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Inventário Patrimonial

Inventário Patrimonial

Inventário Patrimonial
O primeiro passo para a implantação do controle de patrimônio é o Inventário Patrimonial que tem por objetivo constituir uma base de dados dos bens: imóveis, móveis, máquinas e equipamentos, para poder assegurar a qualidade e a credibilidade dos valores publicados nos balanços patrimoniais, sem as ressalvas da auditoria.

Serviço da AfixCode de Inventário Patrimonial:

A AfixCode possui serviços e soluções exclusivas para o Inventário Patrimonial. Clique abaixo para mais detalhes de cada tipo de solução e entre em contato para mais informações ou solicite um orçamento:

  1. Levantamento Contábil: Certificar que os bens estão contabilizados corretamente, de forma individualizada, classificados corretamente nas respectivas contas contábeis e assegurar a veracidade das informações publicadas nos balanços patrimoniais das empresas.
  2. Inventário Físico: Verificar a existência física do bens e se os mesmos estão operacionalmente ativos, identificar os bens com a colocação de etiquetas patrimoniais, implementar controles físicos, classificando por Unidade, Centro de Custos, Localização.
  3. Cotejamento: É a conciliação físico X contábil e tem como objetivo vertificar que todos os bens encontrados fisicamente estão contabilizados e que todos os bens contabilizados existem fisicamente e operacionalmente ativos.
  4. Saneamento: Eliminar as sobras contábeis e sobras físicas, analisando caso a caso as causas e buscando soluções.
  5. Implantação de Normas e Procedimentos: Implantar normas para controlar a movimentação dos bens.
  6. Implantação de Softwares para a Gestão Patrimonial: AfixPat – Sistema de Controle Patrimonial (Versão Desktop – Cliente / Servidor) e/ou AfixWeb – Sistema de Controle Patrimonial Web (Versão Web, via Internet)
  7. Terceirização: Serviço de Terceirização do Controle de Patrimônio com profissionais da AfixCode preparados e experientes para a realização de todas as atividades e operações referentes à administração do patrimônio da sua empresa.
Levantamento Contábil

A primeira etapa do processo de Inventário Patrimonial é o Levantamento Contábil, que tem por objetivo validar todas as informações registradas na contabilidade ou no Sistema de Controle Patrimonial da empresa através dos seguintes procedimentos:

  • Análise da base analítica dos bens contábeis registradas no sistema de controle patrimonial;
  • Verificar se os itens estão registrados corretamente.
  • Pesquisar as notas fiscais de aquisição para perfeita identificação dos bens, valores e datas.
  • Padronização das descrições
  • Valorização individualizadas dos bens contabilizados por totais de NF, Projeto ou OS.
  • Fechamento anual, conta a conta, com os balanços patrimoniais dos últimos cinco anos
  • Diagnóstico fiscal, a partir de revisões nos mapas de depreciação
  • Cálculo ideal da depreciação e correção monetária acumulada item a item e ajuste com os saldos contábeis da data base estabelecida em comum acordo
Inventário Físico (do Imobilizado)

Fluxo de Inventário Patrimonial - Inventário Físico

  • Vistoria Física:
    - Vistoria física os bens do ativo fixo, identificação e colocação de etiquetas patrimoniais com código de barras, que podem ser confeccionada com a qualidade da empresa do grupo AfixGraf.
    - A fixação das placas será efetuado obedecendo-se as necessárias recomendações técnicas do fornecedor, e ainda, essas plaquetas deverão ser colocadas de modo padronizado para facilitar o acesso, visualização e leitura “via scanner” do código de barras;
  • Levantamento de dados:
    - Utilização do AfixInvSoftware de Inventário, que permite o levantamento dos dados com coletores de dados PDA’s com leitoras de código de barras.
    - Caracterização do estado de conservação dos bens inventariados para apuração de idade aparente / ano de aquisição e estado funcional.
  • Padronização e Classificação:
    - Utilização do AfixÚtil, que permite o acompanhamento em tempo real dos dados do inventário (via wireless);
    - Descrição técnico-descritiva dos bens inventariados: descrição padronizada, marca, modelo e número de série do bem, número do bem anterior (se houver);
    - Classificação por Unidade, Filial, Centro de Custos, Localização;
  • Relatórios:
    - Emissão de gráficos ou relatórios com termo de responsabilidade com todos os dados resultantes do processo de inventário.

Inventário Patrimonial do Imobilizado com etiquetas RFID

Inventario de Patrimônio - Etiquetas RFIDEtiquetas RFID Radio Frequency Identification (Identificação por Radiofreqüência) é a tecnologia que está substituindo as etiquetas de código de barras e permitem uma redução da ordem de 90% no tempo de execução de um inventário.

Com etiquetas RFID tornou-se possível capturar as informações de bens em movimento, o que abre novas possibilidades de controle de bens que transitam entre departamentos ou que saem para fora dos estabelecimentos comerciais: notebooks, celulares, ferramentas e equipamentos utilizados na manutenção, etc. A AfixCode oferece um pacote de serviços e sistemas totalmente adaptados e preparados para o Inventário de Patrimônio com Etiquetas RFID. Conheça!

Cotejamento

O objetivo do cotejamento é validar as informações registradas na contabilidade e no sistema de controle patrimonial, e ou na base reconstituída através dos registros contábeis e documentos, conciliando com as informações obtidas no inventário físico (itens físicos).

Nesta etapa será utilizado o exclusivo AfixCotej – Sistema de Conciliação FÍsico Contábil, onde todos os históricos do processo serão armazenados em banco de dados, de maneira que possamos realizar uma auditoria do processo utilizado (Relação De –> Para).

Saneamento

É a fase final do projeto de Inventário Patrimonial, e seu objetivo é eliminar as sobras contábeis e sobras físicas, analisando caso a caso as causas e buscando soluções. As sobras são ocasionados devido a:

  • Diferenças na descrição do bem, entre a base contábil (geralmente técnica do fornecedor) e base física (descrição funcional do item).
  • Em função dos itens órfãos em cadastro, ou seja, são itens que fazem parte de algum item principal (pai), mas que na hora da contabilização foram registrados como se fosse um item e precisam ser reagrupados a um item principal.
  • Contabilização por totais de NF ou Projetos: falta detalhamento ou individualizaçao na base contábil; nesses casos, será necessário a pesquisa nos documentos de compra dos bens;
  • Descrição incompleta dos itens na base contábil: muitas vezes quem procede à contabilização não toma o devido cuidado para descrever o item, informar a marca, modelo e número de série, etc, o que torna impossível proceder a uma conciliação dos itens;

Eliminadas todas estas causas, e se ainda persistir na existência de Sobras físicas e contábeis, e não tendo mais nenhum outro recurso para solucionar a questão, pode-se efetuar a apropriação dos dos valores contábeis não conciliados, base proporcionalidade aos valores avaliados dos itens físicos não confrontados, com o intuito de não alterarmos valores totais por conta, nem mesmo a cota de depreciação mensal de cada uma das contas contábeis.

Finalizando esta fase, teremos a base de todos os bens: Conciliados, sobras físicas e sobras contábeis, no novo cadastro sendo que as sobras contábeis e as sobras físicas são transferidas para um centro de custo e conta contábil específicos para análise e verificações futuras, caso seja necessário.

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