Inventário de Estoque com RFID: como funciona, reduz divergências e acelera o fechamento contábil

Fazer o inventário de estoque ainda é, para a maioria das empresas, um evento que trava a operação: a movimentação para, dezenas de pessoas são deslocadas para a contagem, e o resultado só aparece depois de um período de conciliação. 

Quando o fechamento do exercício se aproxima e a auditoria cobra consistência entre o estoque físico e o saldo contábil, qualquer divergência vira retrabalho.

O inventário de estoque com RFID muda esse cenário: em vez de contar item por item, a leitura por aproximação permite identificar várias etiquetas de uma só vez, reduzindo a necessidade de recontagens e trazendo as divergências à tona em tempo real, durante a própria contagem, não depois dela.

Este artigo  é voltado para quem atua em indústria e manufatura, distribuição e atacado, varejo, logística e operadores logísticos, saúde e setor público, segmentos em que o inventário geral costuma ser anual, mobiliza equipes inteiras e precisa fechar sem erro para auditoria e balanço. Continue a leitura!

Como o inventário de estoque é feito hoje (sem RFID)

O processo tradicional de inventário segue um fluxo estruturado, mesmo sem RFID:

1. Preparação. O saldo e os endereços do ERP são importados por planilha, sem necessidade de integração obrigatória. As equipes e as áreas de contagem são definidas previamente, e as fichas de papel deixam de existir.
2. Contagem. A equipe conta por código de barras ou RFID, com contagem cega, e cada leitura registra quem contou, quando e onde.
3. Acompanhamento em tempo real. A controladoria acompanha o avanço por área e as divergências conforme elas aparecem, sem esperar o fim da contagem.
4. Recontagem dirigida. Apenas os itens divergentes voltam para uma nova contagem, em vez de uma segunda contagem geral, o que reduz o tempo de parada.
5. Consolidação automática. Não há digitação: os dados já entram direto no sistema.
6. Conciliação e relatório. O sistema compara a contagem com o saldo do ERP, gera o arquivo de ajuste no formato do cliente e o relatório com a trilha completa para a auditoria.

Esse mecanismo, sem segunda contagem geral, sem digitação e com divergências expostas em tempo real, é o que diferencia um inventário bem estruturado de uma contagem manual tradicional, independentemente da tecnologia de leitura usada.

Os três formatos de parada durante o inventário

A forma como a operação lida com a parada durante a contagem varia conforme o tipo de negócio:

• Parada total. É a mais comum no inventário geral: o corte de movimentação exige bloquear entradas e saídas, normalmente feitas no fim de semana ou no feriado de fim de ano.
• Parada parcial (por zonas). Usada em operações que não podem parar, como centros de distribuição 24 horas e operações de e-commerce. Conta-se uma área por vez, com controle mais rígido sobre o que entra e sai durante a contagem.
• Operação rodando. Só é possível em empresas que já fazem inventário rotativo, com contagem contínua por amostragem, sem necessidade de interromper a operação.

Inventário geral x inventário rotativo: qual é o foco aqui

O inventário geral é a contagem de todos os itens do estoque em um período específico, geralmente no fechamento do exercício, quando a auditoria exige que o saldo físico bata com o saldo contábil. É o evento mais comum entre empresas de médio porte e também a dor mais urgente: tem janela apertada, mobiliza pessoas de outras áreas e precisa fechar sem erros.

É esse o foco deste conteúdo. O inventário rotativo, contagem periódica de partes do estoque, por área, categoria ou curva ABC, ao longo do ano, é o passo seguinte depois que o inventário geral está sob controle: a mesma solução que organiza o inventário geral continua sendo usada para manter o estoque certo o ano todo, reduzindo a parada necessária no próximo fechamento.

Se a sua operação já faz contagens contínuas e quer saber como manter o estoque sob controle no dia a dia, com ou sem RFID.

Como o inventário passa a ser feito com RFID

Pré-requisito: os itens precisam estar com etiqueta RFID. Se o cliente ainda não etiqueta, a Afixcode faz a etiquetagem antes do inventário (tags e impressora RFID), por isso o RFID faz mais sentido para estoque de maior valor ou para quem já pensa em controle contínuo. Para o restante, o inventário roda com código de barras na mesma ferramenta.

Passo a passo:

1. Preparação. Importação do saldo e dos endereços do ERP, sem integração obrigatória.
2. Leitura. O operador percorre os corredores com o coletor RFID. A leitura é por aproximação, várias etiquetas de uma vez, sem bipar item por item nem precisar de linha de visada e pode ser feita também por portal, com a ajuda de uma palete para passar vários itens de uma única vez. A consolidação acontece em tempo real, com o avanço por área e as divergências já visíveis.
3. Busca de faltantes. O próprio coletor ajuda a localizar os itens não encontrados, em vez de uma recontagem geral.
4. Conciliação e relatório. Comparação com o saldo do ERP, geração do arquivo de ajuste e relatório com a trilha de leituras para a auditoria.

Quem opera: uma equipe reduzida, com poucas pessoas usando coletores, em vez de duplas de contagem.

Na prática, a mudança é esta: em vez de contar item por item, em duplas, duas vezes, a equipe lê uma prateleira inteira de uma vez, com poucas pessoas e divergências em tempo real.

Etiqueta RFID para controle de estoque

A etiquetagem RFID feita para o inventário não serve só para a contagem pontual. Depois que os itens estão identificados, a mesma etiqueta passa a sustentar o controle de estoque contínuo: verificações mais frequentes, semanais, diárias ou por área crítica, sem depender de uma grande parada para conferência física.

Se a sua empresa está avaliando como aplicar etiqueta RFID para controle de estoque no dia a dia, essa etiquetagem inicial é o primeiro passo: feita uma vez, o mesmo investimento passa a sustentar tanto o fechamento anual quanto o controle contínuo do estoque.

O que está incluído no escopo de um projeto de inventário

O escopo padrão de um projeto de inventário contempla o fornecimento das etiquetas de identificação, a configuração do software, a preparação ou importação da base de dados e o treinamento dos usuários para utilização da solução.

O fornecimento de coletores de dados e leitores RFID depende da tecnologia adotada e do modelo comercial contratado, podendo ser realizado por aquisição, locação ou utilização de equipamentos do próprio cliente.

A etiquetagem inicial dos ativos, o acompanhamento presencial da primeira contagem, a execução do inventário pela equipe Afixcode, as integrações com ERP e o saneamento ou a conciliação da base são serviços adicionais, dimensionados conforme as necessidades e a complexidade de cada projeto.

Modelos de contratação

Depois da implantação, a contagem pode seguir em dois formatos:

• Venda da solução. O cliente realiza as contagens com sua própria equipe, utilizando o software e os equipamentos contratados.
• Serviço de inventário. A Afixcode executa as contagens de forma pontual ou recorrente, mediante contratação específica, indicado para quem não tem equipe disponível ou prefere terceirizar total ou parcialmente essa atividade.

A etiquetagem inicial do estoque

Etiquetar o estoque pela primeira vez costuma ser o maior obstáculo percebido em qualquer projeto de RFID: identificar os produtos com etiquetas de código de barras ou RFID e associar cada identificação ao cadastro correspondente no sistema de gestão de estoque. O esforço depende do volume de itens, da variedade de SKUs, da organização do estoque, da acessibilidade dos produtos e do tipo de etiqueta utilizado.

Para reduzir o impacto operacional, a implantação pode ser feita por etapas, priorizando categorias de produtos, áreas do armazém ou itens de maior giro e valor.

Modelos de implantação

• Execução pelo cliente: a equipe interna realiza a etiquetagem, seguindo os procedimentos e as orientações da Afixcode.
• Execução pela Afixcode: serviço opcional, orçado conforme o volume de itens, a dificuldade de acesso e a necessidade de preparação ou reorganização do estoque.
• Implantação por etapas: distribui o esforço e o investimento ao longo do tempo, começando por uma categoria, área ou família de produtos.
• Etiquetagem na entrada de mercadorias: após a implantação inicial, novos produtos podem ser identificados durante o recebimento, reduzindo a necessidade de grandes campanhas futuras de etiquetagem.

A etiquetagem inicial deve ser tratada como uma etapa específica do projeto, com escopo, responsabilidades, prazo e preço claramente definidos na proposta comercial.

O que a divergência de estoque custa para a empresa

A divergência de estoque custa em quatro frentes:

• Perda contábil — o ajuste do inventário sai direto do lucro do ano.
• Efeito fiscal — estorno de crédito de ICMS sobre as perdas.
• Venda perdida — o sistema indica que o item existe, mas ele não está no armazém.
• Capital parado — a empresa compra o que já tinha em estoque, sem saber.

Uma conta de referência simples ajuda a dimensionar o impacto: percentual de divergência multiplicado pelo valor do estoque. Em um estoque de R$ 20 milhões com 2% de divergência, por exemplo, isso representa R$ 400 mil de perda, sem contar as vendas perdidas.

Como o resultado do inventário vira ajuste no sistema

O ajuste acontece por relatório para aprovação: o sistema mostra cada divergência com a trilha completa da contagem, a controladoria justifica e aprova, e só então é gerado o arquivo de ajuste no layout do ERP para importação. Não há lançamento automático, o ajuste tem efeito contábil e fiscal e por isso precisa de aprovação antes de entrar no sistema do cliente.

Na prática: nada entra no seu sistema sem a sua aprovação.

O relatório do inventário serve como evidência em auditoria?

Sim, desde que contenha informações que permitam rastrear e verificar a execução da contagem. Os registros podem incluir:

• Identificação — vínculo entre o produto, sua etiqueta e o cadastro no sistema.
• Rastreabilidade — data, hora, local e responsável pela contagem.
• Histórico de alterações — modificações realizadas nos registros, com usuário, data e valores anteriores e posteriores.
• Relatórios de divergências — comparação entre o saldo registrado e a quantidade física apurada.
• Exportação e preservação dos registros — geração de relatórios e manutenção dos dados disponíveis para consulta posterior.

Em projetos com RFID, os registros de leitura ajudam a demonstrar a execução da contagem e facilitam a identificação dos itens inventariados, mas a leitura RFID, por si só, não comprova a existência de uma trilha de auditoria completa: isso depende da configuração do sistema e dos controles adotados.

Normas que regem o inventário de estoque no Brasil

O inventário de estoque está relacionado a normas contábeis e obrigações fiscais específicas:

• CPC 16 (R1) — Estoques: estabelece os critérios para mensuração e reconhecimento contábil dos estoques, incluindo custos, perdas e valor realizável líquido.
• EFD ICMS/IPI — Bloco H: prevê a escrituração de informações do inventário físico para contribuintes sujeitos a essa obrigação, conforme as regras fiscais aplicáveis.

A legislação determina as obrigações de controle, avaliação e escrituração dos estoques, mas não exige, de forma geral, o uso de código de barras ou RFID para realizar a contagem física. A solução da Afixcode auxilia na identificação dos produtos, na coleta das quantidades físicas, na apuração de divergências e na organização das informações para os controles internos e fiscais.

Por que contratar a Afixcode para o inventário de estoque

A Afixcode oferece uma abordagem consultiva para identificar a melhor solução de gestão de estoque para cada operação, combinando tecnologias de código de barras e RFID com software e integração aos processos existentes.

O foco vai além da leitura dos produtos: a proposta é ajudar o cliente a melhorar a visibilidade do estoque, aumentar a produtividade dos inventários e reduzir divergências e retrabalhos operacionais. A solução é dimensionada conforme as características de cada operação, volume de itens, processos logísticos, infraestrutura existente e retorno esperado sobre o investimento e pode ser implantada por etapas, validando resultados antes de expandir o projeto.

Mais do que comparar equipamentos ou tecnologias, a proposta da Afixcode é construir uma solução aderente à realidade do cliente, com objetivos claros, indicadores de desempenho e potencial de evolução conforme as necessidades do negócio, com o respaldo de uma empresa certificada ISO 9001 e com décadas de experiência em gestão de ativos e inventário físico no Brasil.

Como dar o próximo passo

O primeiro contato é uma conversa consultiva, gratuita e sem compromisso, para entender o cenário atual do estoque, identificar os principais desafios e avaliar oportunidades de melhoria com código de barras ou RFID. A partir desse diagnóstico inicial, o próximo passo mais adequado é definir junto com você, seja uma demonstração da solução, um levantamento técnico mais detalhado ou um piloto em uma área específica.

Faça inventários em menos tempo com código de barras e/ou RFID, reduza a divergência e tenha melhor controle do seu estoque. Solicite uma consultoria gratuita através do [email protected] ou (11) 2888-4747

Perguntas frequentes

Preciso etiquetar todo o estoque de uma vez?

Não necessariamente. Com código de barras, quando os produtos já têm etiquetas, o inventário pode começar sem uma etapa adicional de identificação. Com RFID, normalmente é preciso etiquetar antes, mas essa etiquetagem pode ser feita por categoria ou por área, e depois de feita, a leitura de múltiplos itens simultaneamente reduz significativamente o tempo das contagens seguintes.

Qual a diferença entre inventário geral e rotativo com RFID?

O inventário geral conta todos os itens do estoque em um período específico, geralmente para conferir os saldos físicos com os registros do sistema. O inventário rotativo é a contagem periódica de partes do estoque, por área, categoria ou grupo de produtos, sem precisar parar toda a operação. Com RFID, é possível ler várias etiquetas simultaneamente e reduzir o tempo de ambos, desde que os itens estejam identificados com etiquetas compatíveis e a operação esteja preparada para a leitura.

Funciona com produto metálico ou líquido?

Com código de barras, sim, normalmente. Com RFID, itens metálicos e líquidos exigem etiquetas específicas para esse tipo de material.

O resultado do inventário entra automaticamente no meu ERP?

É possível integrar os resultados do inventário ao ERP, dependendo das características do sistema utilizado e da integração definida no projeto — por API, troca de arquivos ou outros mecanismos compatíveis. A integração pode apoiar a identificação de divergências e a atualização dos saldos, conforme as regras e aprovações definidas pela empresa.

O relatório serve para auditoria?

Sim, desde que contenha informações sobre os itens identificados, as quantidades encontradas e as divergências em relação aos registros do sistema. A adequação para auditoria depende dos relatórios disponíveis, da rastreabilidade das informações e dos controles adotados pela empresa, por isso vale alinhar esses requisitos com a equipe contábil e os auditores.

Preciso parar a operação para fazer o inventário?

Não necessariamente. Com código de barras ou RFID, é possível planejar o inventário para reduzir o impacto na rotina operacional. A necessidade de paralisação depende do fluxo de movimentação, da organização do estoque e dos controles adotados durante a contagem.

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