A maioria das empresas ainda realiza o inventário patrimonial da mesma forma: um colaborador, um leitor de código de barras, e um ativo de cada vez. O processo funciona, mas tem um custo que raramente aparece nos relatórios.
Neste artigo, mostramos onde o inventário com RFID supera o método tradicional na prática: não apenas na leitura da etiqueta, mas em cada etapa do processo, da preparação à conciliação contábil.
Se sua empresa está avaliando essa tecnologia ou simplesmente quer entender por que o inventário consome tanto tempo e recurso, continue a leitura!
O que é um inventário patrimonial e por que ele é mais complexo do que parece
Inventário patrimonial é o processo de verificar fisicamente os bens que constam no registro contábil da empresa, confirmando que eles existem, estão no local correto, em bom estado e devidamente identificados. É um procedimento obrigatório para empresas auditadas, e recomendado para todas que querem manter o controle real do seu imobilizado.
O problema é que o inventário não é só “contar bens”. Ele envolve:
- Planejamento e mobilização de equipe
- Preparação e conferência de etiquetas
- Coleta física dos dados (leitura dos ativos)
- Tratamento e consolidação das informações
- Identificação de divergências entre o físico e o contábil
- Conciliação, saneamento e atualização do sistema de patrimônio
Cada uma dessas etapas consome tempo, mão de obra e gera riscos de erro. E é exatamente aqui que a diferença entre o método tradicional e o RFID se torna relevante.
Como funciona o inventário tradicional?
O inventário com código de barras é o modelo mais difundido no Brasil. Segundo a 4ª edição da pesquisa Cenário do Ativo Imobilizado, realizada pela Afixcode, 80,2% das empresas ainda utilizam etiquetas com código de barras como principal tecnologia de identificação patrimonial.
Veja como esse processo se desenrola na prática:
Planejamento e preparação
A equipe define as áreas a serem inventariadas, organiza listas de ativos por local e verifica se as etiquetas estão legíveis. Etiquetas danificadas, desbotadas ou cobertas precisam ser impressas e substituídas antes do início. Em empresas com grande volume de ativos, essa etapa pode tomar dias.
Coleta física
O operador percorre cada ambiente com um coletor de dados portátil. Para cada bem, é necessário:
- Posicionar o leitor em linha de visão direta com a etiqueta
- Aguardar a leitura
- Registrar o ativo individualmente
Em ambientes com muitos bens por sala como hospitais, depósitos ou laboratórios, essa etapa se torna lenta e suscetível a falhas. Ativos em locais de difícil acesso, cobertos, empilhados ou com etiquetas voltadas para baixo exigem reposicionamento manual.
Nota técnica: O código de barras exige linha de visão direta e leitura individual. Cada operador consegue ler aproximadamente 250 itens por dia, em condições favoráveis. Determinados ambientes ou segmentos comerciais podem provocar grandes quedas nesse número. .
Tratamento dos dados
As leituras coletadas são importadas para o sistema de patrimônio ou planilha de controle. O processo de comparação entre o físico coletado e a base contábil é feito manualmente ou com apoio de ferramentas, como o Afixinv, nosso software de inventário físico patrimonial, que automatiza essa comparação e sinaliza as divergências diretamente na tela do operador. Para empresas que utilizam o Afixpat Start, a integração entre os dois sistemas elimina a necessidade de exportação e importação manual de dados entre o inventário e o controle patrimonial. Independentemente da ferramenta utilizada, esse processo pode revelar discrepâncias que demandam validação em campo.
Conciliação e encerramento
Bens não encontrados precisam ser investigados. Bens encontrados sem registro precisam ser cadastrados. Transferências não lançadas precisam ser identificadas. Esse ciclo pode se estender por semanas após a conclusão do levantamento físico.
Como funciona o inventário com RFID ?
O inventário com tecnologia RFID mantém a mesma estrutura de processo, planejamento, coleta, tratamento e conciliação, mas muda substancialmente a forma como cada etapa é executada.
Planejamento e preparação
As etiquetas RFID são implantadas previamente nos ativos, com um chip que armazena o código patrimonial do bem. Uma vez instaladas, essas etiquetas têm longa durabilidade e não precisam de linha de visão para serem lidas. A preparação do inventário foca na configuração do leitor e na exportação da base de ativos para o sistema de coleta.
Coleta física
O operador percorre os ambientes com um leitor RFID portátil (ou fixo em pontos estratégicos). O equipamento captura simultaneamente dezenas ou centenas de etiquetas por segundo, sem a necessidade de posicionamento individual. Um cômodo inteiro pode ser inventariado em questão de segundos.
Ativos em armários, empilhados ou fora de visão direta são lidos normalmente, desde que dentro do raio de alcance do leitor.
Nota técnica: Leitores RFID UHF padrão operam com alcance de 3 a 10 metros e capacidade de leitura de centenas de tags por segundo, porém, a escolha das tags pode interferir nesse alcance da leitura. Dependendo da densidade de ativos e do layout do ambiente, o ganho de velocidade na coleta pode chegar a 10x ou mais em relação ao código de barras.
Tratamento dos dados
As leituras são registradas em tempo real no software de inventário. O processo de comparação com a base contábil é automatizado: o sistema identifica imediatamente quais itens foram confirmados, quais não foram encontrados e quais estão fora do local esperado. Isso reduz drasticamente o tempo de tratamento pós-coleta.
Conciliação e encerramento
Com os dados já consolidados e as divergências identificadas automaticamente, o processo de conciliação é mais objetivo e rápido. A equipe foca nos casos que realmente exigem investigação não na triagem manual de centenas de registros.
Onde o ganho realmente acontece: a comparação direta
A percepção mais comum é que o RFID é “mais rápido para ler etiquetas”. Isso está correto, mas é apenas parte da história. O ganho operacional é distribuído ao longo de todo o processo de inventário.
| Etapa | Inventário tradicional | Inventário com RFID |
| Preparação de etiquetas | Alta dependência de reimpressão por danos | Menor necessidade de manutenção; etiquetas mais duráveis |
| Coleta física | Um item por vez; exige linha de visão | Leitura múltipla simultânea; sem linha de visão |
| Velocidade de leitura | 300–500 itens/hora (condições favoráveis) | Milhares de itens/hora |
| Erros de leitura | Maior risco em etiquetas sujas ou danificadas | Menor sensibilidade a condições adversas |
| Tratamento dos dados | Comparação manual ou semiautomática | Consolidação automática no sistema |
| Identificação de divergências | Processo manual e demorado | Identificação automática e em tempo real |
| Ciclo total do inventário | Semanas a meses (dependendo do volume) | Redução expressiva no prazo total |
| Rastreabilidade contínua | Apenas no momento do inventário | Permite monitoramento contínuo com leitores fixos |
O resultado prático: com RFID, empresas com grandes volumes de ativos conseguem realizar inventários mais frequentes, com equipes menores e com dados mais confiáveis para a conciliação contábil.
Quando o RFID faz mais sentido e quando o tradicional ainda é suficiente
O RFID não é a única resposta correta para todo cenário. A escolha da tecnologia deve ser guiada pelo perfil operacional da empresa.
O inventário com RFID faz mais sentido quando:
- A empresa tem grande volume de ativos (centenas ou milhares de bens inventariados regularmente)
- Os ativos estão distribuídos em múltiplas unidades, andares ou ambientes de difícil acesso
- Há alta rotatividade de ativos movimentações frequentes entre áreas ou filiais
- A empresa precisa de rastreabilidade contínua, não apenas pontual
- O tempo de inatividade durante o inventário é crítico para a operação (hospitais, indústrias, logística)
- Há exigência de auditoria externa frequente e necessidade de dados precisos e rastreáveis
- A empresa está integrando o inventário físico ao sistema de gestão patrimonial
O inventário tradicional com código de barras ainda pode ser suficiente quando:
- O volume de ativos é pequeno e a rotatividade é baixa
- Os bens estão concentrados em um único ambiente, organizados e de fácil acesso
- O orçamento de implantação de RFID não é viável no momento
- A empresa está em fase inicial de estruturação do controle patrimonial
Vale ressaltar: a tecnologia de identificação é apenas um componente. Empresas que estão começando a estruturar a gestão patrimonial podem iniciar com código de barras e migrar para RFID à medida que o volume de ativos e a maturidade do processo justificarem o investimento.
O que a pesquisa do setor revela sobre a adoção de RFID no Brasil
A adoção de RFID no controle patrimonial ainda é limitada, mas cresce com consistência. Segundo a 4ª edição da pesquisa realizada pela Afixcode com 285 empresas:
- Apenas 7,3% das empresas utilizam etiquetas RFID para identificação patrimonial mas isso representa mais que o dobro dos 3,1% registrados em 2023
- 13,8% planejam investir em tags RFID nos próximos 12 meses, antes 7,2% em 2023, quase o dobro em dois anos
- 85,1% dos profissionais do setor apontam controle e rastreabilidade de ativos como a principal área que demanda atenção na gestão patrimonial
- 53,9% identificam a adoção crescente de tecnologias RFID como uma das principais tendências para o setor nos próximos anos
O setor de saúde lidera a adoção: 35,3% das empresas que já utilizam RFID estão em hospitais e clínicas, um reflexo direto da criticidade dos ativos e da exigência regulatória do setor.
Esses dados confirmam uma tendência clara: o RFID ainda não é mainstream no controle patrimonial brasileiro, mas o movimento de adoção está acelerando. Empresas que antecipam essa transição saem à frente na eficiência operacional e na qualidade dos dados para auditoria.
Como a Afixcode pode ajudar
A Afixcode oferece soluções completas para inventário patrimonial com RFID, da etiqueta ao software de gestão. Apoiamos empresas na escolha da tecnologia certa para o seu contexto e na condução do inventário com precisão e conformidade contábil.
Nossa solução integra o processo de inventário físico com o controle patrimonial no sistema de gestão, garantindo que o dado coletado em campo chegue conciliado ao seu ERP ou ao Afixpat Start, nosso software proprietário de patrimônio.
Se a sua empresa está avaliando a adoção de RFID ou precisa estruturar um projeto de inventário com mais eficiência e rastreabilidade, fale com um especialista através do: [email protected] ou (11) 2888-4747
