Os Desafios do Inventário Patrimonial na Área da Saúde (Farmacêuticas, Hospitais e Laboratórios)
Realizar o inventário patrimonial em empresas da área da saúde envolve um conjunto de desafios únicos. Estamos falando de ambientes que operam 24 horas por dia, com normas regulatórias rígidas e ativos altamente sensíveis, desde sofisticados equipamentos hospitalares até mobiliário clínico e laboratorial.
Com mais de 20 anos de experiência no setor, a Afixcode já executou dezenas de projetos de inventário patrimonial para grandes hospitais, redes de laboratórios e algumas das principais indústrias farmacêuticas do Brasil. Essa trajetória nos proporcionou uma expertise prática e estratégica para atuar em ambientes críticos com eficiência e segurança.
Este artigo inaugura uma série de conteúdos voltados para segmentos específicos, com o objetivo de apoiar gestores, controllers e profissionais da saúde a alcançarem melhores resultados na execução do inventário patrimonial. Continue a leitura e conheça os principais desafios — e como superá-los com as melhores práticas.
- Importância, desafios e direcionamentos para a execução do Inventário Patrimonial na Área da Saúde
- O que é diferente no Inventário Patrimonial no Setor da Saúde em relação a outros segmentos?
- Como Implementar o Controle Patrimonial no Hospital ou na Clínica de Saúde
- Pós-inventário: O maior desafio dos hospitais e laboratórios no Controle do Ativo Imobilizado
- Benchmarking: Inventário na área da Saúde em Comparação a Outros Setores
- Saiba mais!
Importância, desafios e direcionamentos para a execução do Inventário Patrimonial na Área da Saúde
O impacto da pandemia de COVID-19 ainda ressoa nas operações da saúde. Durante o período mais crítico da crise, tornou-se evidente para nossos clientes que ter um sistema patrimonial organizado e atualizado fez toda a diferença.
Hospitais e laboratórios precisaram lidar com transferências urgentes de equipamentos, abertura de leitos e compras emergenciais. Nessas situações, quem já tinha domínio sobre seus ativos conseguiu agir com agilidade e transparência, reduzindo erros e desperdícios.
Mesmo após a pandemia, a complexidade operacional do setor permanece. Isso reforça o papel do inventário patrimonial como ferramenta estratégica, não apenas para fins contábeis, mas também para garantir governança, segurança e otimização de recursos em toda a cadeia da saúde.
O que é diferente no Inventário Patrimonial no Setor da Saúde em relação a outros segmentos?
A execução do inventário patrimonial em empresas da saúde exige um planejamento mais criterioso, respeitando particularidades operacionais, sanitárias e regulatórias. Veja abaixo os pontos mais relevantes, divididos por tipo de organização:
Indústrias Farmacêuticas
O ambiente fabril farmacêutico exige rigor técnico e confidencialidade. As áreas de produção seguem normas rígidas como as Boas Práticas de Fabricação (BPF) e exigem autorização para acesso.
Nesses projetos, nossa equipe atua com técnicos altamente treinados e preparados para operar em ambientes controlados. Além do conhecimento sobre máquinas e ativos específicos do setor, o trabalho envolve um cuidado redobrado com o sigilo industrial e a integridade dos dados.
Laboratórios de Análises Clínicas
Laboratórios que lidam com o público precisam de inventários discretos, rápidos e sem impacto no atendimento. Durante a pandemia, a criticidade aumentou ainda mais, exigindo protocolos de biossegurança e escalas especiais.
Na prática, organizamos o cronograma priorizando áreas críticas em horários alternativos, como durante a noite ou fins de semana. Também seguimos os protocolos de segurança da Afixcode e dos clientes, garantindo a proteção da equipe e das operações.
Essa forma permite que o inventário seja feito com qualidade, sem comprometer a rotina dos laboratórios nem o cuidado com os pacientes.
Hospitais e Redes Hospitalares
Hospitais são os ambientes mais complexos para o inventário patrimonial, justamente por nunca interromperem suas atividades. Cada ala exige uma abordagem específica: o inventário precisa ser quase “invisível” para não interferir na assistência ao paciente.
Entre as boas práticas que adotamos estão:
Agendamento de áreas sensíveis (como UTI e centros cirúrgicos) em horários de menor fluxo;
Execução do inventário em trocas de turno ou entre altas e internações;
Uso de tecnologias móveis e silenciosas, como o aplicativo Afixinv, que permite coleta de dados rápida e com menos exposição;
Escalonamento de técnicos experientes, treinados para atuar com empatia e comunicação adequada com os pacientes e equipes assistenciais.
Além disso, as alas utilizadas para tratamento da COVID-19 como UTIs respiratórias — demandaram protocolos ainda mais rigorosos, sendo atendidas exclusivamente pelos nossos profissionais mais qualificados e com controle de acesso reforçado.
Como Implementar o Controle Patrimonial no Hospital ou na Clínica de Saúde
Se sua instituição ainda não possui um processo estruturado de controle patrimonial, saiba que nunca foi tão necessário e viável começar. Com a evolução das tecnologias de inventário e a crescente exigência por compliance e eficiência financeira, clínicas e hospitais de todos os portes estão percebendo que um bom controle patrimonial não é custo e sim, um investimento.
A seguir, listamos um passo a passo para implementar (ou aprimorar) o controle patrimonial da sua unidade de saúde:
1. Faça um diagnóstico inicial
Avalie o nível atual de controle dos ativos: onde estão localizados, se estão identificados, se há planilhas ou sistemas em uso e qual o grau de atualização das informações.
2. Planeje o inventário físico
Defina os setores prioritários, cronograma de execução e o perfil da equipe que atuará no projeto. O ideal é que seja feito fora dos horários de pico e com o menor impacto possível na operação.
5. Treine os responsáveis e defina processos
Implemente uma política de imobilização que oriente sobre compras, transferências, baixas e revisões periódicas. Um bom controle depende de padronização e continuidade, não apenas do inventário inicial.
6. Agende revisões físicas periódicas
Manter os dados atualizados requer auditorias frequentes, que podem ser anuais ou semestrais, a depender da complexidade da operação.
Dica: Se sua instituição de saúde está começando do zero ou passando por uma reestruturação, considere contratar uma consultoria especializada para mapear os ativos, identificar riscos e acelerar a implantação com menor margem de erro.
Pós-inventário: O maior desafio dos hospitais e laboratórios no Controle do Ativo Imobilizado
Finalizar o inventário físico é apenas o ponto de partida. Em hospitais e laboratórios, onde há grande volume de movimentações de ativos, manter os dados atualizados torna-se um desafio constante.
É por isso que, após o inventário, recomendamos fortemente a adoção de uma política de imobilização clara, com processos padronizados e revisões periódicas. Segundo nossas pesquisas, empresas com esse tipo de organização têm resultados significativamente superiores em auditorias e planejamento financeiro.
Outro ponto fundamental é o uso de tecnologia adequada. Com o sistema Afixinv, por exemplo, é possível:
- Atualizar dados em tempo real;
- Utilizar QR Code, RFID ou código de barras;
- Agilizar revisões com coleta fotográfica automatizada;
- Integrar os dados ao ERP ou software patrimonial.
A combinação entre processos bem definidos e tecnologia de ponta reduz falhas humanas, melhora a rastreabilidade dos ativos e otimiza o tempo da equipe contábil.
RFID EM HOSPITAIS
A adoção da tecnologia RFID (Identificação por Radiofrequência) tem crescido significativamente no setor da saúde. Hospitais e clínicas têm investido nessa solução como forma de acelerar inventários, melhorar o rastreamento dos bens e aumentar o controle sobre ativos críticos. Apesar disso, muitas instituições ainda têm dúvidas sobre a viabilidade técnica da aplicação do RFID em ambientes hospitalares.
Um dos pontos que mais gera questionamentos é a possibilidade de interferência da etiqueta RFID no funcionamento dos equipamentos hospitalares. Esse risco não existe. Na realidade, o que pode ocorrer é o contrário: determinados equipamentos podem interferir na leitura da TAG, dependendo de sua emissão eletromagnética. Em situações como essa, é necessário analisar tecnicamente o ambiente e, se for o caso, aplicar encapsulamentos especiais para as etiquetas, garantindo seu pleno funcionamento sem comprometer a operação hospitalar.
Outra questão recorrente em projetos de RFID na saúde está relacionada ao desejo de tornar as etiquetas menos visíveis ou ocultas, especialmente em áreas com grande circulação de pacientes. Essa é uma demanda legítima e comum em hospitais. No entanto, essa decisão traz um trade-off importante: quanto mais escondida estiver a tag, menor será a distância de leitura. Por isso, durante o planejamento do projeto, é fundamental avaliar esse equilíbrio entre estética, segurança e desempenho técnico. Em geral, a leitura mais eficiente acontece quando a tag está posicionada em áreas mais expostas ou nas extremidades dos equipamentos.
Esses cuidados, quando bem planejados, tornam o RFID uma tecnologia totalmente viável para o setor hospitalar — e cada vez mais adotada. De acordo com a Pesquisa Cenário do Ativo Imobilizado 2023, o segmento de Hospitais e Saúde lidera o uso de RFID, representando 25% das empresas que utilizam esse tipo de etiqueta para controle patrimonial. O dado confirma que o RFID, quando bem implementado, se encaixa com eficiência até mesmo em ambientes complexos como os hospitais.
RTLS EM HOSPITAIS/LABORATÓRIOS
Um grande desafio das empresas de saúde é o controle físico dos equipamentos de engenharia clínica, em geral são equipamentos de elevado custo e que circulam em diversas áreas do hospital e entre unidades, etc… Uma solução muito interessante nesse caso específico é a implantação do RTLS para o controle desses bens, pois a com a tecnologia RTLS é possível ter a localização real do equipamento em tempo real.
A Afixcode em parceria com a Azitek (Portugal) oferece uma solução exclusiva de RTLS para os nossos clientes. Entre em contato com nosso comercial para mais informações.
Benchmarking: Inventário na área da Saúde em Comparação a Outros Setores
Frequência do Inventário fica abaixo da média do mercado
Para entender melhor como cada setor realiza o inventário patrimonial, de acordo com a nossa também pesquisa realizada em 2023, os resultados mostram que os segmentos de Agrícola ou Mineração, Bancos e Instituições Financeiras, Software e Cloud, Telecomunicação e Órgãos Públicos são os que mais realizam o inventário anualmente, demonstrando alta adesão às boas práticas de controle patrimonial.
Por outro lado, os setores de Comércio, Indústrias, Hospitais, Química e Farmacêutica apresentam os piores índices de frequência. Em todos esses casos, mais de 30% das empresas relataram não possuir uma política definida para revisão periódica dos ativos, o que compromete a eficácia da gestão patrimonial.
Saiba mais!
O inventário patrimonial no setor da saúde exige mais do que técnica: requer sensibilidade, planejamento e profundo entendimento do ambiente em que está sendo realizado. Farmacêuticas, hospitais e laboratórios têm desafios próprios — e por isso precisam de soluções personalizadas, como as oferecidas pela Afixcode.
Se a sua empresa está se preparando para realizar um inventário ou precisa revisar sua estratégia patrimonial, entre em contato com nosso time. Temos soluções completas, que combinam tecnologia, experiência e resultados comprovados para o setor da saúde.
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