Guarda de Documentos Fiscais Referentes ao Ativo | AfixCode

Prazo para Guarda de Documentos Fiscais Referentes ao Ativo Imobilizado

Prazo para Guarda de Documentos Fiscais Referentes ao Ativo Imobilizado

Guarda Documentos Fiscais Ativo Imobilizado - Indice
 

Documentos comerciais e fiscais possuem prazos de guarda diferentes de acordo com o seu tipo.

O universo de obrigações tributárias no Brasil é algo extremamente complexo, com relação ao prazo de guarda da documentação comercial e fiscal. Existem três dispositivos legais que tratam desse assunto:

  • Lei 5.172/1966: Código Tributário Nacional (artigo 195) – que determina que os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os respectivos comprovantes dos lançamentos deverão ser considerados até o termo final de prescrição dos créditos tributários das operações a que se refiram. Ou seja, por esse dispositivo, o prazo de guarda de documentos segue o prazo de prescrição dos tributos.
  • Lei 9.430/1996 (artigo 37): Determina que os comprovantes de escrituração relativos a fatos que repercutam em lançamentos contábeis futuros serão conservados até que a decadência do direito da Fazenda Nacional constituir os créditos tributários relativos a esses exercícios.
  • Decreto-Lei 486/1969 (artigo 4): Determina que o comerciante deve conservar em ordem enquanto não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes. Portanto muitos livros por serem também de natureza mercantil devem observar os prazos societários e da legislação comercial.
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    Assim, o contribuinte deverá manter em boa guarda e ordem, enquanto não decorrido o prazo decadencial e não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes, todos os livros de escrituração obrigatórios por legislação fiscal específica, bem como os documentos e demais papéis que serviram de base para escrituração comercial e fiscal.

     

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    Prazo de Decadência e Prazo Prescricional para Guarda de Documentos

    O prazo de decadência e o prazo prescricional são estabelecidos no Código Tributário Nacional (artigos 173 e 174):

    Art. 173. O direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após 5 (cinco) anos, contados:

    I - do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado;

    II - da data em que se tornar definitiva a decisão que houver anulado, por vício formal, o lançamento anteriormente efetuado.

    Parágrafo único. O direito a que se refere este artigo extingue-se definitivamente com o decurso do prazo nele previsto, contado da data em que tenha sido iniciada a constituição do crédito tributário pela notificação, ao sujeito passivo, de qualquer medida preparatória indispensável ao lançamento.

    Art. 174. A ação para a cobrança do crédito tributário prescreve em cinco anos, contados da data da sua constituição definitiva. (…)

     
     

    Guarda de Documentos Fiscais do Ativo Imobilizado

    Portanto, referente ao prazo de guarda de documentos relativos ao ativo imobilizado temos:

    DocumentoTempo de GuardaBase Legal
    Nota Fiscal de Imobilizado5 anos após a depreciação do bemLei 5.172 - Artigo 173 Código Tributário Nacional
    Nota Fiscal de Venda de Imobilizado5 anosLei 5.172 - Artigo 173 Código Tributário Nacional
    Ordem de Serviço (Imobilizado em Andamento)5 anosLei 5.172 - Artigo 173 Código Tributário Nacional
    Referências:
  • Lei 5.172 – http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L5172.htm
  • Lei 9.430 – http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L9430.htm
  • Decreto-Lei 486 – http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto-lei/Del0486.htm
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    Solução AfixPat / AfixWeb para a Guarda de Notas Fiscais Referentes ao Ativo Imobilizado

     
     

    Apesar de ser necessária a guarda física do documento original (papel), a recuperação desses documentos é muito trabalhosa e geralmente um processo que leva muito tempo, pois a maioria das vezes esses documentos estão em arquivos mortos ou até em galpões de empresas especializadas para a guarda de documentos.

    Assim, uma forma mais rápida e a qual damos como sugestão de procedimento a ser adotado é sempre digitalizar as Notas Fiscais referentes ao Ativo Imobilizado no momento da contabilização do lançamento, armazenando esse arquivo digital dentro dos sistemas de controle do Ativo Imobilizado.

    Esse é um recurso que está incluso nos sistemas desenvolvidos pela AfixCode: AfixPat – Sistema de Controle Patrimonial e AfixWeb, versão online do sistema.

     
     
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    Glauco Oda
    Glauco Oda
    Glauco Oda é bacharel em Ciência da Computação formado pela Universidade Presbiteriana Mackenzie e em Ciências Contábeis pela Universidade Paulista (CRC 1SP326596), atual CEO da AfixCode Patrimônio e Avaliações, e sócio/diretor da OTK Sistemas e AfixGraf Soluções Gráficas. Carreira profissional toda desenvolvida na gestão do controle do Ativo Imobilizado, tendo participado de todas as fases e inúmeros projetos em mais de 20 anos de atuação profissional.

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