Administração Patrimonial aplicada ao Setor Público

O Serviço de Administração Patrimonial aplicada ao Setor Público tem por objetivo atender a Portaria 828 de 14 de Dezembro de 2011 da Secretaria do Tesouro Nacional do Ministério da Fazenda, que padronizou os procedimentos contábeis referentes a gestão de bens patrimoniais (Ativo Imobilizado) pertencentes ao Governo: União, Estados e Municípios, para orientar e dar apoio à administração patrimonial aplicada ao setor público na forma estabelecida na LC 101 / 2000 – Lei de Responsabilidade Fiscal.

Prazo para Implantação do Controle Patrimonial do Setor Público

Anteriormente, a STN 406 determinava que a publicação entraria em vigor na data de sua publicação (22 de junho de 2011) e teria seus efeitos aplicados a partir do exercício financeiro de 2012.

Porém, com a introdução do Artigo 1º da STN 828, foi-se alterada a redação do artigo 6º da Portaria Nº406, de forma que:

Os Procedimentos Contábeis Patrimoniais deverão ser adotados gradualmente a partir do exercício de 2012 e integralmente até o final de 2014;
Os Procedimentos Contábeis Específicos (parte III) deverão ser adotadas de forma obrigatória a partir de 2012.
No Parágrafo Único do artigo 1º da STN 828, a Portaria determina também que cada Prefeitura deverá divulgar em meio eletrônico de acesso público e ao Tribunal de Contas ao qual esteja jurisdicionado, até 30 de junho de 2012 , os Procedimentos Contábeis Patrimoniais e demais procedimentos adotados e o cronograma de ações a adotar até 2014 .
As Demonstrações Contábeis Aplicadas ao Setor Público e o Plano de Contas Aplicado ao Setor Público deverão ser adotadas de forma facultativa pelas Prefeituras a partir de 2012 e de forma obrigatória, a partir de 2013.

Serviço AfixCode para a Administração Patrimonial aplicada ao Setor Público:

Atendendo as especificações do MCASP – Manual de Contabilidade Aplicada ao Setor Público – Volume ii – Procedimentos contábeis patrimoniais, PCASP – Plano De Contas Aplicadas ao Setor Público e NBC-T-16 NBCASP – Normas Brasileiras de Contabilidade Aplicadas ao Setor Público, AfixCode Patrimônio e Avaliações criou a um pacote de serviços para a Administração Patrimonial Aplicada a Prefeituras.

Reconhecimento, Mensuração e Evidenciação dos bens móveis e imóveis das Prefeituras
Inventário Físico: Inventário Patrimonial dos bens que compõem o ativo imobilizado – imóveis, móveis, máquinas e equipamentos, com identificação por meio de etiquetas de alumínio (BP) com código de barras.
Avaliação de bens patrimoniais: Serviço de Avaliação Patrimonial para certificação que os valores registrados estão corretos em consonância a normas internacionais (CPC 01/IFRS teste de recuperabilidade) e determinação de vida útil econômica dos bens.
Implantação de Software: AfixWeb: Sistema de Controle Patrimonial Web e ou AfixPat: Sistema de Controle Patrimonial versão para rede de computadores (Cliente/Servidor) com controle de imóveis e bens móveis adaptadas ao MCASP e PCASP – Plano de Contas Aplicadas ao Setor Público.
Consultoria Patrimonial: Implantação de normas e procedimentos e práticas contábeis com convergência a normas internacionais de contabilidade, treinamento de pessoal, melhoria de processos e implantação do sistema de administração patrimonial.
AfixInv: Software de Inventário Físico com coletor de dados com leitora de código de barras.
Etiquetas patrimoniais: Em alumínio com código de barras.

Os trabalhos visando a implantação da administração patrimonial do Setor Público e em especial as Prefeituras e Órgãos que ainda não tem controle de bens do ativo imobilizado de forma sistematizada devem ser iniciadas imediatamente. A implantação da administração patrimonial demanda muito tempo (de 1 ano até 2 anos) devido a necessidade de mudanças nos processos operacionais, treinamento de pessoal e principalmente mudanças culturais dentro de uma organização (cultura de controle de patrimônio), o que constitui sempre um grande desafio profissional.

Etapas da implantação da Administração Patrimonial aplicada ao Setor Público:

Inventário Físico

A primeira etapa para a implantação da administração patrimonial do Setor Público é a constituição da base de dados dos bens patrimoniais através de um levantamento físico – inventário patrimonial geral com a identificação dos itens através de uma etiqueta de bem patrimonial – BP com código de barras com informações padronizadas das descrições dos bens e suas especificações técnicas: marca, modelo e número de série, localização: entidade, secretaria, órgão, setor, departamento, as condições de uso. Só este trabalho mesmo considerando que seja em Município “pequeno” irá demandar de 6 a 12 meses, podendo estender para 12 a 24 meses quando se tratar de Municípios com Metrópoles (para se ter uma idéia, uma Prefeitura como a de Curitiba tem mais de 500.000 itens, e inúmeros locais que os bens se encontram espalhados: escolas, hospitais, praças públicas, prédios administrativos,etc).

Conciliação Físico x Contábil

A segunda etapa é a confrontação (conciliação) dos itens levantados fisicamente com os respectivos registros contábeis da época da compra dos bens, para determinar o seu custo unitário (valor de aquisição), a data da aquisição.

Análise e Tratamento dos dados

Análise e tratamento das sobras físicas: bens que existem fisicamente que não tem correspondência contábil (registro contábil da compra) e que estão sem o seu valor de custo e data da aquisição.
Análise e tratamento das sobras contábeis: registros contábeis da compra cujo objeto da compra (bem) não fora encontrado.

Implantação de Normas

A quarta etapa é a implantação de normas e processos – manual de controle patrimonial – objetivando a continuidade dos controles desde registro correto na compra, identificação por meio de etiquetas de bens patrimoniais (BP) na entrada de bens, transferências de bens, cálculo da depreciação e a baixa dos bens (procedimentos por tipo de baixa: quebra, roubo, obsolescência,etc).

Implantação de Procedimentos

A quinta etapa é implantar procedimentos para auditoria patrimonial (inventário físico) que podem ser realizadas:
a) De forma cíclica – mensalmente selecionando alguma Secretaria, setores ou departamentos;
b) De forma periódica: inventário físico geral realizada anualmente.

Implantação de Sistema de Controle Patrimonial

Finalizando este macro processo, para implantar uma gestão patrimonial, será necessário um software – sistema de controle patrimonial com usabilidade (facilidade operacional) para muitos usuários com diversos níveis educacionais, culturais e necessidades particulares; assegure a segurança e integridade dos dados através de senhas, log de transações; registro e controle das movimentações; atenda as especificações da MCASP – Manual de Contabilidade Aplicada ao Setor Público – Volume ii – Procedeimentos contábeis patrimoniais, PCASP – Plano de Contas Aplicadas ao Setor Público.

AfixPat – Sistema de Controle Patrimonial
Integra todas as necessidades de um sistema controle patrimonial em uma só ferramenta: controle físico dos bens do ativo imobilizado: centro de custo, localização, bens de terceiros, em poder de terceiros, controle de locação e reserva de locação. Controle contábil e Fiscal: Lei 11.638, CPC01- “ impairment test”, teste de recuperabilidade, CPC27 – vida útil, IFRS, CVM, Aneel 367 – MCPSE, Prefeituras: Lei 4320/64, Portaria STN-MF 467/09 e Lei de Responsabilidade Fiscal, CIAP eletrônico – Bloco G EFD (SPED Fiscal) e crédito de PIS/PASEP Bloco F EFD.

Cálculo da depreciação em multi-moedas: ajuste de variação patrimonial, IFRS, US-Gaap.
Cálculo da depreciação por taxa na conta ou no item, vida útil econômica, número de meses, data e prazo de locação, depreciação acelerada por turno de trabalho, depreciação incentivada e cálculo da projeção da depreciação.

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