8 Dicas para Contratar uma Empresa Prestadora de Serviços de Ativo Imobilizado

Reunimos abaixo alguns pontos essenciais que devem ser analisados antes da contratação de uma empresa fornecedora.

Nossa recomendação é que você avalie e compare as propostas apresentadas por cada fornecedor com base nos critérios a seguir. Dessa forma, aumentam significativamente as chances de conduzir um projeto de controle patrimonial com qualidade e segurança.

1. Pesquise profundamente sobre o fornecedor

Não se deixe influenciar apenas por um site bem elaborado, uma proposta extensa ou promessas comerciais. É fundamental buscar informações concretas e confiáveis sobre a empresa prestadora do serviço.

Para isso, recomendamos que você:

• Consulte o site institucional e conheça a história da empresa;
  
  
• Verifique referências comerciais, especialmente de empresas do mesmo segmento que o seu;

• Quando o projeto contemplar conciliação contábil/teste de recuperabilidade, não contrate empresas sem o devido registro no CRC (Conselho Regional de Contabilidade) - grande parte do trabalho é contábil e colocar em risco a veracidade das suas demonstrações financeiras nas mãos de profissionais desqualificados é imprudência. Em trabalhos que envolvem conciliação contábil ou suporte à auditoria, é recomendável que haja contadores registrados no CRC participando do processo.
  
  
• Confirme se a empresa está devidamente habilitada junto aos órgãos competentes (CREA, CRA);
  
  
• Analise a metodologia apresentada para execução do projeto;
  
  
• Consulte avaliações no Google e no site Reclame Aqui para entender a experiência de outros clientes.
  
  

Uma análise criteriosa nessa etapa já evita muitos problemas futuros.

2. Verifique a estrutura física da empresa

Essa etapa é importante para eliminar riscos relacionados a empresas que atuam apenas de forma virtual ou sem estrutura adequada.

Sempre que possível, visite a sede ou filial da empresa. Caso isso não seja viável, pergunte se a visita é possível e observe a postura do fornecedor diante dessa solicitação. Outra alternativa é pesquisar o endereço no Google Maps e conferir os dados cadastrais vinculados ao CNPJ.

Empresas estruturadas costumam atuar com transparência nesse aspecto.

3. Avalie há quanto tempo a empresa atua no mercado

Solicite uma cópia do contrato social e analise o objeto social da empresa. É importante verificar se ela realmente possui foco em ativo imobilizado.

Desconfie de empresas que atuam em diversas áreas sem especialização clara, oferecendo desde produtos alimentícios até serviços contábeis. A gestão patrimonial exige conhecimento técnico específico e experiência comprovada.

4. Analise o corpo técnico da empresa

Antes de contratar, é essencial entender quem será responsável pela execução do projeto na sua empresa.

Solicite a relação de funcionários, com indicação das funções exercidas e do tempo de atuação na empresa. Verifique também se há profissionais qualificados no quadro técnico, como engenheiros, contadores e técnicos especializados.

A qualidade da equipe impacta diretamente na qualidade do resultado final.

5. Verifique certificações de qualidade e suporte após a entrega

Pergunte se a empresa possui algum programa de certificação de qualidade, como a ISO 9001, e se passa por auditorias internas ou externas.

Além disso, confirme se o fornecedor oferece suporte após a conclusão do projeto para esclarecimento de dúvidas ou atendimento a eventuais questionamentos da auditoria. Esse ponto é especialmente importante para empresas que passam por auditoria externa e precisam de respaldo técnico posterior.

6. Solicite referências e experiências no seu segmento de atuação

Peça amostras de relatórios ou comprovações de projetos realizados em empresas do mesmo setor que o seu.

Existe uma diferença significativa entre executar um projeto em uma universidade, em uma indústria química ou em uma montadora, por exemplo. Cada segmento possui particularidades técnicas e operacionais.

Empresas consolidadas no mercado normalmente possuem casos de sucesso em diferentes segmentos e conseguem apresentar essa experiência com clareza.

7. Desconfie de preços muito abaixo do mercado e de prazos excessivamente curtos

Esse é um dos pontos mais delicados, mas também um dos mais importantes.

Não existe serviço de qualidade com preço irreal. Projetos de controle patrimonial envolvem profissionais qualificados, planejamento detalhado e estrutura adequada. Basta considerar o custo de uma equipe composta por engenheiros, contadores e técnicos especializados, além da carga tributária existente no país.

Preços muito baixos geralmente indicam duas situações: ou o fornecedor não compreendeu corretamente o escopo do projeto, ou a empresa não possui qualificação adequada. Em ambos os casos, o risco de retrabalho e reprovação em auditoria é elevado.

Da mesma forma, é preciso cautela com prazos extremamente curtos para projetos complexos. Não existe milagre. Quando o prazo é incompatível com a dimensão do trabalho, o resultado tende a ser comprometido.

8. Avalie o nível de maturidade tecnológica da empresa

Além dos critérios tradicionais, é cada vez mais importante verificar o nível de estrutura tecnológica da empresa fornecedora.

Pergunte se ela utiliza softwares próprios ou sistemas especializados para inventário e controle patrimonial, se há integração entre as etapas do projeto e se existe rastreabilidade das informações coletadas.

Empresas que investem em tecnologia tendem a entregar maior precisão, segurança dos dados e padronização dos processos. Em um cenário onde auditorias e normas internas estão cada vez mais rigorosas, a maturidade tecnológica deixou de ser um diferencial e passou a ser uma necessidade.