patrimonial, descrição detalhada e padronizada dos bens;
        – Classificar os bens por localização, departamento (centro de custo);
        6. Manutenção dos controles: definir procedimentos internos para controlar as movimentações dos bens:
        – Aquisição: identificar os bens adquiridos com etiquetas patrimoniais e incluir no sistema de controle patrimonial;
        – Baixa
        – Transferências dos bens: de local ou departamento

        Recomendamos também que você consulte os artigos do nosso site” “Controle do imobilizado: Evite problemas no processo de Inventário” e “Inventário Físico do Imobilizado”

        Em breve, iremos postar mais artigos sobre o tema. Sinta-se a vontade para sugerir algum assunto específico.

        Atenciosamente,
        Equipe AfixCode

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